Office software in teams gebruiken: Coda, Notion en Quip

Klassieke office software en hun online versies hebben meestal maar beperkte mogelijkheden voor teams om gezamenlijk aan projecten te werken. Een aantal tools uit een nieuwe softwarecategorie laat zien dat het stukken beter kan dan de oplossingen die bijvoorbeeld Microsoft Office en Google Docs aanbieden. Deels zit de ontwikkeling van die tools nog in een beginfase, maar desondanks zijn ze al best een blik waardig.

Kantoorwerk is de afgelopen jaren fundamenteel veranderd. In een tijd waar alles via netwerken en internet met elkaar verbonden is, werken complete teams gezamenlijk aan documenten, plannen ze projecten en organiseren ze de gezamenlijke workflow via internet. De traditionele kantoorsoftware loopt echter uit de pas met die ontwikkeling. De gemiddelde kantoormedewerker gebruikt nog steeds een aparte tekst­verwerker voor zijn teksten, een spreadsheetprogramma om berekeningen te maken, een personal­-information-manager om vergaderingen te plannen en e-mail om alles met collega’s af te stemmen. Dat is de afgelopen twintig jaar eigenlijk onveranderd gebleven. Om bij een project overzicht over alles te kunnen houden, ben je continu tussen verschillende programma’s heen en weer aan het schakelen. Microsoft heeft in zijn Office-programma’s wel verschillende teamfuncties ingebouwd voor het samenwerken aan documenten, maar vooralsnog zijn de programma’s gescheiden gehouden. De workflow is feitelijk onveranderd gebleven sinds de tijd vóór internet, toen documenten werden gemaakt met het doel ze uiteindelijk geprint op papier af te leveren.

Een paar start-ups zijn op die situatie ingesprongen en aan de slag gegaan om nieuwe tools van de grond af aan op te bouwen. Het doel is om moderne officesoftware te ontwikkelen waarbij het samenwerken in een team en het publiceren op internet centraal staan. Daarbij valt het op dat veel van de designers vroeger ontwikkelaars waren bij Microsoft, Google of Facebook. Ze hebben als uitgangspunt om af te stappen van de opdeling in verschillende programma’s en gebruikers de mogelijkheid te bieden om complexe informatie uit teksten, tabellen, diagrammen, agenda’s, checklists en video’s in één enkel document te combineren. Daarmee vervalt het continu wisselen tussen verschillende programma’s en online diensten. De functio­naliteit is specifiek gericht op online gebruik en biedt veel meer dan pure notitie­programma’s doen. Documenten die je ermee maakt, worden in de cloud op servers van de producenten opgeslagen en gedragen zich als zelfstandige apps die je interactief kunt gebruiken. Daarmee kunnen teamleden het hele traject binnen een document of werkveld beheren en de voortgang volgen.

Uit de sjablonen van Notion kun je opmaken dat het zich zowel op privé­gebruikers als teams in bedrijven richt. Voor het thuisgebruik beheer je bijvoorbeeld een videocollectie of recepten. Medewerkers van een personeelsafdeling kunnen met andere sjablonen de voortgang van sollicitaties bijhouden, projectteams kunnen een agenda inclusief to-dolijsten delen en herinneringsfuncties genereren. In de praktijk zijn die sjablonen niet altijd even geschikt, maar wel handig om enige ervaring op te doen met Notion en alle mogelijkheden beter te leren kennen.

Aan de linkerkant wordt een zijbalk getoond met alle sjablonen en bestaande documenten. In het algemeen begin je met een lege documentpagina waar je de tekst rechtstreeks intypt. De werkbalk voor het vormgeven van het bestand wordt niet permanent weergegeven, maar verschijnt pas wanneer je tekst selecteert. Je kunt die dan vet of cursief maken of als kop formatteren, en ook een to-dolijst of een lijst met nummers genereren.

Als de cursor op een lege regel staat, toont Notion links aan de rand een plusteken waarmee je kunt kiezen uit verschillende elementen om in te voegen, de zogenaamde ‘blocks’. Die bieden allerlei verschillende mogelijkheden, variërend van foto’s, video’s en interactieve agenda’s tot aan uitsneden uit Google Maps.

In Notion kun je met de meegeleverde bouwstenen complexe online documenten maken die je als een soort toepassing interactief kunt bedienen, bijvoorbeeld om het verloop van een project in beeld te brengen.

Door de verschillende inhoudstypes krijg je complexe documenten die je met individuele personen of met het hele team kunt delen. Op die manier kan een team de voortgang van een project in combinatie met een agenda documenteren, waarin het begin en de deadline voor aparte stappen van een project als gekleurde balken worden getoond en de actuele stand wordt weergegeven.

