Praktische tips voor gedeelde postvakken in Outlook

Van oudsher is Outlook helemaal niet bedoeld om als team e-mails in gedeelde postvakken af te handelen. Maar als je het daar toch voor wilt gebruiken, zijn er wat trucjes waarmee je orde in de chaos kunt scheppen.

Outlook ‘denkt’ in afzonderlijke postvakken die los van elkaar staan en elkaar over en weer berichten toesturen. Mensen die nauw samenwerken, schrijven dagelijks stapels e-mails, alleen al om elkaar op de hoogte te brengen van de inhoud van andere mails. Het is dan ook geen wonder dat iedereen continu klaagt over overstromende inboxen.

Het goede nieuws is dat het ook anders kan. Als je een klein beetje in Outlook duikt en minder bekende functies gebruikt, kun je veel informatiestromen bij het gebruik van zowel gedeelde als normale postvakken flink verbeteren. Het slechte nieuws is dat dit alleen werkt met Exchange-accounts en niet met IMAP-mappen.

Als je met meerdere mensen samen een postvak beheert, moet je veel afspraken maken. Alleen zo blijven alle collega’s op de hoogte. Dat is meestal het geval als bedrijven geen klassieke CRM-tool (Customer Relationship Management) gebruiken. In plaats daarvan komen veel inkomende e-mails binnen in de inbox van de globale ‘info@…’- of ‘support@…’-adressen. Zo’n postvak is dan bij meerdere mensen naast dat van henzelf ingesteld.

Je hebt dus een goede, snelle en handige manier nodig om direct in de inbox aan te geven hoe het met de afhandeling van een mail gesteld is. Met gerichte markeringen krijg je meer overzicht in de inbox. Met de hier beschreven methode kun je Outlook in je team als een soort kanbanbord gebruiken. Ook gespreksnotities – direct in de mail opgeslagen of als digitale dossieraantekening – helpen het teamwork verder. Alle in het artikel genoemde stappen om postvakken aan te passen hoef je slechts eenmalig door te voeren. Ze horen bij het postvak en niet bij de client. Alle collega’s die bij het account kunnen, zien de veranderingen op z’n laatst als ze Outlook opnieuw opstarten.

Categorieën voor dynamische kenmerken van e-mails

Met een rechtsklik op een bericht open je het contextmenu en kun je een categorie kiezen. Als alternatief kun je de knop ‘Categoriseren’ uit het menulint gebruiken.

Je kunt niet alleen taken en afspraken aan een categorie toewijzen. Ook mails kun je met deze functie makkelijker organiseren door bijvoorbeeld een kleurcoderingssysteem in te voeren. Bovendien kun je de inbox gesorteerd op categorieën laten weergeven. Categorieën werken het best als de aanwijzingen voor afhandeling altijd hetzelfde zijn, bijvoorbeeld ‘order binnen’, ‘bespreken’ of ‘op de agenda’. Sinds Outlook 2007 hebben de categorieën namen als ‘Categorie Geel’ en ‘Categorie Rood’. Je kunt die namen naar believen aanpassen en extra categorieën toevoegen. Outlook biedt 25 kleuren. Je kunt ze ook voor verschillende categorieën gebruiken om grotere thema’s overzichtelijker te structureren. Zo kun je alle categorieën die te maken hebben met het binnenhalen van opdrachten aan de kleur rood toewijzen en alle support-categorieën onder geel laten vallen.

Je bereikt de categorie-instellingen via ‘Start / Categoriseren / Alle categorieën’. Outlook houdt trouwens voor elk postvak een eigen categorielijst bij. Als je dus naast je persoonlijke postvak ook nog een gezamenlijk postvak ingesteld hebt, heb je twee verschillende lijsten met categorieën. Zo kun je voor je persoonlijke account andere categorieën hanteren dan voor het teamaccount. Om nog meer orde in de categorieën aan te brengen, kun je er speciale tekens voorzetten, bijvoorbeeld een hekje of uitroepteken. Outlook sorteert de lijst namelijk alfabetisch. Daardoor komen categorieën die met zulke tekens beginnen bovenaan te staan. Het is belangrijk dat je de onderverdeling niet al te gedetailleerd maakt. Dan levert het te veel gedoe op.

