Outlook of Microsoft Planner: teamplanning in Office 365

Daniel Dupré
0

Inhoudsopgave

Met Microsoft Planner verzamel je alle taken binnen een project op één centrale plek. De chaos van weleer, waarbij een deel van je planning in Outlook en de rest op een stapel volgekrabbelde notitieblaadjes stond, is verleden tijd. Met Planner houd je direct het overzicht op je taken en planning, alleen of met je team.

De taakplanner van Outlook is best oké als je daar alleen je eigen taken in bij hoeft te houden. Zodra je echter in teamverband aan projecten werkt, bereik je snel de grenzen van wat het programma kan. In dat geval is het de moeite waard om een blik te werpen op Microsoft Planner – tenminste voor gebruikers van Office 365 Business en voor opleidingsinstellingen. Microsoft biedt geen gratis versie met beperkte functies, zoals bij Microsoft Teams.

In het voorbeeld plan je samen met medewerkers van andere afdelingen een bedrijfsfeestje ter gelegenheid van het 20-jarig bestaan van het bedrijf. In plaats van het overzicht compleet kwijt te raken in honderden e-mails met bijlagen over de planning die over en weer worden gestuurd, gebruikt het team de webtoepassing Planner – een versie voor de desktop is er niet. De webapp is ook op kleine schermen overzichtelijk. Microsoft heeft ook versies voor Android en iOS uitgebracht.

Outlook Microsoft Planner project team teamverband taken Office 365 inleiding gebruik

Plan maken en leden toevoegen

Nadat je op je Office 365-account bent ingelogd, ga je de Planner-app opzoeken. Linksboven in het scherm zie je een vierkantje waarmee je het menu met apps kunt openen. Als je Planner niet ziet, kun je op ‘Alle apps’ klikken om een lijst met beschikbare toepassingen te openen. Zodra je Planner start, kom je terecht in de Planner-hub, een overzichtspagina van je meest recente plannen – als je de app voor het eerst gebruikt zie je alleen een groot leeg vlak.

Een klik in het menu op ‘Nieuw plan’ verhelpt dat. In ons voorbeeld geven wij het project de naam ’20jubileum’. Aangezien niet alle collega’s in het bedrijf de planning van tevoren al hoeven te zien, kies je in eerste instantie voor de optie ‘Vertrouwelijk – alleen leden die ik toevoeg, kunnen de inhoud van plannen weergeven’. Als je wilt kun je ook nog een groepsomschrijving toevoegen, zodat uitgenodigde deelnemers weten waar het over gaat. Met een klik op ‘Plan maken’ creëer je een nieuw item.

Outlook Microsoft Planner nieuw plan maken project team teamverband

In Planner kun je ook later nog instellen of een project privé of openbaar is.

Nieuwe deelnemers voeg je toe door rechtsboven op ‘Leden’ te klikken en hun naam in te voeren. Je hoeft niet het volledige e-mailadres van je collega’s in te vullen, Planner vult gevonden namen aan met de nodige gegevens. Je kunt ook namen toevoegen van personen buiten de organisatie, bijvoorbeeld van het cateringbedrijf dat je voor het feestje wilt inhuren.

Dat gaat echter alleen via een omweg: klik in de Planner-hub op de drie puntjes naast ‘Planning’. Er verschijnt een menu, en klik op ‘Leden’. Je gaat naar de overzichtspagina van de Office 365-groep. Klik daar op ‘Leden toevoegen’. Planner herkent aan het e-mailadres dat de persoon niet lid van je organisatie is en stelt voor de persoon als gast uit te nodigen.
Als je al een Office 365-groep voor het jubileumfeestje hebt gemaakt, hoef je dat allemaal niet te doen. Office 365 maakt dan gelijk een plan voor deze groep aan. Ook maakt Planner voor elk plan een Office 365 groep aan met een eigen e-mailadres en postvak in Outlook.

