Multifunctionele laserprinters voor zzp’ers en kleine kantoren

Voor minder dan 500 euro heb je al een multifunctionele laserprinter die dubbelzijdig print, een touchscreen heeft en professionele kopieer- en scanfuncties biedt. Daarmee zijn ze geschikt voor zzp’ers die voor deze toepassingen een enkel apparaat willen. Dankzij hoge printvolumes en uitbreidbare papierlades zijn ze ook geschikt voor kleinere werkgroepen.

Als het op snelheid en een strak printresultaat aankomt, dan genieten laserprinters nog steeds de beste reputatie. Zelfs onder de microscoop bekeken zien randen van letters er nog uit alsof ze langs een liniaal zijn getrokken. Het hoogwaardige dekkende poeder zorgt bovendien voor voortreffelijke contrastwaarden. Aangezien de toner door de fixeer-unit op het papier ingebakken wordt, speelt de papierkwaliteit een veel kleinere rol dan bij inkjetprinters.

Multifunctionele laserprinters voor kantooromgevingen die scannen, kopiëren en faxen, zijn soms verrassend gunstig geprijsd zonder dat je inlevert op de scan- en netwerkprestaties. We hebben zes modellen eens goed onder de loep genomen: de Brother MFC-L8690CDW, Canon i-Sensys MF735Cx, Kyocera Ecosys M5526cdn, Lexmark CX 417de, Oki MC573dn en Ricoh SP C260SFNW. De testapparaten zijn bij veel (web)winkels voor minder dan 500 euro verkrijgbaar.

Als je in een kantoor met weinig ruimte zit, dan zijn dit waarschijnlijk niet de apparaten voor jou: ze zijn allemaal behoorlijk fors van formaat. Heb je niet veel plek, dan is een compactere inkjet multifunctional wellicht beter geschikt. Bovendien blijft de lucht daarmee ook iets frisser in de ruimte waar de printer zich bevindt: de laserprinters verspreiden merkbaar de typische kopieer/ laserprinterlucht die fixeereenheden produceren. Daarom kun je ze het beste in een goed geventileerde ruimte neerzetten, het liefst waar niemand werkt.

Alle geteste apparaten beschikken over een papiercassette met een capaciteit van 250 vel, en bij alle kun je de capaciteit verdubbelen met een tweede cassette. Met uitzondering van de Lexmark en Ricoh zijn alle apparaten voorzien van een handmatige papierinvoer waar je 50 vel normaal papier in kwijt kunt, of enkele folies of kaften, afhankelijk van de dikte. Bij de Lexmark of Ricoh kun je afwijkende media alleen per vel invoeren.

Laserprinters voor werkgroepen zijn geschikt voor printvolumes van enkele duizenden pagina’s per maand. In de technische gegevens duiken bijzonder indrukwekkende vijfcijferige pagina-aantallen op. Deze verwijzen echter naar de eenmalige maximale belasting, de aangeraden maandelijkse volumes zitten eerder rond de vijf tot tien procent hiervan. De laserprinters die we getest hebben printen automatisch dubbelzijdig. Bij de printerdrivers staat duplexprinten standaard aan. Bij alle laserprinters komen de geprinte vellen met de voorpagina omlaag uit de machine gerold.

Volgens de fabrikanten zouden er minstens 150 geprinte pagina’s in de uitvoerlade moeten passen, met in de praktijk wisselende gevolgen. Bij onze test van 200 enkelzijdig bedrukte pagina’s ging het bij de Kyocera, Oki en Ricoh ook nog goed. Bij de eerste test werd het bij de Brother een complete chaos. Door de warmteontwikkeling in de fixeereenheid gingen de pagina’s flink bobbelen, waardoor ze niet netjes in de lade terechtkwamen. Daarbij moet wel gezegd worden dat de MFCL8690 als enige printer een driveroptie heeft om het bobbelen te reduceren. Toen we deze optie activeerden, plaatste hij alle 200 geprinte pagina’s netjes in de lade. De printer van Canon onderbrak het printen na 110 pagina’s met een waarschuwing om de lade te legen. De Lexmark deed dit na 197 pagina’s. Bij de multifunctional van Oki kun je de scanner-opbouw die boven de uitvoerlade zit naar achteren klappen. Daarmee creëer je meer ruimte bij de uitvoerlade en kun je bovendien beter bij de geprinte pagina’s.

Als je even snel iets wilt kopiëren of faxen, dan moet een kantoorapparaat gebruiksvriendelijk zijn. Alle apparaten zijn daarvoor voorzien van een touchscreen. Met uitzondering van de Canon hebben ze bovendien een fysiek numeriek toetsenblok en enkele functietoetsen.

Het enorme touchscreen en de grote toetsen van de Oki waren het prettigst, terwijl het ongevoelige touchscreen van de Canon irritant was. We moesten drie tot vier keer op het scherm drukken om het kopiëren te starten. De touchscreens van alle geteste apparaten zijn drukgevoelig en werken daarom ook als je ze met de achterkant van een pen of een stift indrukt. Dat kan handig zijn, bijvoorbeeld als je op de kleine cijfertoetsen van het scherm van de Canon moet drukken.

