Bestanden uitwisselen tussen werkplekken: opties bekeken

Zakelijke documenten worden meestal in teamverband gemaakt: de ene collega zorgt voor de cijfers, de andere voor de grafieken en iedereen draagt zijn of haar steentje bij aan de tekst. Daarbij moet je vaak bestanden uitwisselen tussen werkplekken. Hoe blijft dat soepel lopen als (alle) collega’s thuis aan het werk zijn?

De financiële afdeling zit te wachten op de meest actuele cijfers, de tekst voor het intranet moet dringend nagekeken worden en je wilt graag een second opinion over het ontwerp van de presentatie die je binnenkort moet geven. Geen probleem zolang alle collega’s samen op kantoor zijn: de tabel met de kwartaalcijfers wordt op de fileserver op zijn vaste plek geparkeerd en tijdens het persoonlijke gesprek met de vormgever ziet de presentatie er al snel mooi opgeleukt uit. Voor bestanden uitwisselen tussen werkplekken zijn standaardmethodes op het werk.

Als alle teamleden thuis ver van elkaar achter hun eigen bureau zitten, wordt dat toch even andere koek. Hoe moet je dan bestanden uitwisselen met specifieke collega’s of met het hele team? Op de bestandsservers binnen het bedrijf zijn voor alle afdelingen en soms ook voor derden zones ingedeeld, vaak met specifieke lees- en schrijfrechten.

Als je gebruik kunt maken van een VPN-verbinding met het bedrijfsnetwerk heb je geluk. Bestanden uitwisselen is dan ook vanuit thuis geen issue. Afhankelijk van de verbinding heb je in het slechtste geval alleen ‘last’ van een iets lagere snelheid.

Als je het zonder VPN moet stellen, heb je nieuwe manieren nodig om bestanden uit te wisselen. Het meest voorkomende alternatief is een clouddienst zoals Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive en Box. Ze werken allemaal volgens hetzelfde principe: je krijgt persoonlijke opslagruimte op de server van een aanbieder. Die is te gebruiken als een externe harde schijf om bestanden en mappen in op te slaan. Dat gebeurt via de browser of met de softwareclient van de aanbieder, die bepaalde lokale mappen synchroniseert met de cloudopslag.

Veel mensen hebben zelf al een gratis clouddienst in gebruik, soms zelfs zonder dat ze dat zelf doorhebben. Zo biedt elk Google-account toegang tot Google Drive en met een Microsoft-account krijg je ten minste vijf GB aan opslagruimte binnen OneDrive. De­ ­tabel hieronder geeft een overzicht van een aantal opties voor cloud­aanbieders en toont de verschillen en overeenkomsten in gratis opslag­quota, de kosten van extra opslag en eventuele beperkingen.

Klik op de tabel voor een vergroting (in pdf-formaat). Wijzigingen voorbehouden.

Cloudstorage is in de eerste plaats bedacht om een enkele gebruiker van een pc, laptop, tablet of smartphone op elk gewenst moment toegang te geven tot centraal opgeslagen bestanden. Cloudopslag is echter ook geschikt voor het versturen van bestanden van de ene gebruiker naar een andere.

Na het uploaden via de browser of de synchronisatietool worden de bestanden vrijgegeven voor de ontvanger. Daarvoor wordt via de website of bij sommige diensten via het contextmenu van Verkenner een url aangemaakt en wordt de ontvanger per mail of chat­programma op de hoogte gebracht. De ontvanger klikt de link aan en downloadt de bestanden via de browser naar zijn of haar computer. Voor de meeste clouddiensten is een account bij de aanbieder nodig om te kunnen uploaden en opslaan, maar niet voor het downloaden via de downloadlink. Als het dus alleen om het versturen van bestanden gaat, hoeven niet alle betrokken partijen een account bij dezelfde cloudprovider te hebben.

