Mailing met pdf versturen vanuit Microsoft Office en LibreOffice

Wil je een mailing met pdf versturen? Het gratis LibreOffice print mailings niet alleen op papier, maar verstuurt ze ook als pdf-bijlage bij e-mailberichten. Voor Microsoft Office zijn er invoegtoepassingen die dat ook kunnen, sommige zijn zelfs gratis.

Offertes, facturen, gepersonaliseerde uitnodigingen of een oorkonde voor het clubkampioenschap: met de functies voor standaardbrieven in LibreOffice en Microsoft Office kun je de brievenstroom privé of zakelijk grotendeels auto­matiseren. Het spaart tijd, papier en portokosten als je de documenten als pdf opslaat en verstuurt per e-mail. Zo’n mailing met pdf versturen is gratis en zo gebeurd. LibreOffice Writer ondersteunt dit standaard al, in Microsoft Word is het mogelijk met betaalde of gratis invoegtoepassingen. Het e-­mailprogramma Thunderbird blinkt uit met een erg professionele extensie die met willekeurige tekstverwerkings­programma’s samenwerkt. Gepersonaliseerde documenten krijg je als je twee bestanden combineert, daarom heet de functie voor standaardbrieven in het Engels ‘mail merge’.

Een tekstdocument met variabele tekstfragmenten dient als sjabloon, een tabel of een database als bron voor de adressen. Het eenvoudigste voorbeeld is een brief, die wordt opgeslagen met een aanhef en persoonlijke adresgegevens uit de database. Als de voorbereidingen zijn getroffen, omvat een gepersonaliseerd aanbod niet meer dan enkele tabelverwijzingen. Het kost daarna nauwelijks meer moeite om er vele honderden te maken. Als je een spreadsheet- en tekstverwerkingsprogramma goed gebruikt, kun je met behulp van aangepaste teksten specifieke inhoud voor de doelgroep invoegen, verzendkosten berekenen en nog veel meer.

Pdf mailing als bijlage

Het tekstverwerkingsprogramma koppelt de standaardbrief met persoonlijke gegevens uit de tabel. Hiermee worden gepersonaliseerde brieven gegenereerd die als pdf-bijlage via e-mail verzonden worden.

Voor een brief met aanhef en persoonlijke adres­gegevens maak je eenvoudigweg een lijst in Libre­Office Calc (in Microsoft Excel ga je op vergelijkbare wijze te werk om een gegevensbron te maken). Voor testdoeleinden zijn twee gegevenssets ­(records) al genoeg. Typ op de eerste rij per kolom een veldnaam. Standaard kun je minimaal een titel, voornaam, naam, straat, postcode, plaats en e-mailadres gebruiken.

Veldnamen moet je typen op de eerste rij, moeten uniek zijn en mogen geen speciale tekens bevatten. Meteen daaronder moeten de gegevenssets komen. Vermijd hierbij lege rijen en kolommen in de lijst. Bij het testen kun je het beste eigen e-mailadressen gebruiken om collega’s of klanten niet onnodig te spammen.

Adressenbestand koppelen

Nadat je het bestand hebt opgeslagen, open je LibreOffice ­Writer. Daarin ga je het brief­sjabloon opstellen om er vervolgens de velden aan te koppelen. In het dialoogvenster ‘Bewerken / Database wisselen’ gebruik je eerst de Bladeren-knop om het Calc-­bestand te koppelen. Dat bestand is daarna beschikbaar voor alle documenten, niet alleen voor het geopende document. Alle in de toepassing beschikbare gegevensbronnen kun je laten weergeven en selecteren via ‘Beeld / Gegevensbronnen’ of Ctrl+Shift+F4. Laat bovendien via ‘Beeld / Werkbalken’ de werkbalk voor standaardbrieven weergeven.

