Gratis Microsoft Office alternatief: OnlyOffice review

OnlyOffice is een gratis Microsoft Office alternatief. Er zijn lokaal te installeren programma’s en het kan op een eigen server draaien. Daardoor kan het dienen als een cloudvrij en gratis officepakket. We bekijken hoe dat bevalt.

Naast de webeditors van OnlyOffice zijn er ook lokaal te installeren versies voor Windows, macOS en ­Linux. Die maken zowel samenwerking via cloudopslag mogelijk als werken met lokaal opgeslagen bestanden. Je hebt geen externe cloudopslag nodig om meerdere gebruikers samen te laten werken, er is een component die je kunt installeren op een zelf gehoste server. In de huidige Nextcloud-­versie is OnlyOffice zelfs opgenomen in het installatie­pakket.

Naast de klassieke officeprogramma’s biedt Only­Office ook projectplanning, CRM- en document­managementmodules. Hier kijken we meer naar hoe het presteert als gratis Microsoft Office alternatief met de editors voor teksten, tabellen en presentaties.

De webversie van OnlyOffice en de desktop-editors voor Windows, macOS en Linux zijn bijna volledig identiek en kunnen op enkele uitzonderingen na op dezelfde manier gebruikt worden. Er is duidelijk een grote gelijkenis met Microsoft Office. OnlyOffice gebruikt bijvoorbeeld dezelfde accentkleuren voor de afzonderlijke programmamodules die je kent van Word, Excel en PowerPoint.

Microsoft Office was ook de inspiratiebron voor het ontwerp van de gebruikersinterface. In plaats van pull-downmenu’s zijn er tabbladen met verschillende werkbalken, vergelijkbaar met de linten die bij Microsoft Office 2007 zijn geïntroduceerd. Ze zijn iets duidelijker dan het Microsoft-equivalent, simpelweg door het beduidend kleinere aantal functies.

Plus- en minpunten

Er zijn echter ook verschillen waaraan je moet wennen. Zo zitten de gedetailleerde instellingen voor bijvoorbeeld alinea’s of werkbladen niet alleen in de dialoogvensters die via het contextmenu te bereiken zijn, maar ook in een apart deel aan de rechterkant van het scherm.
Het is ook een beetje ongebruikelijk dat er in het bestandsmenu van de desktopversies menu-items staan voor het opslaan en afdrukken, maar niet voor het openen of aanmaken van nieuwe documenten. Daarvoor moet je op het OnlyOffice-logo linksboven klikken om naar een gebied te gaan dat lijkt op de backstage-weergave van Microsoft Office. Dat is bij de webversie weer anders: het OnlyOffice-logo leidt dan naar de website van de producent. Documenten kunnen met de webversie alleen worden geopend en aangemaakt via de interface van de cloudopslag.

OnlyOffice onderscheidt zich positief van Microsoft Office door meerdere documenten in tabbladen te ondersteunen, ongeacht het bestandsformaat en het documenttype. Er zijn dus geen verschillende toepassingen of vensters voor teksten, tabellen en presentaties. In plaats daarvan worden ze allemaal in hetzelfde programmavenster geladen en komen ze in hun eigen tabbladen terecht. Die kunnen worden losgemaakt en omgezet in individuele vensters, vergelijkbaar met browsers, om bijvoorbeeld meerdere documenten naast elkaar weer te geven.

OnlyOffice ondersteunt tabbladen en kan daarin verschillende documentformaten herbergen, ook een combinatie van teksten, spreadsheets en presentaties.

OnlyOffice gebruikt geen eigen bestandsformaten, maar gebruikt de Microsoft-formaten docx, xlsx en pptx. Bestanden met het Open Document Format (odt, ods, odp) en rtf-tekstbestanden kunnen ook worden geopend. OnlyOffice leest ook pdf-documenten, maar kan die alleen weergeven. Omgekeerd kunnen alle bestanden die met OnlyOffice zijn gemaakt of bewerkt, worden geëxporteerd naar pdf.