Planning starten

Nadat die klusjes gedaan zijn, kun je een blik werpen op de daadwerkelijke planfunctionaliteit. Bij elk plan horen buckets. Dat zijn opdrachtpakketten waar je taken aan koppelt: Planner toont ze in kolommen naast elkaar in de Bord-weergave. Je voegt een nieuwe taak aan een bucket toe door in de betreffende kolom op het plusje te klikken. Om het proces gestroomlijnd te houden, zijn er hier maar drie dingen die je kunt doen: een taaknaam geven, de einddatum instellen en de taak aan een lid toewijzen. Planner toont de invoer als een soort indexkaarten op het scherm. Als je er op klikt, kun je gedetailleerdere informatie invoeren. Alle kaarten kun je naar wens verslepen, zowel binnen een bucket als van de ene bucket naar de andere.

Outlook Microsoft Planner bord met buckets en taken project team teamverband

Elk Planner-bord biedt een overzicht van buckets en taken.

De werkgroep plant het feestje dat in het najaar gepland staat. Sommige data staan al vast: op 20 september 2019 moet het feest op kantoor plaatsvinden. Maar het programma, de catering en het feest dat na het ‘officiële’ gedeelte plaatsvindt, moeten nog verder uitgewerkt worden.

Tijdens een eerste brainstormsessie stellen de teamleden een aantal hoofdpunten op en maken aan de hand daarvan enkele buckets: Organisatie, Programma, Catering en Boekje. De bucket worden van enkele taken voorzien. In het programma staat bijvoorbeeld de mogelijkheid dat er iets voor kinderen wordt georganiseerd. Vooralsnog zijn deze onuitgewerkte taken de eerste stap.

Planning finetunen

In de volgende ronde ga je over naar de concrete planning: het team werkt de nog vage onderdelen uit die uit de brainstormsessie zijn gekomen. Klik op een kaart om deze te bewerken. Het is daarbij belangrijk om zo duidelijk mogelijk te zijn. Een korte titel als ‘Welkomstwoord’ kan door anderen worden geïnterpreteerd als dat er een tekst geschreven moet worden, terwijl het de bedoeling is dat er een spreker wordt gevraagd om een welkomstpraatje te houden.

Outlook Microsoft Planner taakkaart openen details project team teamverband

Zodra je een taakkaartje opent, toont Planner een gedetailleerd overzicht.

Als er nog andere belangrijke dingen gemeld moeten worden om de samen­werking soepeler te laten verlopen, kun je bij elke kaart een uitgebreidere beschrijving toevoegen. Dan kunnen de leden van de groep de tekst doornemen en weten ze precies wat de bedoeling is. Om ook duidelijk te maken wie er mogelijk als spreker in aanmerking komt, kun je bij de Controle­lijst de namen van potentiële kandidaten toevoegen. Zodra je een aanvraag verstuurt, kun je het selectievakje voor de naam afvinken. Alle velden kun je te allen tijde bewerken, zodat je later in het proces ook de status van het antwoord kunt invoegen (aanvaard/afgewezen). En ten slotte kun de taken nog aan je collega’s toewijzen.

Het kan soms handig zijn om bestanden als bijlage aan een kaart toe te voegen, bijvoorbeeld om dan een lijst bij de hand te hebben van alle potentiële catering­bedrijven, die van opmerkingen is voorzien. Als je op Bijlage toevoegen klikt, kun je een Bestand, Koppeling of SharePoint-document selecteren. Met Koppeling voeg je een weblink toe, bijvoorbeeld naar de website van een cateringbedrijf dat in aanmerking komt.

Indien er tijdens de planning vragen en opmerkingen bij een taak zijn, kunnen groepsleden deze direct op de desbetreffende kaart posten. Om ervoor te zorgen dat je niet telkens elke kaart moet openen om te zien of er iemand een opmerking heeft achtergelaten, bundelt Planner alle opmerkingen in een centraal postvak van de groep. Wat ook handig is, is dat het niet uitmaakt of je daar je antwoord geeft of in Planner, je reactie verschijnt op beide plekken.

Afhankelijk van wat en hoeveel items je toevoegt bij Beschrijving, Controlelijst en Bijlagen, kan het zinvol zijn om de inhoud direct op de kaart te tonen of niet. Je moet hier echter een keuze in maken: je kunt in Planner maar een van de onderdelen op de kaart in het Bord-overzicht tonen. Vink het selectievakje achter Weergeven op kaart aan. Om de keuze makkelijker te maken, is het handig om zeer uitgebreide lijsten of teksten juist niet aan te vinken, anders nemen deze een groot deel van de kolom in beslag en dat komt de overzichtelijkheid niet ten goede.

De plannen kun je ook na voltooiing van het project bewaren, al is het maar ter documentatie. Het kan bovendien het voordeel hebben dat je bij een nieuw project een eerder project als voorbeeld kunt gebruiken. Daarmee kun je collega’s laten zien hoe bepaalde zaken eerder werden aangepakt. Het eenvoudigst doe je dat door een link naar de taak te verzenden. Deze optie zit een beetje verborgen in het puntjesmenu naast de optie ‘Planning’. Als je op de puntjes klikt, verschijnt de optie ‘Koppeling naar plan kopiëren’ in het menu. Zulke links kun je bovendien ook in andere taakkaarten plakken, als bijvoorbeeld twee of meer taken gerelateerd zijn. Klik hiervoor op ‘Bijlage toevoegen’ en op ‘Koppeling’ klikken, en dan de link als web­link toevoegen.

Outlook Microsoft Planner zes labels project team teamverband

Dankzij zes labels kun je taken die extra aandacht vereisen apart markeren.

In de detailweergave van een taak zitten er rechts in de rand zes gekleurde labels. Met deze labels kun je in Planner taken kenmerken. Als je met de muis op een van deze gekleurde labels gaat staan, klappen de labels open. Je kunt de labels dan een naam geven. Voor dit project hebben we de labels ‘budget-impact’, ‘tijdkritisch’, ‘toestemming’, ‘bevestiging vereist’ en ‘leuk als het kan’ bedacht.

Je kunt elk plan je eigen labels geven. Maar bij een project worden de labels door alle taken binnen het project overgenomen.

Doorlezen is gratis, maar eerst even dit:

Dit artikel is met grote zorg samengesteld door de redactie van c’t magazine – het meest toonaangevende computertijdschrift van Nederland en België. Met zeer uitgebreide tests en praktische workshops biedt c’t de diepgang die je nergens online vindt.

Bekijk de abonnementen   Lees eerst verder

Weergave en filters

Ook al is de planning nog zo mooi, als je op den duur het overzicht kwijt raakt, kun je er niets meer mee. Om dat te vermijden, biedt Planner diverse filtermogelijkheden. Daarmee kun je filteren op Einddatum, Label, Toewijzing en Bucket. Je kunt een filteroptie selecteren en meerdere opties combineren. Daarmee kun je bijvoorbeeld zien of een bepaald teamlid (Toewijzing) nog tijdkritische taken (Label) heeft voor het programma (Bucket). De Planner toont dan alleen de kaarten die aan de criteria voldoen van de ingestelde filters.

Rechts naast de titel van het plan zijn vervolgens drie weergaveopties beschikbaar: de standaard­weergave met kaarten (Bord), een weergave waarin de taken in diagrammen worden getoond (Grafieken) en een kalenderweergave (Planning). De diagramweergave is met name handig als het project al een eind onderweg is. Het cirkeldiagram links op de pagina toont informatie over de algehele status van het project, onderverdeeld in Niet gestart (grijs), Wordt uitgevoerd (blauw), Laat (rood) en Voltooid (groen). Je ziet daarmee in een oogopslag of er zaken zijn die dringend moeten gebeuren als er teveel rode items in het scherm te zien zijn.

Outlook Microsoft Planner weergave mijn taken status project team teamverband

De weergave ‘Mijn taken’ toont een overzicht van al jouw taken en hun status.

Onder het diagram zie je de leden en hoe het gesteld is met de taken die aan hen zijn toegewezen. Bovendien zie je het aantal taken en hun status in de aparte buckets. Rechts in het scherm toont Planner de kaarten met taken. Als je het iets overzichtelijker wilt maken, kun je de buckets inklappen.

Als je na verloop van tijd veel taken toegewezen hebt gekregen, moet je het overzicht kunnen bewaren over al je taken. Dat kan door te klikken op ‘Mijn taken’ in het navigatievenster links. Ook in deze weergave kun je de groepen verslepen, zodat de taken volgens de planning of op einddatum gesorteerd worden weer­gegeven, in plaats van de standaardweergave volgens status.