Een countdown-element houdt continu in de gaten of de gestelde deadline nog gehaald kan worden en kan een waarschuwing versturen naar teamleden wanneer die nadert. Ook kun je via een zogenaamd Kanban-board met indexkaartjes de status van elke stap bijvoorbeeld als ‘ingepland’ of als ‘reeds voldaan’ markeren. Op die manier blijven alle teamleden steeds op de hoogte van de status. De teamleden zouden dan op een to-dolijst in hetzelfde document kunnen afvinken dat ze een taak voltooid hebben.

Tabellen nemen in Notion een prominente plaats in. Net als bij een database krijgt daarbij elke kolom een gegevenstype of een formule toegewezen. De formules gelden dan voor alle rijen binnen een kolom, zodat je een formule niet zoals bij Excel eerst naar elke rij in de kolom moet kopiëren. Dat maakt het werken ermee makkelijker, hoewel de traditionele methode uiteindelijk wel flexibeler is.

Gebruikers kunnen eigen, complexere inhoudstypen uit bestaande documenten definiëren. Die kun je vervolgens als voorbeeld gebruiken voor nieuwe documenten. Op die manier kun je bijvoorbeeld een inhoudstype ‘project’ definiëren, dat al van allerlei sjablonen voorzien is voor tabellen, checklists, agenda’s en andere onderdelen. Alles bij elkaar biedt Notion alle belangrijke onderdelen om notities te maken, wiki’s vol te schrijven en uitgebreide projecten te beheren.

Met apps voor Android en iOS kun je je bestanden benaderen en bewerken, ook als je onderweg bent.

Coda heeft een vergelijkbaar uitgangspunt, waarbij teksten en tabellen centraal staan. De oprichters van Coda zijn voormalige Excel-ontwikkelaars die zich als doel hebben gesteld om tekstprogramma’s en spreadsheetberekeningen te combineren en ze voor een moderne workflow te optimaliseren. Coda is ondertussen uit de bètatestfase en bij versie 1.0 aanbeland. Aanmelden kan via de website. Voorlopig draait Coda alleen in (een recente versie van) Google Chrome. Voor iOS is er ook een aparte app, voor Android staan er een gepland.

Coda werkt in eerste instantie net als een standaard online tekstprogramma. Ook hier genereer je een nieuw project via een paginakader aan de linkerkant of open je bestaande documenten. Via een kader met pictogrammen dat altijd in beeld is, kun je tekst net als bij andere tekstverwerkers vormgeven. Door op het pluspictogram te klikken, open je een selectievenster waarmee je tabellen, diagrammen, tabbladen, agenda’s en besturingselementen op de cursorpositie kunt invoegen.

Coda toont zijn sterkste kant bij het werken met tabellen. Net als bij Notion heeft elke kolom zijn eigen formattering. Daar kunnen teksten, getallen of formules in staan. De formules zijn er niet alleen om berekeningen uit te voeren, maar ze genereren ook zelfstandig diagrammen of nemen kaartuitsneden over uit Google Maps en zetten die op elke gewenste positie, dus bijvoorbeeld ook buiten tabellen midden in de tekst. De formule =GoogleMap(“Jonkerbosplein 52, Nijmegen”, 800, 400, 15) toont bijvoorbeeld een kaartuitsnede van Nijmegen van 800 pixels breed en 400 pixels hoog met een zoomfactor van 15. Personen die het bestand gebruiken, krijgen niet alleen die uitsnede te zien, maar kunnen er ook op in- en uitzoomen, overschakelen naar de satellietweergave en een routeplanner starten om vanuit de eigen locatie een route naar het doel te plannen.

In Coda kun je met formules externe gegevens op elke gewenste positie invoegen, bijvoorbeeld een kaartuitsnede rond een locatie op Google Maps, die je bovendien interactief kunt gebruiken.

Je kunt met Coda bijzonder eenvoudig keuzelijsten genereren waarmee gebruikers ingevoerde opties kunnen selecteren. Daarvoor hoef je alleen in de kop van de tabel aan te geven welke gegevens er in de kolom moeten staan, bijvoorbeeld de namen van iedereen die aan het project deelneemt. Twee keer klikken is dan al genoeg om bijvoorbeeld een taak in een ­to-do­lijst aan een bepaalde medewerker toe te wijzen of de actuele status van een taak te wijzigen, bijvoorbeeld naar ‘voltooid’.

De inhoud van een tabel kun je filteren en in groepen delen, bijvoorbeeld om in een to-dolijst alle stappen te verbergen zodra ze eenmaal als voltooid zijn afgevinkt. Via lay-outs kun je de weergave van de gegevens snel veranderen, zodat bijvoorbeeld de geplande duur van alle stappen in de workflow in een diagram worden weergegeven.

Coda biedt talloze opties om documenten eenvoudig voor te bereiden op het werken via internet. De standaard sjablonen bevatten talloze voorbeelden van hoe de tool zowel thuis als op kantoor kan worden ingezet. De sjablonen zijn handig om mee aan de slag te gaan als je het programma nog niet kent.

