Outlook thuis of onderweg gebruiken via het web

Marco den Teuling
0

Inhoudsopgave

Overal toegang tot je werk e-mail? Je kunt Outlook thuis of onderweg gebruiken met de versie voor in een browser. De webversie heeft niet alle snufjes van de geïnstalleerde versie, maar er zitten wel functies in die het werken met e-mail makkelijker maken. Thuis je werk e-mail gebruiken is op die manier geen probleem. De webversie is soms zelfs praktischer.

Microsoft noemt het tegenwoordig ook wel ‘Outlook op het web’, maar de webversie van Outlook is beter bekend als Outlook Web App, oftewel kortweg OWA. Om het te kunnen gebruiken, heb je een Office 365-licentie nodig. Het maakt daarbij niet uit of het om een zakelijke editie of een versie voor thuisgebruik gaat, de functionaliteit van de Outlook-versies is in principe hetzelfde. Heb je een licentie via je werk, dan kun je die ook thuis gebruiken.

Microsofts online-Office, waar Outlook ook een onder­deel van is, kun je zelfs zonder betaald abonnement gebruiken. Maar dan krijg je een meer beperkte versie en geen software om te installeren. Bovendien heb je minder ruimte om e-mails te bewaren en dan zul je moeten leren leven met reclames in de kantlijn.

Je leest hier hoe de webversie van Outlook werkt en wat voor verschillen er zijn met een geïnstalleerde versie van Outlook op je (werk-)pc. Er zijn twee manieren om Outlook op het web te benaderen. Je kunt inloggen op Office.com met je e-mailadres en wachtwoord of je gaat erheen vanuit een geïnstalleerde versie van Outlook. Kies in het laatste geval ‘Bestand / Info’ en klik op de link onder ‘Toegang tot uw account op internet’.

Outlook thuis gebruiken onderweg Outlook Web OWA accountinfo

Bij de accountinformatie van de geïnstalleerde Outlook-versie staat een koppeling naar de online versie.

In uitgave 12/2019 van c’t magazine lees je ook hoe je de webversie van Outlooks agenda gebruikt en meer overzicht over je e-mail houdt. Veel trucs voor de lokaal geïnstalleerde versie werken trouwens net zo goed voor de webversie en andersom.

Lees meer over Outlook en Office 365 in c't magazine. Nieuwste uitgave: c't jul-aug/2020

Overzicht in Outlook

In Outlook Web App kun je je weg waarschijnlijk snel vinden. Links staat de mappenlijst, die je met de menuknop (drie streepjes) kunt verbergen of weergeven. In het midden staan de berichten in de gekozen map en rechts het berichtvenster. Als je een moderne geïnstalleerde Outlook-versie hebt, ken je waarschijnlijk al de optie ‘Postvak IN met prioriteit weergeven’ (op de tabblad Beeld van het lint).

Vind je die automatische onderverdeling van je berichten minder handig, dan kun je hem bij de webversie uitschakelen via de snelle instellingen. Daarvoor klik je op het tandwiel rechtsboven en deactiveer je de betreffende optie.

Outlook thuis gebruiken onderweg Outlook Web OWA e-mail

In Postvak IN zie je meteen alle belangrijke gegevens in een oogopslag: de categorie, eventuele vlag voor opvolging, bijlagen inclusief bestandstype en oorspronkelijke afzender bij doorgestuurde berichten.

Contacten en berichten markeren

Als de lijst met je contacten foto’s van contactpersonen bevat, toont Outlook Web die links van de afzendernaam. Bij bijlagen zie je meteen in de berichtenlijst al de naam en het bestands­type. Als een bericht aan een categorie is toegewezen, toont de web-app dat ook meteen in de lijst (met de ­categoriekleur en -naam). Berichten die je nog moet opvolgen krijgen een gele achtergrond en een rood vlaggetje rechts. Erg prettig bij een door­gestuurde e-mail is overigens dat je onder de ­onderwerpregel het adres van de oorspronkelijk afzender ziet.

Zodra je de muisaanwijzer op een bericht in de lijst plaatst, toont Outlook de ‘snelle acties’: verwijderen, markeren als (on)gelezen, vastmaken en vlag toevoegen. Outlook Web App biedt op dat punt meer mogelijkheden dan de geïnstalleerde versie: daarbij ontbreekt namelijk de optie vastzetten. Die optie zorgt ervoor dat het bericht bovenaan in de map blijft staan. Als je aan een bericht in OWA een vlag toevoegt voor opvolgen, vind je dat terug in de takenlijst.

