Pdf samenvoegen en meer met gratis software

In de gratis pdf-tools PDFsam Basic en PDFill zitten veel handige automatische functies verstopt, zoals een pdf samenvoegen. Als je de mogelijkheden handig combineert loopt alles op rolletjes, van scannen en samenvoegen tot archiveren. We laten zie hoe je de functies praktisch gebruikt.

Het ideale kantoor digitaliseert alles vanzelf. Hightech-scanners maken hoogglans-pdf’s van hoogglansbrochures en andere software verwerkt de binnenkomende mail tot een perfect gesorteerd archief. In de dagelijkse praktijk fotografeer je boeken en tijdschriften echter met een smartphone en weet je mailclient niet eens dat er zoiets als archiveren bestaat. Maar goed dat er gratis tools zijn die van niet geheel perfecte pdf’s handzame lectuur kunnen maken. Wat niet past, wordt door PDFsam Basic en PDFill passend gemaakt.

Je kunt PDFsam Basic-installers downloaden voor Windows, macOS en op Debian gebaseerde Linux-distributies, en daarnaast is de broncode beschikbaar en is er een SDK voor commandline-­besturing. PDFill werkt alleen onder Windows. PDFsam Basic en PDFill werken op een vergelijkbare manier, maar verschillen wel op belangrijke details. Bij het combineren van meerdere documenten en het opsplitsen is PDFsam veelzijdiger, maar PDFill heeft weer een efficiënte crop-functie voor het bijsnijden van pagina’s of hele documenten – een service die je anders alleen bij commerciële software terugziet.

Beide tools hebben geen grafische interface die de pdf toont. Dat heeft het voordeel dat je zelfs omvangrijke documenten razendsnel kunt verwerken omdat ze niet gerenderd hoeven te worden. Als je er toch naar moet kijken – bijvoorbeeld als je alleen bepaalde pagina­delen wilt extraheren – dan open je het document in PDF-XChange of een andere pdf-viewer naar keuze.

We laten aan de hand van drie concrete voorbeelden zien hoe je documenten met een geschikte combinatie van deze tools efficiënt kunt bewerken. Omdat veranderingen alleen op de document­structuur doorwerken, hoef je er overigens niet bang voor te zijn dat de content of lay-out bij het doorsturen van het ene naar het andere programma verloren gaat.

Gescande boeken of gefotografeerde tijdschriftartikelen bestaan vaak uit scans van twee pagina’s tegelijk – wat een onhandig formaat is: bij het lezen zijn de afzonderlijke pagina’s niet met behulp van de standaardweergavefuncties schermvullend te krijgen, wat met name bij kleine mobiele apparaten onhandig is. Ook bij het automatisch be- en verwerken krijg je dan alleen toegang tot de dubbele pagina’s. Om een document zo te maken dat elke pdf-pagina overeenkomt met een boek- of tijdschriftpagina, moet je de pagina’s bijsnijden en opnieuw samenstellen. Met PDFill en PDFsam zijn drie handelingen genoeg om ook dikke romans op de juiste manier op te delen en in de juiste volgorde weer samen te stellen.

Een globale uitsnede en het optimaliseren van de pagina’s (rechtzetten, vervormingen wegwerken, belichting aanpassen et cetera) zijn in het ideale geval al gedaan bij het scannen of het fotograferen – bijvoorbeeld door de scannerdriver of een gespecialiseerde smartphone-app zoals CamScanner. De paginavouw moet zich zo’n beetje in het midden bevinden, dan is het hele document met een crop-functie makkelijk te ‘halveren’.

Als je twee pagina’s van een tijdschriftartikel fotografeert met CamScanner,kun je die daarna nog rechttrekken en optimaliseren voordat je hem als pdf doorstuurt.

Start PDFill en zet als eerste de maateenheid via ‘View / Units’ op centimeter of millimeter. Vervolgens ga je naar ‘Rotate and Crop PDF Pages’ en open je je document. Om van alle pagina’s de rechterhelft te verwijderen, selecteer je de optie ‘All Pages’ en zet je bij ‘Right Margin’ de helft van de totale breedte minus een paar millimeter als je de paginavouw er ook uit wilt hebben. Het resultaat sla je op met de naam bestand-links.pdf. Vervolgens zet je ‘Right Margin’ weer op 0 en vul je dezelfde waarde bij ‘Left Margin’ in. Daarna sla je het resultaat op als bestand-rechts.pdf. Je hebt dan dus twee documenten: het ene bevat alle linkerpagina’s het andere alle rechterpagina’s. Als je liever interactief met een preview wilt werken, kun je dat ook doen met de Windows– of Android-versie van de pdf-viewer Xodo.

Twee keer iets invullen in PDFill en op ‘Save As’ drukken is genoeg om een document te scheiden in linker- en rechterpagina’s.