Een bepaalde hoeveelheid opslagruimte is bij de meeste aanbieders gratis. Pas als je daar niet meer genoeg aan hebt, moet je een betaald abonnement afsluiten. Als je alleen bestanden wilt delen en die niet permanent in de cloud wilt laten staan, kun je ze verwijderen of weghalen uit de synchronisatiemap zodra de ontvanger de bestanden veilig heeft opgeslagen. Op die manier heb je vrijwel altijd genoeg aan de gratis hoeveelheid opslag. Maar in zo’n geval zou je ook een dienst kunnen gebruiken voor het vesturen van grote bestanden, zoals WeTransfer.

Als je voor de onderlinge communicatie Microsoft Teams vanuit thuis gebruikt, is dat meteen ook de eenvoudigste tool om bestanden onderling uit te wisselen. Documenten upload je via kanalen en chats of voeg je direct toe je in gesprekken. In het geval van Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden kunnen de bestanden ook samen bewerkt worden.

Overigens werkt die vorm van teamwork ook zonder Microsoft Teams: de bestanden hoeven alleen op OneDrive of OneDrive for Business te worden opgeslagen, zoals Teams dat zelf ook doet (zie ook het artikel over online samenwerken in Word en Excel).

Bij veel van de genoemde clouddiensten worden de bestanden opgeslagen op een server op een onbekende locatie, meestal in datacentra in de VS. Dat geeft niet alleen een ongemakkelijk gevoel, maar kan ook in strijd zijn met de AVG en eventueel het bedrijfs­beleid. De uitzondering bij de grote namen is One­Drive for Business: Microsoft is onlangs begonnen met aan zakelijke klanten met een Office 365-abonnement te ­beloven dat hun bestanden worden opge­slagen op servers in hun eigen land.

Je kunt gericht kijken naar cloudaanbieders die hun bestanden dichterbij je vestigingsplaats opslaan, waar ze uiteraard ook de focus op leggen op hun betreffende websites. Het Duitse Strato ­HiDrive bijvoorbeeld, of Tresorit van het Zwitserse bedrijf met dezelfde naam. Strato HiDrive biedt geen gratis opslagruimte meer.

Tresorit heeft wel een gratis Basic-­abonnement van 3 GB met beperkingen in het aantal gedeelde links per maand, met een maximum van 250 MB per link en maximaal twee apparaten per account. Tresorit maakt ook het simpel en gratis ver­sturen van grote bestanden tussen twee gebruikers mogelijk via Tresorit Send.

Bestanden die in je (persoonlijke) OneDrive-cloudstorage staan opgeslagen, zijn eenvoudig te delen met collega’s.

De manier van werken is een beetje omslachtig. De afzender moet het bestand eerst uploaden naar de persoonlijke cloudopslag, dan de link om te delen genereren en doorgeven. Dat is makkelijker geregeld bij de online diensten die gespecialiseerd zijn in het direct versturen van bestanden. Die diensten zijn ook een goede keuze bij het versturen van bijzonder grote bestanden, zoals bij het uitwisselen van videobestanden, die met een hogere resolutie vaak al snel erg groot worden. Dergelijke diensten hebben zeer royale limieten wat de bestandsgrootte betreft, in tegenstelling tot bij cloudopslag.

Technisch gezien werken de bestandsuitwisselingsdiensten ze op dezelfde manier als cloudopslagdiensten: de verzender uploadt het bestand eerst naar een server van de aanbieder. De ontvanger ontvangt de downloadlink in een mail. Een uitgebreide test van dergelijke filetransfer-diensten vind je in het mei-nummer van 2020.

Een VPN-tunnel beschermt je bestanden tegen ongewenst meekijken door derden. Als je bestanden op andere manieren via internet verstuurt, valt die bescherming weg.

Hoewel de overdracht meestal versleuteld is, zijn de bestanden dat zelf niet. Dat geldt voor clouddiensten als Dropbox en Google Drive en voor het gebruik van verzendservices zoals het Nederlandse TransferXL of het versturen via e-mail van derde partijen zoals Gmail en Outlook.com.