Voordat je begint met het ontwerp, moet je afhankelijk van de situatie misschien nog enkele kleine hindernissen overwinnen. Bij sommige velden voor standaardbrieven verwacht LibreOffice bepaalde veldnamen: Titel, Voornaam, Straat, Postcode, Plaats, Mobiele telefoon, E-mail enzovoort. Als je in de lijst in Calc andere veldnamen gebruikt zoals Aanhef, PC, Mobiel en Mail, moet je die velden er handmatig aan toewijzen. Dat doe je via de knop ‘Bron adresboek’ hele­maal rechts op de werkbalk voor standaardbrieven.

Nu kun je je brief ontwerpen met een combinatie van vaste en variabele teksten. Bijvoorbeeld bovenaan de afzendergegevens (vast), daaronder als variabelen de adresgegevens van de ontvanger, de datum en de aanhef. De variabele gegevens van de ontvanger kun je eenvoudigweg als kolomkoppen vanuit de tabel naar de gewenste posities slepen. De datum hebben we als veldopdracht toegevoegd, omdat die niet meteen uit de lijst gehaald kan worden, maar dynamisch gegenereerd moet worden.

Via de menuopdracht ‘Invoegen / Veld / Datum’ voeg je de huidige datum toe met de opmaak dd-mm-jj. Als je een andere opmaak wilt, kies je ‘Invoegen / Veld / Meer velden’ (Ctrl+F2) en kies je een datum­opmaak op het tabblad Document. De aanhef kan voor vrouwen bijvoorbeeld ‘Geachte mevrouw …’ zijn en voor mannen ‘Geachte heer …’. Voor het geval dat het geslacht niet is ingevuld, kun je in dat geval ‘Geachte heer of mevrouw …’ gebruiken. We bouwen de aanhef dus op uit de vaste tekst ‘Geachte’ en een extra, conditionele aanhef in de Calc-tabel. Afhankelijk van of in kolom A (Aanhef1) ‘mevrouw’ of ‘heer’ staat of niets is ingevuld, komt in kolom B (Aanhef2) de bijbehorende waarde. De formule die we hiervoor gebruiken is =ALS(A2=””;”heer of mevrouw”;A2). We gebruiken in dit voorbeeld dus ‘Geachte’ in combinatie met Aanhef2, zodat in alle gevallen een correcte aanhef wordt gebruikt.

Controleer eerst via de knop ‘Afzonderlijke documenten bewerken’ of de brief voldoet aan je verwachtingen. Via het venster dat zijn eventueel ook afzonderlijke, gepersonaliseerde documenten verder aan te passen. Als de afzonderlijke documenten kloppen, kun je de knop ‘E-mailberichten zenden’ gebruiken. Stel bij ‘Aan’ het veld E-mail in, kies Verzend als Adobe PDF-document en stel via de knop Eigenschappen je bericht op. Daarbij heb je ook de optie om de aanhef enigszins aan te passen. Wil je hier velden gebruiken, dan moet je die toewijzen aan standaardnamen voor een goede werking, bijvoorbeeld <Naam> aan < Achternaam>. Via de knop Nieuw kun je met een editor eventueel zelf een nieuwe aanhef definiëren.

De ingebouwde functie van LibreOffice biedt beperkte mogelijkheden voor een gepersonaliseerde aanhef.

Helaas zijn de mogelijkheden hierbij beperkt en kun je ook de berichttekst of het onderwerp niet personaliseren. Je kunt alleen algemene tekst­elementen gebruiken die niet echt uitnodigen om het e-mail­bericht te openen. Als onderwerp is alleen een vaste tekst te gebruiken zoals ‘Uw aanvraag’, en dat soort generieke onderwerpregels hebben mensen al te vaak gezien bij phishing-berichten. Om slechts een deel van je klanten een mail te sturen, bijvoorbeeld iedereen die vandaag een aanvraag heeft gedaan, maak je in de tabel een kolom met datumgegevens. Sorteer de lijst voor het verzenden eerst op basis van die kolom in aflopende volgorde. Stel vervolgens in het dialoogvenster ‘Samengevoegd document e-mailen’ bij Records verzenden het juiste aantal in. Een functie om records op basis van bepaalde criteria te filteren bij het verzenden is er helaas niet.

