Meer dan documentbeheer

Noud van Kruysbergen
0

Documentbeheer is inmiddels uitgegroeid tot een allround online enterprise-applicatie.

Bij het woord documentbeheer denk je misschien nog aan muffe archieven waar iemand met een stoffige jas op zoek gaat naar een map met het door jou gewenste document. Cygnet Cloud bewijst echter dat documentbeheer veel meer is dan alleen het bewaren van bestanden: je kunt de complete workflow van een bedrijf ermee afhandelen.

ctNL160102_cygnet_interface

Ieder gebruiker kan door de widgets zelf bepalen wat hij op zijn webinterface heeft staan.

Er bestaan inmiddels meerdere online applicaties waarmee je documenten kunt delen en al dan niet samen bewerken. Denk bijvoorbeeld aan Google Documenten. Dat is echter een afgesloten wereld, specifiek gericht op het organiseren van documenten. Andere, met name bedrijfsmatig interessante aspecten als e-mails, verschillende gebruikers met verschillende rechten, het synchroniseren met lokale mappen en een centrale agenda vergen een veel meer geïntegreerde oplossing.

De bestaande on-site mogelijkheden vereisen vaak een uitgebreide infrastructuur met een file- en mailserver en een aantal clients met uitgebreide mogelijkheden. Voor een online oplossing als Cygnet Cloud geldt dat niet: een internetverbinding en een browser zijn genoeg om al die elementen van de workflow af te kunnen handelen.

Voor een klein bedrijf uit het MKB-segment vergt een dergelijke infrastructuur al een aardige investering. Dan is een online applicatie een ideale mogelijkheid, die bovendien nog makkelijk schaalbaar is ook zonder dat er meteen allerlei meerkosten aan verbonden zijn. Iets vergelijkbaars vind je ook bijvoorbeeld bij Google Apps for Work, maar dat is toch nog meer opgezet vanuit de losse toepassingen.

Accounts

Als systeembeheerder maak je eerst een account aan. Laat de taalinstelling op Engels staan, want de Nederlandse versie is verre van compleet, waardoor je een mengsel van twee talen krijgt. Vervolgens ga je gebruikers aanmaken. Daarbij geef je voor iedere gebruiker aan bij welke groep hij of zij hoort.

Cygnet Cloud heeft al een aantal voorgedefinieerde rollen, variërend van System Administrator (die dan hetzelfde mag als jij) tot Viewer – iemand die alleen documenten kan inzien. De meeste gebruikers zullen ‘End User’ worden om met documenten en taken te kunnen werken.

Je kunt een gebruiker ook bij een groep indelen. Er is een groot aantal groepen voorgedefinieerd die je in de praktijk waarschijnlijk niet allemaal zult gebruiken. Dit is een goed moment om er even over na te denken hoe je de online organisatie in elkaar wilt zetten: moet dat een reflectie van je bedrijfsorganisatie zijn of kan het een zelfstandige indeling zijn? Het is in ieder geval zaak die indeling zo duidelijk en overzichtelijk mogelijk te houden.

Als laatste ken je nog rechten toe aan gebruikers: moeten ze taken kunnen aanmaken en mogen ze het EMS gebruiken (E-mail Management Systeem).

Een gebruiker kan vervolgens inloggen en krijgt dan een webpagina te zien met daarop een aantal widgets voor onder meer recente documenten, zijn contacten, een routeplanner vanaf de huidige locatie. Die widgets zijn vrij te positioneren, indien gewenst te verwijderen, maar er kunnen ook andere voor bijvoorbeeld het snel schrijven van een e- mail worden toegevoegd.

ctNL160102_cygnet_p04

Bij het aanmaken van gebruikers kun je uit een aantal voorgedefinieerde rollen kiezen.

Interne organisatie

Het is van belang van tevoren goed naar de opzet van Cygnet Cloud te kijken. De basis wordt gevormd door zogeheten infohubs waar mappen en bestanden in komen te staan en gekoppeld worden aan gebruikers en gebruikersgroepen. De rol van repository’s wordt in het gebruik niet geheel duidelijk, en ook de term container wordt regelmatig generiek gebruikt.

De infohubs worden op zich weer gecategoriseerd in domeinen. Het is zaak de online handleiding goed door te lezen om de conceptuele verschillen tussen die lagen goed te begrijpen, want helemaal intuïtief is het niet. Je kunt natuurlijk ook gewoon van de bodem af aan zelf je domeinen en infohubs aanmaken en je niets aantrekken van de bestaande containers.

E-mails koppelen

Voor dit nieuwe platform hoef je geen nieuwe mailadressen aan te maken, maar je kunt de toegangsgegevens van een IMAP-server invoeren. Daardoor kun je ook accounts van Gmail.com, Outlook.com en Yahoo.com gebruiken. Welke instellingen je daarvoor moet opgeven staat in de handleiding. Op die manier kun je een bestaand mailadres blijven gebruiken en toch binnen Cygnet Cloud mails naar andere gebruikers sturen.

Via het enveloppictogram bovenin kom je bij de mailbox van het account. Met ‘Compose’ kun je een nieuwe mail opstellen, waar je naast een geadresseerde ook een infohub en tags kunt toevoegen. De handtekening die je ingesteld hebt bij het aanmaken van het account wordt automatisch toegevoegd. Bij het EMS Management kun je ook nieuwe handtekeningen toevoegen met daarin bijvoorbeeld een eigen logo.

Werken met documenten

In de mappen kun je nieuwe documenten aanmaken of bestaande uploaden.

In de mappen kun je nieuwe documenten aanmaken of bestaande uploaden.