Bediening met de muis

Vroeger had je bij online-toepassingen vaak onoverzichtelijke menu’s met veel knoppen. Tegenwoordig maken ze steeds vaker gebruik van snelmenu’s, die contextgevoelige opties tonen als je ergens met de rechtermuisknop op klikt. Dat geldt ook voor Outlook Web App, en dat zorgt voor meer overzicht in het hoofdvenster.

Er zijn verschillende groepen opdrachten in het snelmenu, die visueel van elkaar gescheiden worden door een dunne lichtgrijze lijn. Helemaal boven­aan vind je de opties Beantwoorden, ‘Allen beantwoorden’ en Doorsturen. Daaronder vind je Verwijderen, Archiveren, Verplaatsen, Kopiëren en Categoriseren.

Outlook thuis gebruiken onderweg Outlook Web OWA bediening snelmenu

Outlook Web biedt een groot aantal functies via een overzichtelijk snelmenu onder de rechter muisknop.

Als gekoppelde berichten als gesprekken worden getoond, dan zie je de opdrachten voor het beantwoorden en doorsturen niet bij het met de rechter muisknop klikken op een gesprek. Klik op de driehoek links van de onderwerpregel om een gesprek uit te vouwen. In het (korte) snelmenu voor de onderliggende berichten vind je die opdrachten wel.

Is het Postvak IN met prioriteit actief, dan kun je bij verplaatsen ook kiezen voor Overige of altijd naar prioriteit. Verder kun je bij het verplaatsen ook nog altijd kiezen voor het archief of verwijderde items als doel, of een nieuwe map maken. Als alternatief kun je berichten (of gesprekken) naar een map in de mappenlijst slepen of naar Prioriteit of Overige als die indeling actief is.

Outlook Web biedt standaard zes categorieën, die met kleuren worden aangegeven. Die kun je toewijzen en uitbreiden via de opdracht Categoriseren. Je kunt categorieën verwijderen, als favoriet markeren of de kleur aanpassen. Je kunt ze alleen geen andere naam geven. Als je zelf categorieën wilt toevoegen, moet je eerst een bestaande verwijderen. Bij het testen nam de webversie gemaakte categorieën goed over van de lokaal geïnstalleerde Outlook.

Via het snelmenu kun je berichten verder als gelezen of ongewenst markeren (spam), vastzetten, een rode vlag toevoegen of openen in een nieuw tabblad. Het is zelfs mogelijk het bericht te laten voorlezen door Microsofts ‘insluitende lezer’. Je kunt ook regels maken voor berichten en bestaande regels bewerken. Standaard opent een venster waarmee je snel een regel maakt om berichten van de betreffende afzender naar een map te verplaatsen. Via ‘Meer opties’ krijg je duidelijk meer mogelijkheden voor regels tot je beschikking. Zo kun je meerdere voorwaarden voor een regel combineren en uitzonderingen toevoegen.

Je zult merken dat de opties niet zo uitgebreid zijn als in de geïnstalleerde versie van Outlook, maar voor alledaags gebruik is het voldoende. Het vastleggen van regels in de Web App heeft zelfs een groot voordeel ten opzichte van in de lokale versie: ze worden ook uitgevoerd als de geïnstalleerde software niet actief is.

De opdrachten in het snelmenu zijn ook op te roepen via de menubalk bovenaan. Al naargelang de venstergrootte zullen sommige opties verscholen zitten achter de knop met drie punten. Maar dit is sowieso omslachtiger qua bediening, want alle belangrijke opdrachten zijn direct beschikbaar in het snelmenu.

Doorlezen is gratis, maar eerst even dit:

Dit artikel is met grote zorg samengesteld door de redactie van c’t magazine – het meest toonaangevende computertijdschrift van Nederland en België. Met zeer uitgebreide tests en praktische workshops biedt c’t de diepgang die je nergens online vindt.

Bekijk de abonnementen   Lees eerst verder

Filteren, sorteren en zoeken

De filterfunctie vind je rechtsboven bij de berichtenlijst. Daarmee kun je berichten filteren op basis van de volgende criteria: Ongelezen, Aan mij, Met vlag, Vermeldingen en Bijlagen. Daarmee zijn de mogelijkheden van de webversie duidelijk beperkter dan van de geïnstalleerde versie, maar ze voldoen in veel situaties. In een submenu bij het filteren zitten de sorteeropties: Datum, Van, Grootte, Urgentie en Onderwerp. Als je de sorteervolgorde wilt omkeren, kies je nogmaals dezelfde sorteer­optie. Bij de geïnstalleerde versie ontbreekt dat menu en moet je op kolomkoppen klikken of via het lint (tabblad Beeld) de weergave aanpassen.

Via het zoekvak bovenaan kun je naar mail zoeken, ook met booleaanse operators. De lijst met zoekresultaten toont categorieën, gemarkeerde zoekwoorden en of het bericht is vastgezet. Dat zorgt voor meer overzicht. In tegenstelling tot bij de geïnstalleerde versie hoef je de weergave niet aan te passen om de locatie van e-mails te zien: Outlook Web geeft rechtsonder bij elk bericht aan in welke map die zitten. Klik je op zo’n mapnaam, dan zie je alleen de gevonden items in de betreffende map.

Erg handig is het kunnen zoeken naar per­sonen. Als je een naam als zoekterm invoert, toont de webversie niet alleen alle berichten aan of van de betreffende persoon, maar zie je boven de gevonden berichten ook een ‘visitekaartje’. Klik je daar op de ster naast de naam, dan maakt Outlook een zoekmap aan onder je Favorieten. In die map vind je voortaan snel alle berichten met de betreffende contactpersoon. De berichten staan daar alleen als zoekresultaat, ze blijven in de oorspronkelijk map staan.

Outlook thuis gebruiken onderweg Outlook Web OWA contact toevoegenAls je berichten van een bepaald contact vaak nodig hebt, kun je die aan je Favorieten toevoegen.

Outlook thuis gebruiken onderweg Outlook Web OWA contact

Outlook maakt een zoekmap aan voor je favoriete contactpersonen.

Instellingen en uitbreidingen

Outlook Web houdt de instellingen goed verstopt. Klik je op het tandwiel rechtsboven, dan verschijnen alleen de snelle instellingen. Pas als je daar helemaal onderin klikt op ‘Alle Outlook-instellingen weergeven’ opent het instellingenvenster. Daar zitten allerlei opties die je bij de geïnstalleerde versie vindt onder ‘Bestand / Opties’ of op de tabblad ‘Beeld’ van het lint.

In de diverse (sub)categorieën staan allerlei instelmogelijkheden. Daarmee kun je Outlook Web in aanzienlijke mate aanpassen aan je wensen. Zo kun je bij ‘E-mail / Indeling’ bijvoorbeeld bepalen of je verwijderde items in gesprekken wilt zien. Verder kun je kiezen of de afzenderafbeelding weergegeven moet worden. Als geen afbeelding wordt gevonden, toont Outlook Web de initialen van de afzender.

Als je dat wilt, kun je Outlook Web uitbreiden met talloze invoegtoepassingen en het postvak daarmee nog verder personaliseren. Invoeg­toepassingen beheer je niet via de instellingen, zoals je misschien verwacht, maar in plaats daarvan moet je in een bericht klikken op de knop met drie ­puntjes en kies je ‘Invoegtoepassingen downloaden’. Sommige zijn daarbij meer voor privégebruik, zoals PayPal for Outlook en Giphy, waarmee je leuke bewegende GIF-plaatjes toevoegt aan berichten. Andere kunnen daarentegen erg praktisch zijn voor je werk, zoals Salesforce, Zendesk en Trello. Met die laatste kun je bijvoorbeeld de inhoud van een e-mailbericht in een handomdraai toevoegen aan een Trello-bord, zonder Outlook te hoeven verlaten.

Met andere instellingen in de subcategorie Verwerking van berichten kun je Outlook Web allerlei dingen automatisch laten afhandelen. Zo kun je instellen dat Outlook de map ‘Verwijderde items’ automatisch moet leegmaken bij het afmelden. Daar staan ook de opties voor leesbevestigingen. Als je vragen ter bevestiging zelf altijd negeert, kun je opgeven dat Outlook nooit een antwoord moet verzenden. Bovendien kun je daar opgeven wanneer Outlook items automatisch als gelezen mag markeren, net als bij de lokale versie.

