Document scannen onderweg: mobiele invoerscanners bekeken

Met een documentenscanner met ingebouwde accu scan je rekeningen, contracten en papieren met een goede kwaliteit terwijl je op pad bent. In combinatie met een notebook maak je je mobiele kantoor compleet. We bekijken twee mobiele invoerscanners voor een document scannen onderweg.

Heb je een digitale kopie van een rekening of zoiets nodig, dan kun je met je smartphone er een foto van maken. Hoewel dat snel gaat, ben je meestal toch even bezig om het scherp te krijgen en de randen zo strak mogelijk in beeld te krijgen. Verder moet je zien te vermijden dat de schaduw van de smart­phone en je hand op de foto zichtbaar is. De kwaliteit kan afhankelijk van de camera en lichtomstandigheden redelijk zijn, maar is vaak maar matig. Als je geregeld onderweg bent en diverse documenten of contracten op een hoge kwaliteit moet scannen, dan komt een lichte, mobiele scanner dus goed van pas. Onze twee testapparaten, de Brother DS-920DW en de Epson WorkForce DS-80W, digitaliseren docu­menten zonder gedoe en in een goede, consistente kwaliteit.

Beide mobiele scanners passen dankzij hun langwerpige, smalle formaat samen met een laptop in een aktetas. Zoals alle invoerscanners verwerken ze alleen losse pagina’s. Een stapeltje documenten achter elkaar inscannen is niet mogelijk. De scanner van Epson is kleiner en lichter – hij is maar 6 centimeter breder dan een A4’tje – en kan maar één zijde van een blad scannen; het apparaat van Brother scant naar wens de voor- en achterkant tegelijk.

Dankzij de ingebouwde accu en wifi werken beide apparaten zonder kabels. De Brother heeft een 1700 mAh lithium-ion-accu die je makkelijk kunt vervangen. De 1140 mAh-accu van de Epson zit vast ingebouwd. Zonder schroevendraaier kun je er niet bij. Met een volle acculading kunnen beide minstens 100 pagina’s scannen voordat je ze weer aan de oplader moet hangen. Je laadt ze op via een usb-lader of een usb-poort in je notebook en beide apparaten worden geleverd met een usb-naar-micro-usb-kabel. Omdat de scanners laden met de voor USB 2.0 gebruikelijke 0,5 ampère, duurt het bij de Epson 3,5 uur en bij de Brother 4 uur om een lege accu weer volledig op te laden.

Bij beide scanners kun je wifi uitschakelen en ze via usb direct op een notebook aansluiten. Dan gaat de accu ook een stuk langer mee. Als je een verbinding via wifi wilt opzetten, kan dat via een bestaand wifinetwerk (infrastructuurmodus) of beide apparaten zetten een netwerk op met een eigen SSID (accesspoint-modus). Dat laatste is handig voor draadloos gebruik onderweg en als je de scanner met je smartphone wilt verbinden.

Om met de scanner van Epson te werken, moet je een verbinding met een notebook maken waar scannerdrivers en een toepassing op zijn geïnstalleerd. Of je moet verbinding maken met een Android- of iOS-smartphone waar de Epson DocumentScan-app op staat. De scanner van Brother heeft een sd-poort. Het testapparaat werd geleverd met een 8 GB microSD-kaart inclusief sd-adapter. Op die manier werkt de scanner van Brother volledig autonoom – iets wat de Epson niet kan. De opties die de Brother op het kleine lcd-schermpje toont zijn dan wel beperkt. Je kunt kiezen tussen een resolutie van 300 of 600 dpi, de scanmodi kleur en zwartwit, enkelzijdig of dubbelzijdig scannen en de bestandsformaten JPEG of PDF.

Als je de wififunctie van de Brother inschakelt, werkt hij als accesspoint met een eigen SSID. Als je dan verbinding maakt tussen de scanner en een smartphone (het wachtwoord staat op een etiket aan de onderzijde van de scanner), kun je in combinatie met de app Avision MiWand de opslag van de scanner benaderen. De scanfuncties kun je daarmee niet aansturen. Via het eenvoudige webfront-end waarmee je toegang krijgt tot de geheugenkaart en wifi-instellingen, kun je de scanner ook in een aanwezig wifinetwerk integreren. Op die manier kun je ook de sd-kaart benaderen als die in het apparaat zit.