Heb je de structuur staan, dan kun je via het DMS-pictogram naar het feitelijke documentbeheer. Door met rechts op een container te klikken kun je er een document naar uploaden of een nieuw document aanmaken. Bij het aanmaken kun je kiezen uit een tekstdocument (docx), een spreadsheet (xlsx) of een presentatie (pptx). Daarna wordt het document aangemaakt en kun je het met een lokaal programma bewerken. Als je daarmee klaar bent, kun je het met de knop ‘Check in’ in het systeem opslaan. Iedere keer als je een bestand wijzigt moet je eraan denken het weer in te checken.

Cygnet Cloud heeft ook versiebeheer. Als je met rechts op een bestand klikt, kun je via ‘View / Version folder’ de eerdere versies zien. Ook kun je daar met een rechter muisklik het snelmenu openen om met ‘Restore version’ een oudere versie terug te zetten. In het snelmenu van een bestand kun je ook kiezen voor ‘Action / Share’ om het bestand te delen. In hetzelfde menu zit bovendien de optie ‘Create PDF’ waarmee meteen een PDF-versie van je document gemaakt wordt.

OurDrive

Het programma OurDrive van Cygnet installeert een tweetal mappen op je desktop: Cygnet Cloud Initial Import en Cygnet Cloud Intray. Bij de Settings moet je de server-url en de inloggegevens opgeven, plus de container waar de bestanden in moeten komen. Let erop dat je bij iedere wijziging het programma moet afsluiten en weer opnieuw opstarten.

Met ‘Add folder’ kun je ook andere mappen toevoegen. De bestanden in die mappen komen dan in je ‘Intray’ te staan. Daar kom je via het postvakpictogrammetje van het dashboard. Je kunt meer dan 150 verschillende filetypen gebruiken, waaronder PDF-bestanden.

Er is een uitgebreide filing-wizard om je bestanden van meta-informatie te voorzien en te indexeren. Bij de Intray staat ook de optie ‘OCR’, maar die is voorbehouden aan de Enterprise-versie.

Agenda

De agenda is verrassend genoeg niet via een knop bovenin te bereiken, maar alleen via het ‘Calendar’-item in het Dashboard-menu. De agenda wijkt qua uiterlijk wat af van de rest van de interface omdat hij niet zelf ontwikkeld is, maar een versie is van Smart PHP Calendar.

De agenda werkt verder zoals je zou verwachten. Heb je wel eens met Google Calendar of een andere online agenda gewerkt, dan kun je hier snel mee uit de voeten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen Events, Tasks, Contacts en Booking. Bij een afspraak kun je contacten uitnodigen, maar die moet je eerst toegevoegd hebben. Gelukkig kun je een CSV-bestand met mailadressen importeren, maar verdergaande integratie met de rest van het systeem was handiger geweest.

ctNL160102_cygnet_p12

De agenda lijkt een wat vreemde eend in de bijt en is ook niet helemaal geïntegreerd.

En nog meer

Cygnet Cloud heeft functies die het niveau van gewone cloudopslagdiensten overstijgen. Naast de reguliere documentbeheermogelijkheden kun je via het Dashboard nog Media beheren in de vorm van boeken, muziek, foto’s en video’s. Alle aanpassingen die je doet zijn meteen door alle betreffende gebruikers te zien.

In het Dashboard-menu zit zelfs een optie voor een rekenmachine, al voegt dat hier niet zoveel toe.

ctNL160102_cygnet_p14

Cygnet Cloud heeft ook een app.

Conclusie

Cygnet Cloud kan een mooi geïntegreerd en uitgebreid documentmanagementsysteem worden. Op dit moment lijken sommige onderdelen nog te weinig één geheel en ook de workflow is niet altijd even duidelijk. Een voorbeeld van dat laatste: bij vrijwel alle menu-items en pictogrammen die je aanklikt gaat er een nieuw tabblad open. Als je van de documenten naar de mail en weer terug naar de documenten gaat, heb je twee tabbladen met de documenten open. Dat wordt een beetje onoverzichtelijk.

Gelukkig zijn er apps voor mobiele apparaten als smartphones en tablets, waar dit geen rol speelt. Met die apps heb je dan wel niet alle functies tot je beschikking, maar kun je in ieder geval makkelijk bij al je bestanden. Dialoogvensters hebben vaak een kruisje rechtsboven en een aparte Close-knop, maar soms doet dat kruisje niets en moet je per se de knop gebruiken. Die workflow verdient nog wat meer aandacht.

Je moet er dus even tijd in stoppen om de mogelijkheden goed te doorgronden, maar dan kun je er ook dingen mee die bij andere systemen nog niet mogelijk zijn en waarschijnlijk ook niet mogelijk gaan worden. Zeker als je bedenkt dat de versie voor één gebruiker gratis is en je tot vijftig gebruikers nog geen vijftien euro per gebruiker per maand kwijt bent. Als je meer gebruikers of meer mogelijkheden wilt, kom je bij de Enterprise-versie uit.

cygnettabel

Meer over

Software

Deel dit artikel

Lees ook

PowerColor Red Devil Radeon RX 5700 XT

De AMD Radeon RX 5700 XT biedt krachtige gameprestaties voor het geld. Als je de boel echter een beetje stil wilt houden, vallen de meeste modellen ge...

Harde schijf met helium: Toshiba X300

De met helium gevulde schijven uit de Toshiba X300-reeks bieden veel opslagruimte voor je geld en een zeer nette snelheid. Een korte test van het 10TB...

Interessant voor jou

0 Praat mee

avatar
  Abonneer  
Laat het mij weten wanneer er