Een Teams meeting aanmaken voor Microsoft Teams is niet moeilijk. De makkelijkste manier om mensen uit te nodigen voor een vergadering is via Outlook. En als je geen Outlook hebt, zijn er ook andere opties. Met deze stappen maak je een meeting aan.
Als je een audio- of videovergadering met Microsoft Teams op een vast tijdstip plant, is het eerste wat je moet doen er een agendapunt voor aanmaken. Dat kan via Microsofts uitgebreide Outlook-software, maar misschien gebruik of heb je die niet. In dat geval zijn er ook een aantal andere manieren waarop je een meeting kunt inplannen.
Je vindt hier de opties om een meeting aan te maken mét en zonder Outlook.
Teams meeting aanmaken met Outlook
Voor gebruikers met een bedrijfsabonnement op Microsoft 365 is de eenvoudigste manier om een meeting aan te maken via de Outlook-app die bij dat abonnement is inbegrepen en de eveneens inbegrepen Exchange-toegang.
- Open in Outlook de Agenda-weergave.
- Klik op ‘Nieuwe Teams-vergadering’.
- In het daaropvolgende dialoogvenster vul je alle benodigde gegevens in – naast datum en tijdstip ook de titel en de vereiste en optionele deelnemers.
Hoewel je de gesprekspartners in chats en vergaderingen ook via naam of alias kunt benaderen, moet je voor geplande vergaderingen altijd hun e-mailadres gebruiken. - Zodra je de uitnodiging hebt voltooid, verzend je die met de knop Verzenden.
Ontvang gratis tips voor Outlook en andere software, schrijf je in voor de nieuwsbrief:
Wat gebeurt er na het aanmaken van de meeting en het verzenden?
Elke deelnemer ontvangt een uitnodigingsmail met een ingesloten agenda-item voor de vergadering. Ze kunnen de link volgen met hun Teams-client of via een webbrowser.
Als de ontvanger de uitnodiging accepteert, komt de afspraak in zijn of haar persoonlijke agenda terecht (in Outlook).
Op het afgesproken tijdstip verschijnt een melding die de gebruiker vraagt of hij aan de vergadering wil deelnemen met zijn Teams-app of via de webbrowser. Die uitnodiging is niet aan tijd gebonden: de ontvanger kan op elk moment handmatig op de link klikken – zelfs voordat de vergadering begint. Hij belandt dan in een virtuele wachtkamer, en de organisator van de vergadering of een andere ‘eigenaar’ van zijn team kan hem op het juiste moment binnenlaten.
De rol ‘eigenaar’ kan door de Teams-beheerder ook aan meerdere teamleden worden toegekend. Bij veel bedrijven zijn alle interne teamleden ook eigenaar van het betreffende team.
Uitnodigen zonder Outlook
Ook zonder Outlook kun je een Teams meeting aanmaken. Handig als je achter een pc zit zonder Outlook of zelf geen Outlook hebt maar wel een vergadering wilt plannen. Kies de optie die voor jou het beste werkt.
Meeting aanmaken vanuit Teams
Als je geen Outlook of Exchange gebruikt voor je e-mail, dan kun je een vergadering plannen vanuit de Teams-agenda zoals je dat in Outlook doet – ervan uitgaande dat je die agenda überhaupt te zien krijgt.
Klik hiervoor in de balk op de knop Agenda en gebruik de knop Nieuwe vergadering.
Je krijgt de agenda niet te zien als je beheerder je Exchange-licentie gedeactiveerd heeft. Dan heb je drie opties:
- Je kunt je Microsoft 365-beheerder vragen om een Exchange-licentie voor je te ontgrendelen in het beheercentrum en daarna zou je een agenda in Teams moeten vinden.
- Als je een Google-account hebt, kun je ook de Google-agenda gebruiken als je daarin via het tandwielpictogram de gratis add-on ‘Microsoft Teams meeting’ installeert.
- Je kunt een spontane Teams meeting starten, daarna de bijbehorende link kopiëren via de functie ‘Deelnemers uitnodigen’ en die bijvoorbeeld per e-mail versturen. Eigenlijk verwijst zo’n link niet naar de vergadering, maar naar het kanaal van waaruit je de vergadering begonnen bent. De link zal dus nog steeds werken als je de vergadering sluit en het kanaal (de link) weer opent op een gepland tijdstip.
Plannen met gratis Teams versie
Sinds kort kun je ook een nieuwe vergadering plannen met de gratis versie van Teams, maar voor die app moet je wel eerst je mobiele telefoonnummer opgeven voor verificatie.
- Klik in de app op Vergaderingen om een vergadering in te plannen. Er wordt dan een venster geopend waarin je alle gegevens van de vergadering kunt invoeren, met uitzondering van de adressen van de deelnemers. Daardoor kun je de voltooide invoer niet verzenden, maar alleen opslaan.
- In het volgende venster exporteer je het nieuwe item naar een Google-agenda of deel je de link voor de vergadering met een berichten-app of kopieer je hem via het klembord.
De deelnemers moeten de link die ze ontvangen wel handmatig op het juiste tijdstip oproepen zonder de hulp van een Exchange-agenda.
Meer tips voor Microsoft Teams
Behalve hoe je een Teams meeting aanmaken kunt (ook zonder Outlook) vind je hier nog meer handige tips:
- Achtergrond vervagen in Microsoft Teams – waarom kan het niet?
- Hoe kan het dat de webcam-instellingen in Microsoft Teams onvindbaar zijn?
- Geluid bij videobellen verbeteren
(Deze informatie is afkomstig uit het artikel in c’t 4, 2022, pagina 42, van Hans-Peter Schüler en Marco den Teuling)