Planner-apps

Als je onderweg bent en niet continu je laptop erbij wilt pakken om de status van de taken te controleren, dan kun je Planner ook op je mobiele apparaat gebruiken. Er is een app voor Android en iOS. De manier waarop de pagina is opgezet lijkt op die van de browserversie: buckets worden naast elkaar geplaatst, dus je moet vegen om door de verschillende buckets te bladeren. Dat is even wennen, maar omdat de opzet herkenbaar is, wen je er snel aan en vind je snel wat je zoekt.

Enkele functies zijn echter niet in de app opgenomen, bijvoorbeeld de filter­opties en de kalenderweergave, waarin taken in een tijdslijn worden afgebeeld. Als je deze opties nodig hebt, kun je ook op je smartphone de webapp gebruiken. Die is ook daarop nog goed te bedienen.

Planner en Outlook

Het is in eerste instantie misschien wat onwennig om je planning niet meer aan Outlook over te laten. Het grote voordeel boven Outlook is echter dat je in Planner met meerdere mensen samen aan een taak kunt werken. Deze moeten dan zaken onderling kunnen afstemmen, wat bijvoorbeeld kan in combinatie met Microsoft Teams. Een heel duidelijk voordeel boven Outlook: leden die later in het traject aan een project worden toegevoegd, krijgen een snel en overzichtelijk gestructureerd overzicht te zien van wat er tot dan toe allemaal gebeurd is en wat de stand van zaken is. Een bijkomstig voordeel daarvan is bovendien dat een project ook altijd gelijk van begin tot eind wordt gedocumenteerd.

Outlook Microsoft Planner grafiek schema project team teamverband

Via grafieken krijg je snel overzicht in hoe het project vordert. Op die manier weet je op elk moment waar je team mee bezig is en of je nog op schema ligt.

Omdat bij elk plan ook een Office 365-groep met een eigen e-mailadres wordt aangemaakt, kun je via Outlook deelnemen aan discussies en opmerkingen die bij een project horen.
Tenzij je de optie uitgeschakeld hebt, ontvang je bij elk nieuw event in het plan een e-mailbericht. Als je dit beantwoordt ontvangen alle deelnemers in het team een mailtje. Zelf ontvang je dit niet, maar er is wel een mogelijkheid om een regel te maken zodat verzonden berichten automatisch in dezelfde map worden geplaatst.

Als je team bijzonder levendig discussieert, dan is het handig om direct in de webinterface te communiceren: daar staan alle opmerkingen en alle informatie direct in de relevante taakkaart.

Er zijn twee kalenderweergaves beschikbaar: de tijdplanner in Planner en de groepsagenda in Outlook. Beide zien er ongeveer hetzelfde uit, maar hebben verschillende doelen. De tijdplanner toont alle taken die nog moeten worden voltooid in een tijdslijn, terwijl de groepsagenda ook andere afspraken toont. Dat is enerzijds consequent, maar anderzijds lijken de weergaven zo op elkaar, dat je zou wensen dat je beide zou kunnen combineren. Wanneer een deelnemer van een plan een afspraak maakt, verschijnt deze ook in de agenda. Verder kun je taken in Planner als iCalendar-feed instellen.

Planner helpt om collega’s die wat warrig zijn of uitstelgedrag vertonen op de rit te houden: zodra de deadline voor een taak wordt overschreden, verschijnt er elke dag een herinnering in je postvak met de tekst: ‘U hebt vertraagde taken!’ Om de drempel zo laag mogelijk te houden, stuurt Planner in de e-mail meteen een link naar de taak mee. Planner helpt je om effectiever samen te werken aan projecten en ondersteunt je om daarbij continu het overzicht te bewaren.

(Sigrid Hess, c’t magazine)

Uitgebreide achtergrondinfo en tips voor op de werkplek lees je in c't nov/2019

Meer over

Software

Deel dit artikel

Lees ook

Router met OpenWrt firmware nieuw leven inblazen

Voor een (oude) router kun je OpenWrt naar wens aanpassen. Als voorbeeld stellen we een aangepaste OpenWrt-image samen met het bijzonder efficiënte VP...

Windows Taakplanner gebruiken, taken plannen en aanpassen

Windows Taakplanner voert allerlei geplande taken uit voor Windows en geïnstalleerde software. Als gebruiker kun je er ook je eigen opdrachten mee inp...

0 Praat mee

avatar
  Abonneer  
Laat het mij weten wanneer er