In dat geval kun je alleen maar volledige data­bescherming regelen met behulp van end-to-end encryptie. Tresorit en Strato HiDrive bieden die encryptie, maar bij de meeste andere aanbieders moet je daar zelf voor zorgen. De eenvoudigste oplossing: verpak de te verzenden bestanden in een zip-bestand en beveilig dat met een wachtwoord. De complete inhoud is dan versleuteld, alleen de bestandsnamen zijn nog leesbaar.

Je meldt de ontvanger het wachtwoord via een aparte route, bijvoorbeeld telefonisch. Voor het versleutelen en het uitpakken heb je een compressieprogramma nodig, zoals het gratis 7-Zip.

Om een bestand vóór het verzenden via een clouddienst te versleutelen, is een zipprogramma als 7-Zip handig.

Boxcryptor is een handige optie voor het automatisch versleutelen van bestanden die in cloudopslag geparkeerd staan en die je van daaruit wilt delen. Het programma versleutelt alle bestanden die bedoeld zijn voor het parkeren in de cloud automatisch vóórdat ze worden geüpload. Het delen van versleutelde bestanden vereist echter een extra stap omdat de verzender een sleutel naar de ontvanger moet sturen.

Bij alle genoemde oplossingen zijn derde partijen betrokken, wat als het om privacy gaat niet altijd wenselijk is, ook al staat de data op binnenlandse ­bodem. Als het opzetten van een VPN geen optie is, is een self-managed cloudstorage zoals Nextcloud de beste keuze. Met relatief weinig moeite en kennis biedt dat de mogelijkheid om bestanden uitsluitend op een door jezelf beheerde opslagruimte op te slaan en te delen. De meest populaire door jezelf gehoste cloud­oplossingen zijn ownCloud en Nextcloud. Die werken net als Dropbox en OneDrive, maar staan dan geïnstalleerd op een server in eigen beheer.

Het opzetten van een FTP-server is eenvoudiger dan het opzetten van een Nextcloud-server. De software ervoor is gratis beschikbaar voor alle mogelijke besturingssystemen. Het gouwe ouwe FTP is echter een onveilig protocol, de meer veilige varianten zoals FTPS en SFTP zijn echter niet meer zo eenvoudig op te zetten.

Tot slot een waarschuwing: hoe voor de hand liggend en praktisch het ook lijkt, weersta de verleiding om documenten voor collega’s eenvoudigweg in een e-mail toe te voegen. Veel mailservers weigeren bijlagen als ze een bepaalde bestandslimiet overschrijden of halen ze zelfs volledig weg uit veiligheidsoverwegingen. Bovendien worden er elke keer dat je een document verzendt en doorstuurt, nieuwe kopieën van dat document gemaakt, waardoor er snel chaos ontstaat.

Door de gevaren van malware dreigt een ander gevaar bij het verzenden van bestanden via e-mail. Malware verspreidt zich voornamelijk via kantoorbestanden die als bijlage verzonden worden. Je oplettendheid zal snel verminderen als je veel berichten met bijgevoegde kantoorbestanden van een betrouwbare bron ontvangt. De mogelijk gevaarlijke variant die daar tussen is geslopen klik je dan per ongeluk aan en dan begint de ellende.

De beste methode voor het uitwisselen van bestanden vanuit je thuiskantoor is zonder twijfel het gebruik van een VPN-verbinding. Cloudopslag en online filetransfer-tools zijn handige en praktische alternatieven. Op het gebied van gegevensbescherming vallen er daarbij wel een groot aantal buiten de boot. Als je de uitdaging aan wilt gaan en er tijd in wilt steken, is een self-managed cloudopslag zoals Nextcloud een betere keuze.

(Stefan Wischner en Alieke van Sommeren, c’t magazine)

Blijf op de hoogte van de nieuwste informatie en tips!
Schrijf je in voor de nieuwsbrief: