Thuiswerken: productief samenwerken op afstand

Bijna alle kantoormedewerkers zitten nu vaker thuis aan hun bureau. Het zou wel eens een van de weinige positieve effecten van de coronacrisis kunnen zijn: daar waar mogelijk wordt thuiswerken de norm. We hebben een verzameling nuttige tips voor teamcommunicatie en veilige gegevensuitwisseling – zowel voor systeembeheerders als voor minder ervaren computergebruikers.

Vroeger zaten de meeste kantoormedewerkers het grootste deel van de tijd achter hun bureau in het bedrijf. Soms was incidenteel of wat meer structureel thuiswerken wel mogelijk, maar de basisplek was het bureau op het kantoor. Vaak ook omdat werkgevers dan het idee hadden dat ze wat meer controle over de werkzaamheden hadden – ook al blijkt uit vele onderzoeken dat (incidenteel) thuiswerken vaak productiever is en zeker niet tot minder commitment leidt.

Maar de werkelijkheid is tegenwoordig anders en de oude situatie zal niet snel terugkeren. Zo’n beetje alle kantoormedewerkers moeten thuis aan het werk kunnen. Bij zo’n verandering in de werkwijze gaat niet alles meteen vlekkeloos – en dan hebben we het nog niet eens over het moeten combineren van thuiswerken, kinderopvang en onderwijs en eventuele mantelzorg.

Een serie artikelen in uitgave 6 van c’t probeert de omschakeling voor bedrijven en hun werknemers wat te vergemakkelijken. De informatie over bestanden uitwisselen tussen werkplekken vind je meteen hier. Veel van de tips zijn ook van toepassing voor het privé-leven of om bijvoorbeeld de communicatie binnen een sportclub te onderhouden tijdens een pandemie zoals die van het coronavirus.

Als je het bedrijfsnetwerk via een VPN-verbinding vanuit huis kunt bereiken, ben je in het voordeel ten opzichte van andere oplossingen: je kunt de mappenstructuren zoals je die gewend bent dan nog steeds gebruiken. De systeembeheerders van het bedrijf blijven daarbij zorgen voor de beveiliging van de gegevens en regelmatige back-ups. Maar zij zullen het goed kunnen merken of er 5 of 50 collega’s tegelijkertijd een VPN-verbinding gebruiken vanuit hun thuiskantoor. Meer over hoe thuiswerkers en systeem­beheerders ervoor kunnen zorgen dat de IT-­faciliteiten van een bedrijf die datastroom kunnen opvangen lees je in het magazine en deze VPN-tip kan ook van pas komen.

Teamcommunicatie

Vooral bij kleinere bedrijven is de IT-structuur wellicht niet goed voorbereid op medewerkers die vanuit thuis werken. Een crisis lijkt een zeer ongunstig moment om nieuwe structuren uit te proberen en nieuwe tools te introduceren. Maar dat hoeft niet zo duur te zijn als het op het eerste gezicht lijkt. We geven een overzicht van de mogelijkheden die er zijn om als team samen te blijven werken. We gaan onder andere in het magazine in op de mogelijkheden van Microsoft Teams. Je kunt ook het overzicht van diensten voor gratis videobellen bekijken.

Bestanden uitwisselen

Als de gebruikelijke mappen en mappenstructuren van een bedrijfsnetwerk niet via VPN beschikbaar zijn voor thuiswerkers, moet het uitwisselen van bestanden op een andere manier gebeuren. Een eenvoudige optie lijkt dan het versturen van die bestanden als bijlage via mail, maar die manier van verspreiden is vaak niet versleuteld en kan onderweg naar je collega’s dus wellicht onderschept worden. We bekijken in het magazine wat alternatieven voor het gebruik van opslagruimte en je vindt hier een overzicht diensten voor bestandsuitwisseling om je bestanden veilig te kunnen delen. Als je die geen van allen vertrouwt, kun je het opensource filetransfer-­platform Plik op een eigen server zetten (meer daarover in het juni-nummer).

Videoconferenties

De reguliere wekelijkse teamvergaderingen, het informatieve praatje bij de koffieautomaat, de ad-hoc bijeenkomsten met de projectgroep – pas als iedereen thuis werkt, wordt duidelijk hoeveel je op een normale kantoordag met elkaar praat. Om die communicatie te onderhouden is dan een software­oplossing nodig. Verschillende communicatie­platforms maken videoconferenties en informele chats mogelijk. Ze zijn vaak messenger, informatieopslag, telefooncentrale en virtueel ontmoetingspunt tegelijk.

Met Microsoft Teams als voorbeeld leggen we in het magazine het volgende artikel uit hoe je al die functionaliteit in je voordeel kunt gebruiken. Verder kijken we kort naar andere videoplatforms, maar vooral ook hoe je er zelf een op een eigen server kunt installeren (Jitsi) om niet afhankelijk te zijn van de servercapaciteiten van andere aanbieders.

Als je in staat bent om je werk thuis op vrijwel dezelfde manier uit te voeren als op kantoor, dan heeft dat aardig wat voordelen. Aan de andere kant ervaren veel thuiswerkers tijdens een crisis dat werken vanuit een thuissituatie ook stress veroorzaakt.

Psychologen en arbeidswetenschappers adviseren om, juist wanneer je thuis werkt, een regel­matig dagritme aan te houden, gebaseerd op de normale werkdag op kantoor. Neem regel­matig pauzes en neem een lange lunchpauze op de gebruikelijke tijd. Vooral wanneer de grenzen tussen privéleven en werk vervagen, zijn een duidelijke planning en dagelijkse en wekelijkse doelen zeker belangrijk.

We gaan in c’t magazine geregeld in op (nieuwe) hardware, software en andere oplossingen om ook op je thuiswerkplek productief te blijven.

(Dorothee Wiegand en Noud van Kruysbergen, c’t magazine)

Ontvang gratis de nieuwste informatie en tips, schrijf je in voor de nieuwsbrief: