Outlook berichten bewaren – een back-up van Outlook maken

Het is geen slecht idee om tijd tot tijd een back-up van je Outlook berichten te bewaren. Je Postvak IN en de mappen van Outlook bevatten vaak allerlei waardevolle gegevens. 

Vaak is niet de map met documenten de belangrijkste en waardevolste verzameling informatie, maar de berichten en mappen in Outlook. Die dienen vaak als project- en contacthistorie, en zelfs als bestandsopslag in de vorm van bijlagen die verder nergens zijn opgeslagen.

Als de e-mailaccounts via IMAP of Exchange werken staat alles veilig op de mail­server, meestal bij een grote provider, die er regelmatig een back-up van maakt. Dat geldt bijvoorbeeld ook bij Office 365-accounts, waarbij de data ergens bij Microsoft staat.

Maar wat als het account wordt geblokkeerd, je gegevens wilt verhuizen of er problemen zijn met Outlook?

Een eigen lokale back-up van alle Outlook berichten en mappen is een goed idee. Liefst ook nog zo dat je het desnoods kunt bekijken zonder Outlook. Dat kan met de stappen hierna.

De export­functie van Outlook is de makkelijkste manier om zelf een back-up van Outlook berichten te maken. Die werkt met de meeste e-mail (IMAP- en Exchange-­accounts).

• Kies ‘Bestand / Openen / Importeren/Exporteren’.
• Kies in het volgende venster voor ‘Naar een bestand exporteren’.

• Klik op Volgende en selecteer Outlook-gegevensbestand (.pst).

• Selecteer in het volgende venster de gegevens die je wilt exporteren. Je kunt een volledig account selecteren, of individuele mappen met of zonder submappen.
• Pas eventueel nog een filter toe met de knop Filter. Je kunt bijvoorbeeld filteren op een tijds­periode.

• Geef ten slotte de opslaglocatie op en de bestandsnaam op en start de export met Voltooien.

Het gegenereerde PST-bestand kan later weer geïmporteerd worden in Outlook. Enkele andere programma’s ondersteunen het formaat ook (zie verderop), zodat je het ook zonder Outlook kunt gebruiken.

Andere e-mail

Het komt weinig voor maar als je e-mail hebt met POP3-accounts gebruikt Outlook daar intern het PST-formaat voor. Om een back-up te maken van de mappen van POP3-accounts, kun je kopieën maken van de bijbehorende PST-bestanden. Maar de methode hierboven werkt ook.

Je vindt de opslaglocatie van de PST-bestanden in Outlook onder ‘Bestand / Accountinstellingen / Accountinstellingen’ op het tabblad Gegevensbestanden.

Blijf op de hoogte van de nieuwste informatie en tips voor Outlook!
Schrijf je in voor de nieuwsbrief:

OST is geïntroduceerd met Outlook 2016 en wordt alleen gebruikt met IMAP- en Exchange-­accounts. OST-bestanden dienen als een lokale offline cache voor berichten die zijn opgehaald van de mailserver. Outlook beheert OST-bestanden zelf en staat export of import niet toe. Je hebt er daarom weinig aan als je Outlook berichten bewaren wilt voor een eigen back-up.

Je kunt Outlook berichten bewaren ook vanuit de webversie van Outlook (outlook.com).  Dat gaat als volgt:

1. Klik in de webmail op het tandwiel rechtsboven en vervolgens helemaal onderaan op Alle Outlook-instellingen weergeven.
2. Selecteer in het volgende venster linksboven eerst Algemeen en dan ‘Privacy en gegevens’.
3. Klik nu rechts op ‘Postvak exporteren’. Je ontvangt dan een e-mail met een downloadlink voor een ingepakt PST-­bestand (zie de uitleg hierboven over PST).

Het kan volgens Microsoft wel tot vier dagen duren voor de download beschikbaar is.

Mailstore Home is gratis voor privégebruik, haalt berichten en mappen inclusief bijlagen op uit lokale back-upbestanden (PST) en Outlook-profielen en zelfs (als je de inloggegevens invoert) rechtstreeks van je mailserver.

De geïmporteerde inhoud wordt opgeslagen in een lokale SQLite-database en kan met het programma op dezelfde manier worden bekeken, dus zonder Outlook. Mailstore Home heeft ook een krachtige zoekfunctie.

Afhankelijk van de grootte van de mailboxen kan de eerste import lang duren, maar de volgende gaan aanzienlijk sneller. Omgekeerd kun je e-mails vanuit MailStore Home exporteren, bijvoorbeeld rechtstreeks naar een mailserver, naar een client of naar een PST-bestand.

Tip: kies bij installatie voor de optie om een ­portable versie te maken. Die kun je ­samen met reservekopieën van de Mailstore-­database op een externe schijf bewaren.

(Informatie afkomstig uit het artikel van Stefan Wischner en Alieke van Sommeren, c’t magazine 4/2021, p. 128)