Pdf vergelijken – verschillen tussen pdf-bestanden vinden

Verschillende versies van een pdf vergelijken met het blote oog kan, maar met speciale tools dat gaat sneller en betrouwbaarder. Die vinden ook kleine aanpassingen in lange pdf-documenten en markeren de verschillen. Er zijn programma’s om een pdf te vergelijken die gratis zijn of weinig kosten.

Wanneer documenten moeten worden goedgekeurd en aangepast, gaan vaak veel pdf’s met herziene versies heen en weer. Maar als je daarbij controle over het resultaat wilt behouden, heb je echte arendsogen nodig en veel tijd –­ of slimme software die de ene pdf vergelijken kan met de andere.

Eenvoudige tools kosten niets, maar efficiënte zakelijke oplossingen kosten du3399izenden euro’s of meer. Adobes eigen pdf-editor Acrobat DC Pro (circa €18/mnd) heeft ook een functie om pdf-documenten te vergelijken. Ontdek hieronder een gratis én een goedkope oplossing.

Let op: een pdf-export uit bijvoorbeeld Word of InDesign bevat tekst, afbeeldingen, beeldobjecten en meer, maar een pdf uit een scanner heeft alleen pixelafbeeldingen. De hier beschreven tools voor pdf vergelijken werken alleen betrouwbaar als het document machinaal leesbare tekst bevat. Duurdere oplossingen kunnen ook overweg met verschillende typen pdf.

De gratis opensource versie van DiffPDF (download) is genummerd 2.1.3 en kan zonder installatie worden gestart – zelfs vanuit een locatie in de cloud of vanaf een usb-stick. De rest is bijna vanzelfsprekend om pdf-bestanden te vergelijken:

1. Open de ene pdf in het linker venster, de andere in het rechter.
2. Selecteer als vergelijkingsmodus bij Compare de optie Words als je tekst wilt controleren en ­Appearance als je wilt dat DiffPDF alle zichtbare verschillen benadrukt – bijvoorbeeld in afbeeldingen, foto’s of typografie.
3. Door op Compare te klikken in het gedeelte Actions wordt de vergelijking gestart. De software markeert de verschillen met een rode balk in de marge en met een lichte kleur direct in de inhoud.

De tool is praktisch en betrouwbaar, maar vrij eenvoudig: de documentweergaven kunnen niet worden vergroot en je kunt alleen pagina voor ­pagina navigeren, niet van markering naar markering. Omdat pagina’s in paren worden verwerkt, moet je ongelijke documenten handmatig opsplitsen. Als er bijvoorbeeld een lege pagina is toegevoegd na pagina 2 in het document aan de rechterkant, voer dan eerst ‘1-2’ boven in de velden Pages in, en daarna voor het tweede gedeelte ‘3-<laatste pagina>‘ aan de linkerkant en ‘4-<laatste pagina>‘ aan de rechterkant.

Voor het af en toe bekijken van eenvoudigere documenten met weinig pagina’s blijkt DiffPDF een handig hulpmiddel te zijn dat zich richt op de essentie. Bedrijven met uitgebreide contracten, ­dikke cata­logi of bouwtekeningen met veel onderdelen hebben daarentegen behoefte aan een exacte weergave, navigatiehulpmiddelen en automatisering om het tijdrovende proces efficiënt af te handelen.

Blijf op de hoogte van de nieuwste informatie en tips voor pdf-bestanden!
Schrijf je in voor de nieuwsbrief:

PDiff biedt meer professionele oplossingen op basis van Adobe’s PDF Library – desgewenst ook ­geautomatiseerd via de commandline. Ze documenteren de verschillen in gedetailleerde rapporten die gebruikt kunnen worden om op een gestructureerde manier verder te werken.

De PDiff-software is gespecialiseerd in tekstverificatie en geeft veranderingen weer onafhankelijk van de lay-out. Er is geen visuele vergelijking. De laaggeprijsde variant PDiff Express kost 40 euro en is daarmee ook interessant voor particulieren en kleinere bedrijven. Hij maakt onder Windows gebruik van de opensource bibliotheek PDFium en op de Mac van de pdf-engine van het besturingssysteem (Quartz). Daarmee biedt het al zeer goede navigatie- en vergelijkingshulpmiddelen en een uiterst praktische rapporteringsfunctie (optioneel te activeren voor 20 euro).