Om de scanner direct vanuit de pc aan te sturen, moet je wifi deactiveren en de scanner in de pc-modus schakelen. Daarna kun je hem via een usb-kabel vanaf de pc bedienen als een normale scanner via de TWAIN-module of het scanprogramma Button Manager 2.0. Dat laatste is eveneens afkomstig van Avision. Als je met een pc via wifi verbinding maakt met de scanner, kun je ook weer alleen de opslag van de scanner benaderen. Je kunt er dan niet mee scannen.

In tegenstelling tot de Brother heeft de scanner van Epson geen ingebouwde opslag. Maar hij stelt wel alle scanfuncties beschikbaar via wifi. Je bedient hem via een pc of via de smartphone-app Epson DocumentScan. Om de scanner op het lokale wifinetwerk aan te melden gebruik je de WPS-knop op de router. Als de router WPS niet ondersteunt, moet je de scanner inrichten door deze via een usb-kabel op een pc aan te sluiten en in het set-up­programma de nodige gegevens in te voeren. Daarna vindt de driver de DS-80W in het netwerk. De usb-kabel heb je dan alleen nog maar nodig om de accu op te laden. De scanner van Epson beschikt niet over een eigen webfront-end.

Afgezien van het programma Epson Scan 2, dat je ook als TWAIN-module kunt gebruiken, levert Epson de krachtige software Document Capture Pro mee, die ook bij duurdere professionele scanners zit. Daarmee kun je scanprofielen maken en die koppelen aan profieltoetsen van scanners. In de profielen staan alle instellingen inclusief filters, dubbele beeldweergave en een OCR-tool, daarnaast ook doelgegevens zoals mailadressen, Sharepoint- en andere cloudopslag. Bij het testen met de Epson functioneerde de koppeling met de scantoets niet, maar dat was verder niet problematisch, omdat je toch elke pagina handmatig moet invoeren.

Beide scanners registeren met een sensor dat er een vel papier wordt ingevoerd, waarop een transportsignaal wordt geactiveerd en het vel door de scanner wordt gegrepen. Je kunt bij beide apparaten instellen dat ze het papier ook meteen gaan scannen, zodat je niet nog een extra knop hoeft in te drukken.

De scanner van Brother stuurt een eenvoudige TWAIN-module aan zonder filters. De Avision Button Manager is beduidend flexibeler en beschikt over goed bruikbare scanpresets voor documenten en foto’s. De scansoftware kan geen doorzoekbare pdf’s genereren. Daar is de eenvoudige document­beheersoftware Nuance PaperPort 12 SE voor bedoeld, die een bruikbare OCR-tool heeft voor tekst met een standaard grootte. De tekst­herkenning van de software van Epson presteerde stukken beter bij teksten met een klein lettertype, maar herkende beginkapitalen niet. De 600dpi-scans van foto’s die de Brother maakte waren te donker en hadden een groene zweem. Fijne details waren niet goed zichtbaar. De Epson maakte scans met beduidend meer details, maar ook weer met een groene zweem.

Een invoerscanner is geschikt om visite­kaartjes mee te scannen. Brother levert daar Presto BizCard 6 voor mee, die de visitekaartjes herkent en de gegevens in een database opslaat. Alleen herkent de software tekst bijzonder slecht: geen van de kaarten werd foutloos ingelezen. Epson levert geen software voor het inlezen van ­visitekaartjes mee.

Als je op zoek bent naar een scanner voor je mobiele kantoor, dan krijg je met de Epson WorkForce DS-80W een klein en licht apparaat met goede scansoftware. Deze scanner heeft helaas geen tweede scanmodule, waardoor dubbelzijdig scannen er niet in zit. De DS-80W kost circa 150 euro.

De Brother DS-920DW is twee keer zo zwaar. Hij is met circa 180 euro iets duurder. Als je hem via de pc wilt gebruiken, moet je hem aan een usb-kabel hangen. Hij scoort wel met zijn autonome functio­naliteit: voor het scannen heb je geen enkel ander apparaat nodig, wat bijzonder handig is als je snel even zonder gedoe een scan wilt maken.