Outlook Web kan behalve op de standaard manier bestanden als bijlage meesturen ook bestanden uit de OneDrive-­clouddienst meesturen als bijlage. Je kunt via de instellingen kiezen of de webversie een link naar het bestand verstuurt of een kopie van het bestand mee moet sturen. Bovendien kun je kiezen of daar elke keer naar gevraagd moet worden.

Outlook thuis gebruiken onderweg Outlook Web OWA bijlagen

Bijlagen kun je in Outlook Web versturen als meegestuurde bestanden of als koppelingen. Dat laatste werkt met OneDrive en andere clouddiensten.

Je kunt ook andere clouddiensten integreren. Dat werkt op dit moment met Box, Egnyte en Dropbox. Vaak wil je alleen even een afbeelding tonen en hoeft die niet bewaard te worden, in tegenstelling tot het betreffende bericht. Bij een link hoeft de ontvanger dan niet eerst de bijlage te verwijderen, waarna die bovendien niet terug te vinden is. In plaats daarvan kan hij gewoon op de link klikken als hij de afbeelding terug wil zien.

Bij ‘Acties aanpassen’ vind je verschillende opties om de bediening aan te passen. Onder ‘Snelle acties’ kun je aanpassen welke knoppen verschijnen als je een bericht (of conversatie) aanwijst. Je kunt Archiveren en ‘Verplaatsen naar een map’ toevoegen. Bij het Berichtoppervlak kun je (ook afhankelijk van de geïnstalleerde invoegtoepassingen) kiezen uit 23 verschillende knoppen voor in het leesvenster. Standaard zijn Beantwoorden, ‘Allen beantwoorden’, Doorsturen en ‘Vind ik leuk’ ingeschakeld. Nog verder naar beneden kun je onder Werkbalk kiezen uit een tiental knoppen die je op de werkbalk wilt zien. Heb je geen behoefte aan emoji’s en GIF-animaties, dan kun je die knop bijvoorbeeld uitvinken.

Outlook thuis gebruiken onderweg Outlook Web OWA acties

Via de instellingen kun je alleen de knoppen die je vaak gebruikt laten weergeven bij het lezen van een bericht.

Verschillen Outlook Web en Outlook

Er zijn wel wat populaire functies van het geïnstalleerde Outlook die ontbreken in de webversie. Doe je bijvoorbeeld veel met ‘Snelle stappen’ dan zul je vast niet graag Outlook Web gebruiken voor je dagelijkse bezigheden.

Zelf misten we de mogelijkheid om bij het toevoegen van een vlag een ­aangepaste datum te kiezen: een handeling die bij veel gebruikers onderdeel van de standaardroutine is. Je kunt in de webversie wel kiezen uit bepaalde standaardopties: klik met rechts op de vlag bij een bericht en kies uit Vandaag, Morgen, ‘Deze week’ of ‘Volgende week’. Klik je bij de mappenlijst op ­Taken, dan vind je bij ‘Gemarkeerde e-mail­berichten’ de ingestelde einddatums terug. Een specifieke datum opgeven is daar alleen via extra stappen mogelijk. Zowel bij betaalde als gratis accounts worden taken online beheerd met Microsoft To-Do (de opvolger van Wunderlist), maar in de gratis versie ontbreken de gemarkeerde e-mailberichten.

In de praktijk blijkt Outlook Web verrassend veelzijdig en makkelijk te bedienen. Of je voortaan zonder een geïnstalleerde versie van Outlook kunt en of je er thuis of onderweg fijn mee kunt werken, hangt voornamelijk af van je eigen behoeften. De webversie kan al veel handelingen automatiseren en je daarmee wat werk besparen. Wissel je vaak van computer en wil je je e-mail toch kunnen afhandelen, dan bespaar je met de webversie het installeren van de complete software en het moeizaam terugzetten van alle gegevens en persoonlijke ­instellingen.

(Sigrid Hess en Marco den Teuling, c’t magazine)

Uitgebreide achtergrondinfo en meer lees je op je gemak in c't jul-aug/2020

Deel dit artikel

Lees ook

Digitale formulieren maken

Hoe geef je een digitaal formulier vorm en waar moet je om denken? Een korte workshop ‘digitale formulieren maken.’

Speciale tekens typen in Windows, Linux en macOS

Speciale tekens typen in Windows, Linux en macOS gaat makkelijker met wat achtergrondkennis, zodat je valkuilen kunt vermijden. Hoe zit het nu eigenli...

Interessant voor jou

0 Praat mee
avatar
  Abonneer  
Laat het mij weten wanneer er