Alle testmodellen kunnen de pagina’s automatisch dubbelzijdig scannen en dubbelzijdig afdrukken, echter met uitzondering van de Ricoh. Die scant pagina’s via de invoer bovenop de klep alleen enkelzijdig. In de Automatic Document Feeder (ADF) bij de Brother, Canon en Kyocera zit een tweede scanstrip (Duplex ADF, DADF). De ADF’s van Lexmark en Oki draaien de pagina na de eerste scandoorloop om en scannen daarna dan de achterkant van de pagina (Reverse ADF, RADF). Dat vereist wel complexere en snellere mechanische onderdelen.

In multifunctionele printers met een DADF (Duplex Automatic Document Feeder) zoals de Kyocera Ecosys M5526cdn zit een tweede scanstrip, zodat van een pagina automatisch beide zijden tegelijkertijd worden ingescand.

Onze testapparaten hadden allemaal een usb-poort voor geheugensticks aan de voorkant. Bijna alle apparaten kunnen pdf- en JPEG-bestanden direct vanaf een stick printen of daar scans op opslaan. De Ricoh SP C260 gebruikt usb-sticks alleen als opslag voor scans, maar herkent wel PictBridge-camera’s die je op de usbpoort aansluit, zodat je vanaf de camera foto’s rechtstreeks kunt printen. Dit is een functie die je eigenlijk eerder bij printers voor thuisgebruik verwacht.

De multifunctionele printers die we hebben getest ondersteunen ook afdrukken via een smartphone en andere mobiele apparaten met Android of iOS die in hetzelfde netwerk zitten. Met uitzondering van de Lexmark CX417de werden alle testapparaten door een iPad herkend als AirPrint-printers. Op Android-smartphones konden we printen via de printplug-in van Mopria (Mobile Printing Alliance), die als generieke printdriver werkt. Naar keuze kun je ook printplug-ins van de fabrikanten gebruiken of andere generieke plugins zoals Google Cloud Print. De Oki was de enige printer in de test die de Mopria plug-in niet herkende en Oki biedt ook geen eigen plug-in. Het lukte wel om via de Cloud-Print-plug-in te printen.

Naast de printfuncties van de mobiele besturingssystemen kun je ook apps van de fabrikanten gebruiken, die zowel voor Android als iOS gratis beschikbaar zijn. Naast speciale functies zoals secure-printing of printen vanuit Cloud-opslag, kun je daarmee ook scans vanaf de multifunctionals naar een mobiel apparaat sturen. De scans worden dan lokaal of in de cloud opgeslagen. Houd er hierbij wel rekening mee dat dit niet altijd aan te raden is wat de gegevensbescherming betreft.

De printers van Brother, Canon en Ricoh kunnen naast via usb en ethernet ook draadloos via wifi communiceren. Indien je smartphone geen toegang heeft tot het lokale netwerk, dan kun je ook met Wifi Direct verbinding met de printers maken. Voor het printen of voor het ontvangen van gescande documenten maak je dan een directe verbinding tussen het mobiele apparaat en de printer. Je moet dan een WPA-wachtwoord vanaf het scherm van de printer overtypen (Brother) of een verbinding maken via NFC (Near Field Communication) door je mobiele apparaat met NFC-ondersteuning bij het NFC-label op de printer te houden, zoals dat bij Canon en Ricoh kan.

Misschien komt de multifunctionele printer op een afdeling waar met gevoelige informatie wordt gewerkt of in een openbare ruimte. Dan wil je niet dat er verbinding wordt gemaakt met een niet-geautoriseerd mobiel apparaat of dat elke willekeurige usb-stick erin kan worden gestoken. Daarom wil je dergelijke functies kunnen beheren en waar nodig deactiveren. Voor de cloud en Wifi-Direct-functies geldt dit ook. Voor de usb-host-aansluiting onder omstandigheden echter niet.

De beheerdersinstellingen zijn bij de apparaten van Canon, Oki en Kyocera standaard van een wachtwoord voorzien, net als het webfront-end, waarmee het veel prettiger is om een printer te beheren dan via een onoverzichtelijk touchscreen. Het gaat dan wel om standaardwachtwoorden zoals ‘7654321’ of ‘admin’, dus die moet je wel eerst wijzigen. De beheerwebsites van de andere apparaten kunnen ook van een wachtwoord worden voorzien, wat je zeker moet doen.

Voor het openen van de webinterface moet je het lokale ip-adres van de printer in de adresbalk van de browser typen. In het beheermenu tref je de opties aan voor apparaat-, veiligheids- en netwerkinstellingen die min of meer overzichtelijk in functiegroepen zijn ingedeeld. Ook de lijsten met faxcontacten en met doelapparaten voor het faxen kun je hier makkelijk beheren. Het front-end van de Canon i-Sensys was het meest verwarrend. Daar zit het configureren van de mailserver bijvoorbeeld verstopt bij de cryptische ‘TX-instellingen’ in plaats van bij de netwerkinstellingen, wat logischer zou zijn. De poortnummers van verschillende services zijn daarnaast in een eigen submenu gezet, wat nogal ongebruikelijk is.