Het valt daarbij wel op dat OnlyOffice de tijd neemt om bestanden te openen en op te slaan – ook op lokale gegevensdragers. Zelfs het laden van eenvoudige teksten van één pagina kan een paar seconden duren. Maar in de editor werkt het dan vervolgens net zo vloeiend als bij vergelijkbare office­programma’s.

Het scala aan functies is globaal vergelijkbaar met dat van Google Docs. De tekstverwerker bevat alle belangrijke basisfuncties zoals kop- en voetteksten, paginanummering, commentaarfunctie, revisiemodus, tabellen, grafieken en tekstvelden met verschillende omloopopties, werken met kolommen, spellingscontrole, voetnoten en inhoudsopgaven.

Vergeleken met Word kan er veel minder worden aangepast. Wat we het meest hebben gemist, zijn document­sjablonen, een afbreekhulpmiddel, de moge­lijkheid om trefwoordenboeken te maken en enkele handige functies zoals het permanent weergeven van het aantal tekens en woorden in de status­balk. De tekstmodule voldoet echter zeker aan de gangbare eisen die aan zo’n programma worden gesteld op kantoren of in de particuliere sector.

Excel alternatief?

Het werken met spreadsheets zal ook volstaan voor vele standaard toepassingsgebieden. Het ondersteunt verschillende werkbladen, bevat alle belangrijke functies voor wiskundige, statistische en commerciële berekeningen, diagrammen en benoembare celbereiken, evenals voor het verbergen en filteren van bereiken. Alle reken- en stringfuncties kunnen worden geselecteerd via een ­thematisch ­gegroepeerde werkbalk. Er is ook een aantal handige functies beschikbaar die je vaak ziet bij dit soort programma’s, zoals het automatisch vullen van cel­bereiken door het trekken van een kader of het meteen berekenen van aantal, gemiddelde en som van een geselecteerd blok en dit weergeven in de status­balk.

VBA-macro’s worden niet ondersteund door de OnlyOffice spreadsheet-editor.

Sommige functies zullen gevorderde gebruikers wel missen, zoals draaitabellen en vooral VBA-­macro’s. OnlyOffice heeft wel een eigen macro­functie, maar die is niet compatibel en ook niet zo krachtig als VBA.

Presentaties

Het presentatieprogramma is het programma dat het minst lijkt op het origineel. Er is vooral duidelijk minder van alles: minder sjablonen, minder lay-outs en slechts acht overgangseffecten en animaties. Sommige dingen ontbreken volledig, zoals de mogelijkheid om video’s of 3D-modellen in te voegen – of het tijdelijk verbergen en overslaan van dia’s.

Blijf op de hoogte van de nieuwste informatie en tips over (Microsoft) Office!
Schrijf je in voor de nieuwsbrief:

Naast het pure functieaanbod moeten officeprogramma’s vooral worden bekeken op hun datacompatibiliteit met de marktleider. Teksten, spread­sheets en presentatiebestanden die in Microsoft Office zijn gemaakt of bewerkt, moeten niet alleen kunnen worden geopend, de inhoud en de opmaak moeten ook trouw aan het origineel blijven.

Vaak wordt door de leveranciers van de officepakketten een zeer hoge – in sommige gevallen zelfs 100% – compatibiliteit met Microsoft Office beloofd. Het blijkt echter dat zelfs de grote spelers zoals Libre­Office die belofte niet zonder beperkingen kunnen nakomen. Tegen die achtergrond heeft OnlyOffice ons positief verrast als gratis Microsoft Office alternatief: vooral tekstbestanden in DOCX-formaat werden bijna trouw aan het origineel weergegeven en kwamen niet in de problemen door onze testdocumenten, waarvan sommige zeer veeleisend waren.

We hadden een met Microsoft Word gemaakte 200 pagina’s tellende referentiehandleiding met 100 illustraties, tekstvakken en pictogrammen bijna rechtstreeks naar de drukker kunnen sturen zonder enige nabewerking. Bijna – want één ding ontbreekt: er is geen automatische afbreking in OnlyOffice. Die is ook niet achteraf te installeren. Dat verandert de lengte van regels en uiteindelijk de pagina-afbrekingen en maakt dat teksten in kolom- of blokformaat er lelijk uitzien. Afgezien daarvan liet de software alle teksten en opmaak intact.

Een DOCX-tekst zou eigenlijk rechtstreeks naar de drukker kunnen – als OnlyOffice een afbreekoptie (en een Nederlandse spellingscontrole) had gehad.

Excel met fouten

Excel-werkbladen zijn moeilijker. De spreadsheet van OnlyOffice mist verschillende functies. De meeste van de door ons geteste Excel-bestanden met standaardberekeningen konden zonder fouten worden geopend en bewerkt. Sommige functies, zoals het extraheren van een maandnummer, leverden echter fouten op in de corresponderende cellen.

Werkbladen met draaitabellen worden correct weergegeven, maar worden niet dynamisch bijgewerkt wanneer je de onderliggende gegevens wijzigt. Dat is logisch, want de draaifunctie ontbreekt volledig. In een zeer grote tabel met meer dan 80.000 rijen kwamen sommige functies vast te zitten en werden ze niet meer berekend na een bepaalde rij.

Dia’s en overgangen

OnlyOffice opende ook de geteste PowerPoint-presentaties zonder problemen, maar negeerde alle functies en effecten die het niet ondersteunt. Het toont video’s in dia’s alleen als stilstaande beelden, onbekende animaties en effecten veranderen in een eenvoudige fade-in/fade-out. Erger nog: bij het veranderen van een dia en het daarna opslaan en weer openen in Microsoft PowerPoint werden alle overgangen en effecten permanent overschreven door die eenvoudige fade-in/fade-out – ook al werd er aan die overgangen in OnlyOffice helemaal niets veranderd.

Het samenwerken aan documenten die zijn opgeslagen op een ondersteunde cloudserver (zoals Next­cloud) lijkt sterk op de manier van werken bij Microsoft Office 365 en Google Docs. Bij het gezamenlijk bewerken worden de wijzigingen die alle gebruikers aanbrengen bijna realtime samengevoegd. Tijdens het testen zijn in één geval veranderingen aan een online document verdwenen. Hoewel de gegevens uit de cache konden worden hersteld, is een dergelijk incident niet bevorderlijk voor het vertrouwen. We hebben de oorzaak nog niet kunnen vaststellen, want verdere tests op andere servers verliepen zonder problemen.

Er zijn verschillende gratis Community versies voor samenwerking op een server.

Om een server voor OnlyOffice zelf te hosten, zijn er allerlei mogelijkheden en licentiemodellen en vanaf Nextcloud Hub 18 is het daarin zelfs geïntegreerd. De Community Edition van OnlyOffice, die beperkt is tot 20 actieve verbindingen en ook gepubliceerd is op GitHub, is volledig gratis. Er zijn ook mobiele versies van de OnlyOffice-­editor. De Android-app kan echter alleen worden gebruikt om documenten te bekijken. iOS-gebruikers zijn wat beter af, met de app voor iPhones en iPads kun je zowel bestanden uit de cloudopslag als documenten die lokaal op het mobiele apparaat zijn opgeslagen, bewerken met basisfuncties. De bediening verschilt sterk van de web- en desktop-­editors en werkt gezien de vooral op smartphones beperkte ruimte niet echt prettig.

OnlyOffice slaat als een (lichtgewicht) Gratis Microsoft Office alternatief geen slecht figuur als je genoeg hebt aan de functionele basisuitrusting. Verrassend is de vrij hoge compatibiliteit met Microsoft Office-documenten. Presentatiebestanden overleven een zijstapje naar OnlyOffice echter niet altijd zonder schade.

In combinatie met Nextcloud of OwnCloud op een aparte server, biedt OnlyOffice de mogelijkheid om teksten, spreadsheets en presentaties gezamenlijk als team te bewerken. Dat werkt niet zo soepel als bij Google Docs, maar de bestanden worden niet opgeslagen op een externe server.

(Informatie afkomstig uit het artikel van Stefan Wischner en Noud van Kruysbergen, c’t magazine 09/2020, p. 126)