Het programmavenster is verdeeld in drie ­delen. PDiff laadt de twee documentversies in de bovenste vensters via ‘File / Open Document A’ (of hetzelfde voor B). Het haalt de teksten eruit en geeft ze eronder gestructureerd weer in een apart venster. PDiff markeert verschillen zowel in de twee documentvensters als in de tekstuele weergave, waarbij onderscheid wordt gemaakt naar kleur tussen tekstvervanging en teksttoevoeging. Alle vensters worden met elkaar gesynchroniseerd, Bij het aanklikken van een woord in de opmaakweergave van document A, benadrukt de software ook het overeenkomstige woord in document B en in de eronder getoonde tekstgedeelten.

Handige opties bij vergelijken

• De opties in het menu View helpen je om de verschillen te analyseren en snel te begrijpen. Je kunt de tekstweergave beperken tot de afwijkende passages via ‘Views / Show differences only’ of de toetsencombinatie Ctrl+2, en tot identieke passages met Ctrl+3. Ctrl+1 herstelt de volledige tekstweergave. Koppeltekens worden weergegeven als Unicode-­tekens.
• De optie ‘Show special characters’ is ook erg handig, omdat daarmee makkelijk is te zien of er daadwerkelijk een spatie ontbreekt of dat twee woorden gewoon te dicht bij elkaar staan door de spatiëring.
• ‘Show text flow’ visualiseert welke tekst­objecten een pdf-pagina bevat en in welke (lees)volgorde ze gerangschikt zijn. Die visualisatie kan helpen wanneer PDiff verschillen benadrukt die je in eerste instantie niet kunt thuisbrengen.

Verschillen verwerken

In tegenstelling tot DiffPDF exporteert PDiff het resultaat van zijn analyses niet als een pixelafbeelding met markeringen, maar als een pdf met opmerkingen (‘File / Save Annotated PDF’). Je kunt die in elke pdf-viewer openen en via de commentaarlijst stap voor stap afwerken ­– waarbij je de uitgevoerde correcties kunt afvinken of volledig verwijderen. De titel en de accentkleur geven in één oogopslag aan of er tekst is toegevoegd of vervangen, en het commentaarveld documenteert de exacte formulering in de oude en de huidige versie.

Online vergelijkingstools zoals draftable.com en tools.pdf24.org komen alleen in aanmerking als je geen vertrouwelijke documenten uploadt. Ze ­mogen dus nooit in een bedrijfsomgeving worden gebruikt en alleen heel bedachtzaam in een privé-­omgeving.

De prestaties van online tools spreken ook niet in hun voordeel: pdf24 toont alleen de verschillen in de geëxtraheerde tekst zonder opmaakvoorbeeld, zodat je het document in een pdf-viewer moet openen en zelf de rele­vante plaatsen moet vinden. ­Draftable vindt alleen verschillen in inhoud, maar negeert het als er iets is veranderd in de opmaak. Dergelijke markeringen zijn vooral redactioneel belangrijk om afbreekfouten of visuele problemen direct te herkennen.

Als je op zoek bent naar een gratis tool, is Diff­PDF een duidelijk betere keuze dan online diensten. Voor grote documenten besparen betaalde tools zoals PDiff Express veel tijd en gebruiken ze interactieve rapporten om ervoor te zorgen dat alle verschillen goed gecontroleerd worden. Ook voor pdf samenvoegen en bewerken is geschikte gratis software te vinden.

Vergelijk je vaak documenten dan kunnen bovenstaande programma’s en deze tips voor pdf-documenten vergelijken van pas komen. Als het gebruik toeneemt en de software zoveel mogelijk variaties van het Portable Docu­ment Format moet kunnen verwerken, is het de moeite waard om te investeren in een meer professionele zakelijke oplossing voor pdf-documenten vergelijken en beheren.

(Informatie afkomstig uit het artikel van Andrea Trinkwalder en Marco den Teuling, c’t magazine 6/2021, p. 126)