Quip is gemaakt door ontwikkelaars die vroeger bij Google en Facebook hebben gewerkt en daarna aan de slag zijn gegaan om een notitie-app voor iOS en Android te programmeren. Later werden daar steeds meer functies aan toegevoegd, zoals spreadsheets en componenten zoals Live-apps en een webinterface. Inmiddels heeft Quip zich ontwikkeld tot een krachtige tool voor werkgroepen in zakelijke omgevingen. In 2017 heeft CRM- en cloud­aanbieder Salesforce de start-up overgenomen voor een bedrag dat op 750 miljoen dollar wordt geschat. Er is nu een aparte sales-versie ‘Quip voor verkopers’.

Elk team beheert een gedeelde map in Quip, waar alle leden toegang toe hebben. Daarnaast zijn er privémappen waar geen van de andere leden bij kunnen. Documenten die je daar in opslaat, kun je met individuele leden delen of ze naar de gedeelde teammap verplaatsen om ze met het hele team te delen. Op die manier kan een teamlid zijn bestand eerst rustig vormgeven, door een of enkele collega’s laten nakijken en dan uiteindelijk met het team delen.

Quip werkt in eerste instantie precies zoals traditionele officeprogramma’s: je hebt de keuze uit een tekstbestand of een spreadsheet. De gebruiker schrijft een tekst op de gebruikelijke manier en geeft daar een lay-out aan mee, of voert gegevens in een spreadsheet in die met behulp van formules berekeningen kan maken.

Interactieve elementen worden in Quip ‘Live-apps’ genoemd. Via een programmeer­interface kun je de functionaliteit ­uitbreiden met je eigen live-apps.

Wat er allemaal mogelijk is, blijkt bij tekstdocumenten pas zodra je extra elementen gaat koppelen. Als je bij Quip op de @-toets drukt, verschijnt er een keuzevenster waaruit je tabelbladen, interactieve elementen zoals een agenda, controlelijst of enquêteformulier kunt kiezen of gegevens uit Salesforce of Jura kunt inbedden. Op die manier kun je bijvoorbeeld een ontwikkelplan voor een softwareproject opzetten waarin je ziet welke taken nog gedaan moeten worden, aan welke er gewerkt wordt en welke voltooid zijn. In het venster eronder kun je dan in een agenda overzichtelijk laten zien hoeveel tijd er voor individuele ontwikkelstappen beschikbaar is, zodat elk teamlid altijd goed op de hoogte kan blijven.

Via een programmeerinterface kun je de functies uitbreiden met behulp van interactieve componenten die in JavaScript worden geschreven. Je kunt dan bijvoorbeeld gegevens uit andere diensten importeren. Op die manier kun je de tool aanpassen aan de individuele vereisten van een bedrijf. Quip biedt standaard live-apps die je direct kunt gebruiken en waarmee je bijvoorbeeld projecten kunt beheren of waarmee je gegevens kunt omzetten naar een diagram.

Coda, Notion en Quip zien er in eerste instantie uit als notitieprogramma’s, maar bieden in tegenstelling tot bijvoorbeeld Evernote mogelijkheden die speciaal gericht zijn op het werken in teamverband. Pas als je er iets meer tijd in steekt en met de interactieve elementen experimenteert, ontdek je wat er allemaal mee mogelijk is. De meegeleverde sjablonen helpen je daarbij goed op weg. Door de integratie van diverse componenten, waarvoor je in andere gevallen continu van toepassing zou wisselen, houd je alle gegevens op één plek. Elke gebruiker kan zo bij de informatie zonder op allerlei verschillende plekken te hoeven zoeken, waarbij de kans groeit dat je het overzicht kwijtraakt.

Online-office-tools

Coda en Notion zijn zowel geschikt voor thuisgebruik als voor bedrijven. Beide tools volgen een vergelijkbare aanpak waarbij je een document met allerlei gegevens vult, waardoor het langzaam tot leven komt. Het pleit voor Notion dat de tool al klaar is en iedereen er mee aan de slag kan, terwijl Coda zich nog in een niet-openbare bètatest bevindt. Je kunt voor Notion een gratis account aanmaken en er onbeperkt mee werken, maar met de onbetaalde versie kun je maar maximaal 1000 blokken opslaan – in al je documenten.

Quip richt zich volledig op het gebruik in bedrijfsomgevingen. De werkwijze lijkt op die van Coda en Notion, maar Quip biedt veel meer functies, met name als het gaat om toegang tot CRM-systemen en data­bases. Dankzij de programmeer­interface kunnen bedrijven het programma aan hun eigen wensen aanpassen. Dat is een mogelijkheid die Notion en Coda vooralsnog niet bieden.

(Dieter Brors, c’t magazine)