Daarbij moet wel gezegd worden dat Canon veel beveiligingsopties biedt, zoals SSL-encryptie, IPSec, secure-printing en zelfs een eigen firewall. De Ricoh SP C260 had de minste beveiligingsmogelijkheden van de geteste modellen. Hij heeft niet eens SSL-versleuteling voor de SMTP-server. Dat kan voor problemen zorgen met de meeste mailservers, die al lang versleuteling gebruiken.

Veilig printen (Secure Printing) is in deze prijsklasse verplichte kost: printopdrachten worden gekoppeld aan een gebruikersaccount op de printer of bij het versturen vanaf de pc via de driverinstellingen voorzien van een pincode. Als de printer zo’n opdracht ontvangt, houdt hij deze vast en print hem pas op het moment dat de gebruiker zijn wachtwoord of pincode op de printer invoert. Dan valt het geprinte materiaal niet in verkeerde handen en wordt minder papier verkwist door printopdrachten die nooit worden opgehaald.

Meer testresultaten

Zo goedkoop als de kleurenlaserprinters zijn in aanschaf, zo duur zijn ze in het gebruik: een kleurenafdruk van een pagina volgens ISO/IEC 24712 kost bij de Kyocera M5526 12,94 cent aan tonerkosten – en daarmee is de Kyocera nog de goedkoopste uit de test. De Ricoh SP C260 is met meer dan 19 cent per ISO-kleurenpagina het duurst. Voor het dagelijkse gebruik raden we aan de tonerspaarmodus in te schakelen.

Bij het spaarzaam printen zijn er grote verschillen: bij enkele apparaten zoals de Brother, Canon en Oki komt er een raster in de letters, andere printen tekst vol en sparen inkt bij kleurvlakken in grafische elementen en logo’s (Lexmark, Ricoh).

Van de geteste lasterprinters zijn er alleen voor de Brother, Canon, Lexmark en Oki XL-cartridges verkrijgbaar met een hogere capaciteit, waarmee de kosten per ISO-pagina lager uitkomen. Een complete set XL-cartridges kost wel meer dan 500 euro en is daarmee duurder dan een volledig nieuw apparaat. Met uitzondering van de Kyocera komen de tonerkosten nog steeds boven de 14 cent per ISO-pagina uit. Ter vergelijking: bij de huidige inkjetprinters voor een kantooromgeving met een XL-cartridge liggen de kosten per ISO-pagina tussen 6,6 en 9 cent.

Afhankelijk van de constructie van het printmechanisme en de cartridges, komen er ook kosten bij voor het vervangen van de drum, de transfer-belt, fixeereenheid en de opvangbak voor het restpoeder. Bij de geteste apparaten van Brother, Lexmark en Oki komt er dan nog 1 cent per ISO-pagina bij. Bij de andere printers verwissel je samen met de tonercartridge ook meteen de drum. Kyocera gebruikt keramische drums met een lange levensduur.

Bij de gebruikskosten zou je natuurlijk ook het energieverbruik van de laserprinters moeten meerekenen: het leeuwenaandeel komt voor rekening van de fixeereenheid tijdens het printen. Deze fixeert de toner met 200 graden op het papier. Om vanuit stand-by snel te kunnen printen, houden de meeste printers de fixeereenheid met kleine stroomstootjes op temperatuur. Alleen de apparaten van Canon en Lexmark werken zonder deze stroomimpulsen. Daarom kun je het beste instellen dat de printer na het afdrukken zo snel mogelijk naar de energiebesparingsmodus schakelt.

Alle getest multifunctionele kleurenlaserprinters zijn wat hun prestaties betreft prima geschikt voor een kantooromgeving met meerdere gebruikers of kleinere werkgroepen. Daarbij is de aanschafprijs van minder groot belang dan de gebruikskosten. De Kyocera Ecosys M5526cdn heeft de laagste printkosten, een goede uitrusting en biedt veel veiligheidsfuncties.

Als daarentegen een zo hoog mogelijke printkwaliteit en ruime aanpassingsmogelijkheden zwaarder meetellen, dan is de snelle Oki MC573dn een aanrader. De Brother MFC-L8690CDW is makkelijk te bedienen, en daarmee ideaal voor mensen die geen gedoe willen. Zonder serviceovereenkomst om de doorlopende kosten te beheersen zijn de laserprinters echter allemaal eerder geschikt voor omgevingen waar weinig wordt geprint – maar daar zijn ze dan eigenlijk weer niet voor gemaakt.

De printers zijn alleen al door hun grootte niet geschikt om op je bureau neer te zetten. Daarvoor zijn inkjetprinters beter omdat die apparaten kleiner zijn, minder stinken tijdens het gebruik en beduidend goedkoper zijn.