Overzichtelijk

De functie Snelklikken is handig om e-mails zonder omweg via het menu te kunnen toewijzen aan de meest gebruikte categorie. Je kunt zelf kiezen welke categorie je daarvoor gebruikt: ‘Start / Categoriseren / Snelklikken instellen’. Door op de rechthoek in de kolom ‘Categorieën’ te klikken, wijs je de ingestelde categoriekleur aan de betreffende e-mail toe. Om een andere categorie te kiezen, rechtsklik je op de rechthoek of je klikt in het menulint ‘Start’ op de knop ‘Categoriseren’.

Als er kolommen ontbreken in je Postvak IN, kun je die makkelijk toevoegen: klik op het tabblad ‘Beeld’ op ‘Kolommen toevoegen’. Op deze manier kun je ook ongewenste kolommen weghalen.

Als je in je inbox geen kolom ‘Categorieën’ ziet, kan het zijn dat je de weergave op ‘Compact’ hebt staan. Wissel dan onder ‘Beeld / Weergave wijzigen’ naar ‘Enkel’. In de standaard instelling geeft Outlook tien kolommen. Als je rechts naast de inbox het e-mailvenster open hebt, zijn de kolommen in de inbox nauwelijks te ontcijferen. Verwijder kolommen die je niet nodig hebt daarom via ‘Beeld / Weergave-instellingen / Kolommen’ of schakel het mailvenster uit onder ‘Beeld / Leesvenster’.

Je haalt het meest uit het categoriseren als je de inbox op categorie gegroepeerd laat weergeven. Klik daarvoor twee keer achter elkaar (niet dubbelklikken) op de kolomkop ‘Categorieën’. Dan komen alle mails met een toegewezen categorie gegroepeerd bovenaan de lijst te staan.

Kanban met Outlook

Als je meerdere categorieën aan een mail toewijst, komt hij in de gegroepeerde weergave in alle betreffende groepen terug. Als je een e-mail van de ene categorie naar een andere sleept, krijgt hij de doelcategorie toegewezen. Die functie moet je wel voorzichtig gebruiken. Bij het verslepen worden alle eerder toegewezen categorieën namelijk vervangen door de doelcategorie. Dat maakt het wel een handige methode om mails te ‘ontcategoriseren’. Je sleept ze dan simpelweg naar de groep niet gecategoriseerde e-mails. Dat kan ook met een complete categoriegroep als je die bij de groepskopregel vastpakt. Als je de groeperingsweergave niet geactiveerd hebt, kies je in het contextmenu van de e-mail ‘Alle categorieën wissen’.

Je kunt de groeperingsweergave weer opheffen door op de kolomkop ‘Ontvangen’ te klikken. Dan ziet de inbox er weer uit zoals je gewend bent. Met twee keer klikken op de kop ‘Categorieën’ is de gegroepeerde weergave weer terug. Omdat dat zo makkelijk gaat, kan het heel nuttig zijn om per afhandelingsfase van weergave te wisselen.

Graag opvolgen!

Te verzenden berichten kun je niet alleen van een vervaldatum voorzien. Je kunt ook aangeven wat er precies gedaan moet worden.

Als je niet alleen een vastgestelde categorie aan een mail wilt toewijzen, maar ook persoonlijke aantekeningen voor de verdere afhandeling, is een andere methode beter geschikt. Opvolgen met ‘het rode vlaggetje’ ken je wellicht al, maar deze functie kan heel wat meer dan je op het eerste gezicht zou denken. Als je met een rechtsklik voor de opvolgdatum ‘Aangepast’ kiest, is in het venster dat verschijnt het veld ‘Markeren voor’ geselecteerd. Outlook verwacht dus dat je daar iets invoert. Maar vrijwel niemand doet dat. In plaats daarvan vullen de meeste mensen de vervaldatum in en sluiten ze het venster meteen weer. Het is echter handiger om bij ‘Markeren voor’ aan te geven wat er precies gedaan moet worden voor of op die bewuste datum, bijvoorbeeld ‘deelrapporten aanleveren’ of ‘afspraak inplannen’.

In de standaardweergave vind je deze aantekening nauwelijks terug. Hij staat in de header van de e-mail helemaal bovenaan, waar niemand naar kijkt. Het zou handiger zijn als je deze aanwijzing wat er precies met het mailtje moet gebeuren direct in het inboxvenster zou kunnen zien. Dat kun je makkelijk realiseren door een kolom met deze informatie aan de ‘Postvak IN’-weergave toe te voegen. Klik daarvoor op het tabblad ‘Beeld’ op ‘Kolommen toevoegen’, kies ‘Opvolgingsvlag’ en zet hem op een handige plek, bijvoorbeeld voor de Vlagstatus. Zo zie je in één oogopslag wat je wanneer met deze mail doen moet.

Vlaggen

Ook voor teams zonder gedeelde postvakken is deze functie heel handig. Voorwaarde is dan wel dat alle collega’s zoals hierboven beschreven de kolom ‘Markeren voor’ in beeld hebben. Uitgaande e-mails kun je voorzien van een datum, een aanwijzing voor de afhandeling en een herinnering. Daarvoor klik je in die mail – dat kan natuurlijk ook een antwoord of een doorgestuurd bericht zijn – op ‘Opvolgen’. Dan verschijnt er een venster met twee onderdelen: ‘Vlag toevoegen voor mijzelf’ en ‘Vlag toevoegen voor geadresseerden’. Een op die manier gemarkeerde e-mail verschijnt bij de ontvanger met een poppetje en een vlaggetje.

Als je in je team afspreekt om samen met deze extra informatie te werken, zie je al meteen in de inbox wat wanneer afgehandeld moet zijn. Zo voorkom je vaak dat berichten meerdere keren gelezen worden en er bovendien nog extra overlegd wordt.

Als de ontvanger op het markeringsicoontje met het poppetje klikt, verandert dat in een rood vlaggetje en wordt het daarmee zichtbaar in zijn of haar takenlijst. De afzender krijgt daar geen bericht van, zoals bijvoorbeeld bij het doorsturen van een taak. Het is en blijft e-mail, alleen met speciale effecten. Deze vorm van communiceren met weinig woorden kan onbeleefd overkomen, maar is wel praktisch. Je laat je collega’s zo duidelijk mogelijk weten wat er gedaan moet worden.

Wie heeft dat gezegd – snelle tabellen

Snelle tabellen zijn heel handig om gespreksnotities in berichten op te nemen. Door het bijbehorende design onderscheiden ze zich duidelijk van mailinhoud.

Het eerste contact met nieuwe klanten verloopt meestal via e-mail. Later volgt dan een uitgebreider telefoongesprek. Hoe kun je het best vastleggen wat er besproken is als je bedrijf niet met een speciaal CRM werkt en alles via Outlook-postvakken gaat? Per klant leg je een dossiermap aan in het gedeelde postvak. Als het hele dossier afgerond is, verplaats je de map naar een archief, zodat de mappenstructuur overzichtelijk blijft.

Geheel in overeenstemming met het papierarme kantoor horen alle aantekeningen direct bij de inkomende mail van de klant opgeslagen te worden, het liefst meteen tijdens het gesprek. Als je het dossier later toch op papier wilt hebben, staat alle informatie al bij elkaar. In het algemeen geldt dat aantekeningen direct te herkennen moeten zijn en dus duidelijk onderscheiden moeten worden van de inhoud van de eigenlijke e-mail. Het is ook belangrijk dat zulke notities makkelijk en spoorloos verwijderd moeten kunnen worden, bijvoorbeeld als je de mail doorstuurt of de klant beantwoordt.

De oplossing zit hem in een vrij onbekende functie van Outlook, de ‘snelle tabellen’. Nadat je de eerste tabel aangemaakt hebt, kun je die opslaan als sjabloon. Voor gespreksnotities zijn bijvoorbeeld de volgende kolommen handig: datum, gesprekspartner, onderwerp en resultaat. Als meerdere mensen de mail van een account afhandelen, moet je makkelijk kunnen herkennen wie de aantekening toegevoegd heeft. Dat kun je bijvoorbeeld doen door elke collega een eigen kleur te geven in de tabelkop.

Tabelsjabloon

Om berichten snel te kunnen bewerken, kun je deze functie toevoegen aan de werkbalk ‘Snelle toegang’.

In Outlook kun je inkomende mail standaard niet bewerken. Maar met een truc lukt dat toch. Klik daarvoor onder ‘Bericht / Verplaatsen / Acties’ op ‘Bericht bewerken’. De cursor begint dan te knipperen in het tekstveld van de e-mail en dat is ook het enige onderdeel dat je kunt bewerken. Om deze functie in het vervolg met één klik te kunnen bereiken, voeg je hem toe aan ‘Snelle toegang’. Klik daarvoor met de rechter muisknop op ‘Bericht bewerken’ en kies in het contextmenu ‘Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang’. Vanaf dan zie je bij elke geopende mail in de balk bovenaan een groen puntje. Als je daarop klikt, wordt hij grijs en kun je het bericht bewerken.

Vaak gebruikte lay-outs kun je opslaan in de galerie ‘Snelle tabellen’.

Via ‘Invoegen / Tabel / Tabel invoegen’ maak je de tabel die je wilt. Omdat deze alleen nog bedoeld is als sjabloon, voer je alleen de koppen in, maar nog geen inhoud. Als hij klaar is, selecteer je de tabel. Sla hem op via ‘Invoegen / Tabel / Snelle tabellen / Selectie opslaan in galerie met Snelle tabellen’. Ook de tabelsjablonen kun je aan ‘Snelle toegang’ toevoegen door met de rechter muisknop op de knop ‘Snelle tabellen’ te klikken. De e-mail waarin je het tabelsjabloon gemaakt hebt, kun je sluiten zonder hem op te slaan.

Ontvangen en te versturen e-mails hebben andere werkbalken. Mocht je de bouwstenen voor gespreksnotities dus ook voor te versturen mails via ‘Snelle toegang’ willen gebruiken, dan moet je ‘Snelle tabellen’ nogmaals aan deze werkbalk toevoegen.

Virtuele post-its

Een ‘post’ kun je gebruiken als digitale dossieraantekening. Collega’s kunnen notities eventueel aanvullen.

Soms wil je opmerkingen niet direct in een ontvangen e-mail zetten. In plaats daarvan zou je liever een losse notitie toevoegen, alsof je er een post-it op plakt. Dat doe je met de sneltoets Ctrl+T. Daarmee maak je een ‘post’. Dat is een element dat onder een gesprek valt en in een bepaalde map staat, maar een eigen onderwerp heeft.

Om een post aan te maken, selecteer je een mail, bij voorkeur nadat je die in de juiste dossiermap opgeslagen hebt. Met de toetscombinatie Ctrl+T open je de editor waarin je het bericht schrijft. Met een klik op de knop ‘Posten’ sla je de notitie op. Vooral voor teams is het handig dat iemand die iets aan het onderwerp toe wil voegen dat direct in dezelfde notitie kan zetten.

De hier beschreven methodes zijn geen vervanging voor een echt CRM. Maar als dat er simpelweg niet is, kun je het dagelijks werk op deze manier wel een stuk makkelijker maken. Overigens zijn de methodes ook allemaal geschikt voor je persoonlijke inbox

Nog meer tips voor Outlook

Je vindt hier en in c’t magazine 6/2017 nog meer tips, zoals voor het gebruik van ‘Snelle stappen’ en sjablonen en hoe je zorgt dat reacties op groep e-mails wél bij het juiste adres terechtkomen. Ook in andere nummers vind je geregeld handige tips om je workflow te stroomlijnen.