In de volgende ronde ga je over naar de concrete planning: het team werkt de nog vage onderdelen uit die uit de brainstormsessie zijn gekomen. Klik op een kaart om deze te bewerken. Het is daarbij belangrijk om zo duidelijk mogelijk te zijn. Een korte titel als ‘Welkomstwoord’ kan door anderen worden geïnterpreteerd als dat er een tekst geschreven moet worden, terwijl het de bedoeling is dat er een spreker wordt gevraagd om een welkomstpraatje te houden.

Zodra je een taakkaartje opent, toont Planner een gedetailleerd overzicht.
Als er nog andere belangrijke dingen gemeld moeten worden om de samenwerking soepeler te laten verlopen, kun je bij elke kaart een uitgebreidere beschrijving toevoegen. Dan kunnen de leden van de groep de tekst doornemen en weten ze precies wat de bedoeling is. Om ook duidelijk te maken wie er mogelijk als spreker in aanmerking komt, kun je bij de Controlelijst de namen van potentiële kandidaten toevoegen. Zodra je een aanvraag verstuurt, kun je het selectievakje voor de naam afvinken. Alle velden kun je te allen tijde bewerken, zodat je later in het proces ook de status van het antwoord kunt invoegen (aanvaard/afgewezen). En ten slotte kun de taken nog aan je collega’s toewijzen.
Het kan soms handig zijn om bestanden als bijlage aan een kaart toe te voegen, bijvoorbeeld om dan een lijst bij de hand te hebben van alle potentiële cateringbedrijven, die van opmerkingen is voorzien. Als je op Bijlage toevoegen klikt, kun je een Bestand, Koppeling of SharePoint-document selecteren. Met Koppeling voeg je een weblink toe, bijvoorbeeld naar de website van een cateringbedrijf dat in aanmerking komt.
Indien er tijdens de planning vragen en opmerkingen bij een taak zijn, kunnen groepsleden deze direct op de desbetreffende kaart posten. Om ervoor te zorgen dat je niet telkens elke kaart moet openen om te zien of er iemand een opmerking heeft achtergelaten, bundelt Planner alle opmerkingen in een centraal postvak van de groep. Wat ook handig is, is dat het niet uitmaakt of je daar je antwoord geeft of in Planner, je reactie verschijnt op beide plekken.
Afhankelijk van wat en hoeveel items je toevoegt bij Beschrijving, Controlelijst en Bijlagen, kan het zinvol zijn om de inhoud direct op de kaart te tonen of niet. Je moet hier echter een keuze in maken: je kunt in Planner maar een van de onderdelen op de kaart in het Bord-overzicht tonen. Vink het selectievakje achter Weergeven op kaart aan. Om de keuze makkelijker te maken, is het handig om zeer uitgebreide lijsten of teksten juist niet aan te vinken, anders nemen deze een groot deel van de kolom in beslag en dat komt de overzichtelijkheid niet ten goede.
De plannen kun je ook na voltooiing van het project bewaren, al is het maar ter documentatie. Het kan bovendien het voordeel hebben dat je bij een nieuw project een eerder project als voorbeeld kunt gebruiken. Daarmee kun je collega’s laten zien hoe bepaalde zaken eerder werden aangepakt. Het eenvoudigst doe je dat door een link naar de taak te verzenden. Deze optie zit een beetje verborgen in het puntjesmenu naast de optie ‘Planning’. Als je op de puntjes klikt, verschijnt de optie ‘Koppeling naar plan kopiëren’ in het menu. Zulke links kun je bovendien ook in andere taakkaarten plakken, als bijvoorbeeld twee of meer taken gerelateerd zijn. Klik hiervoor op ‘Bijlage toevoegen’ en op ‘Koppeling’ klikken, en dan de link als weblink toevoegen.

Dankzij zes labels kun je taken die extra aandacht vereisen apart markeren.
In de detailweergave van een taak zitten er rechts in de rand zes gekleurde labels. Met deze labels kun je in Planner taken kenmerken. Als je met de muis op een van deze gekleurde labels gaat staan, klappen de labels open. Je kunt de labels dan een naam geven. Voor dit project hebben we de labels ‘budget-impact’, ‘tijdkritisch’, ‘toestemming’, ‘bevestiging vereist’ en ‘leuk als het kan’ bedacht.
Je kunt elk plan je eigen labels geven. Maar bij een project worden de labels door alle taken binnen het project overgenomen.