Nu moeten de beide afzonderlijke pdf’s zo versmolten worden dat afwisselend een pagina uit het links-document en een uit het rechts-document genomen wordt. Omdat de Merge-functie van PDFill documenten alleen en bloc aan elkaar kan rijgen, start je PDFsam Basic en selecteer je ‘Afgewisselde Mix’ en open je de beide gehalveerde pdf’s. De rijvolgorde van de bestanden kun je aanpassen door ze te verslepen. Op de eerste plek komt dan het bestand met de linkerpagina’s te staan.

Met PDFsam kun je documenten heel handig samenvoegen door afwisselend een pagina uit elk bestand te halen.

Als je op de knop ‘Uitvoeren’ klikt, komen de pagina’s zoals gewenst achter elkaar te staan en wordt het document geëxporteerd met de naam die je bij ‘Bestemmingsbestand’ hebt ingevuld. Standaard wordt daarbij de oorspronkelijke map gebruikt. Na het converteren toont PDFsam naast de startknop een drop-downmenu met opties om bijvoorbeeld het document meteen in de viewer te bekijken en controleren.

Voor het audit-proof archiveren van e-mails worden door bedrijven vaak gespecialiseerde serveroplossingen gebruikt die het naleven van bepaalde criteria garanderen, zoals de compleetheid en de onveranderbaarheid van de data. Voor het eenvoudig naar pdf exporteren vanuit een mailclient zijn er commerciële oplossingen van Adobe en Nuance, maar die werken alleen met Outlook. Ze exporteren de geselecteerde e-mails of hele mappen – naar keuze in afzonderlijke pdf’s of in één verzamel-pdf, waarbij ook attachments kunnen worden ingevoegd als je dat wilt. Een dergelijk gemak is gratis niet te krijgen, maar een opgeruimde en overzichtelijke correspondentie in pdf-vorm is zeker mogelijk.

Voorwaarde is dan wel een e-mailclient of -dienst die bepaalde berichten of hele mappen naar pdf kan converteren. Thunderbird kan dat bijvoorbeeld met de add-on ImportExportTools. Een eenvoudige universele pdf-printerdriver kan dat echter ook, waarbij de mail via de afdrukfunctie naar het Portable Document Format wordt omgezet. Om begin januari bijvoorbeeld de correspondentie van het afgelopen jaar van een bepaald mailadres in één verzameldocument te zetten, filter je je postbus op die afzender en de betreffende periode en converteer je de berichten via het snelmenu of het printermenu naar pdf. Bijlagen worden daarbij echter niet mee geëxporteerd.

Overzichtelijk en interactief: als PDFsam documenten moet samenvoegen, maakt het een inhoudsopgave en bladwijzers uit de bestandsnaam aan.

In PDFsam kies je daarna de functie ‘Samenvoegen’. Sleep de afzonderlijke pdf’s naar het hoofdvenster en kies bij de instellingen daaronder de optie ‘Voeg een lege pagina toe bij een oneven aantal pagina’s’ om ervoor te zorgen dat elke nieuwe mail altijd links begint. Zo krijg je een goed bruikbaar overzicht. Bij de kolom ‘Paginabereiken’ vul je eventueel in welke delen van een document in de verzameling terecht moeten komen, bijvoorbeeld ‘1,3-5,20-40’. Je kunt altijd met een pdf-viewer eerst even kijken om welke pagina’s het gaat.

Ook folders en aanvraagformulieren en dergelijke zijn dankzij de Splitsen- en Samenvoegen-functie uit elkaar te halen en opnieuw bij elkaar te puzzelen. Je blijft flexibel als je belangrijke onderdelen a priori al als afzonderlijke pdf’s aanmaakt. Bij een groot document moeten belangrijke nieuwe onderdelen in elk geval op een nieuwe pagina beginnen en van bladwijzers voorzien worden.

PDFsam splitst documenten in gelijke stukken, hoofdstukken of bereiken.

Dan kun je die met de PDFsam-functie ‘Splits bij bladwijzers’ in één keer extraheren. Daarbij kun je kiezen of een document in zijn hoofdstukken (eerste bladwijzer­niveau) of nog gedetailleerder op het niveau van subtitels moet worden opgedeeld. Als je gericht wilt zoeken naar een bepaald onderwerp – in bijvoorbeeld een scriptie of een productfamilie in een catalogus – dan kan PDFsam zelfs met behulp van reguliere expressies zoeken naar de juiste tekenreeksen in de bladwijzers.

Zoals de voorbeelden in dit artikel laten zien, kan PDFsam je veel saai handwerk besparen bij het verwerken van veel of grote documenten. Met de veelzijdige functies ben je op alle gevallen voorbereid die je beroepsmatig of in je privéleven tegen zou kunnen komen.

(Andrea Trinkwalder, c’t magazine)