De mails verstuurt Writer rechtstreeks via de SMTP-server die is ingesteld via ‘Extra / Opties / LibreOffice Writer / Standaardbrief E-mail. Als de verbinding hiermee mislukt, kun je andere opties proberen via de knop ‘Server authentificatie’. Bij ons was het nodig een afzonderlijke authentificatie in te stellen voor de uitgaande mailserver. Als het toch niet wil lukken, kun je de mailing misschien versturen via Thunderbird (zie verderop).

De functie voor standaardbrieven in Microsoft Word kan gepersonaliseerde documenten per e-mail alleen als docx-bijlage versturen. Ze als pdf versturen kan standaard niet, maar die mogelijkheid kun je toevoegen via een invoegtoepassing. Daarvoor kun je bijvoorbeeld de gratis Merge Tools invoegtoepassing downloaden. Daarnaast zijn er betaalde oplossingen zoals de Mapilab Mail Merge Toolkit of de invoeg­toepassing van (het prijzige) Adobe Acrobat.

De Merge Tools add-in van Doug Robbins is een .dotm-sjabloon die je in de startup-map van Word moet zetten. Die staat in Gebruikers\Gebruikersnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP. De invoegtoepassing voegt een tabblad aan het lint toe met allerlei extra functies. Belangrijk voor ons doel zijn ‘Merge to individual documents’ en ‘Merge with attachments’, waarmee elk gepersonaliseerd document als losse pdf wordt opgeslagen en naar wens per e-mail verstuurd.

Maak eerst op de gebruikelijke manier op de tab Verzendlijsten van het lint een document voor je standaardbrief waaraan je een gegevensbron koppelt, zoals een Excel-werkblad. Belangrijk is hierbij dat de records op het eerste werkblad staan. Verder moet je dezelfde uitgangspunten hanteren als bij LibreOffice: veldnamen komen op de eerste rij en mogen geen speciale tekens bevatten, daaronder komen de records zonder lege rijen of kolommen. Meer details vind je in de Read-Me-bestanden bij de Merge Tools.

Ga in Word naar het Verzendlijsten-lint en werk dit af van links naar rechts: begin met ‘Afdruk samenvoegen startenfunct/Brieven’. Via ‘Adressen selecteren/Bestaande lijst gebruiken’ kun je nu het goed ingedeelde Excel-werkblad koppelen. Via de menuknop ­‘Samenvoegvelden invoegen’ kun je nu de gewenste velden invoegen op de positie van de cursor. De huidige, automatisch bijgewerkte datum invoegen kan via het lint Invoegen met de knop Datum en tijd. Voorwaardelijke elementen maak je bijvoorbeeld via ‘Regels / Als…Dan…Anders’.

Samenvoegvelden kun je in Word’makkelijk toevoegen via de menuknop.

Onze regel voor de aanhef kunnen we op die manier echter niet toevoegen, omdat daarmee alleen teksten ingevoegd kunnen worden, niet het oorspronkelijke veld (als dat niet leeg is). Dat kan wel in de formuleweergave, die sowieso sneller werkt als je vaker sjabloondocumenten ontwerpt. Met Alt+F9 schakel je over naar deze weergave, vervolgens kun je direct formules typen en met Ctrl+F9 de speciale accolades invoegen voor een samenvoegveld. Op die manier is het wel mogelijk de volgende regel te typen: { IF { MERGEFIELD Aanhef1 }=”” “heer of mevrouw” { MERGEFIELD Aanhef1} }. De hulpkolom Aanhef2 is dan niet nodig voor het gewenste resultaat.

In de formuleweergave van Word (Alt+F9) kun je samenvoegvelden rechtstreeks typen en heb je meer mogelijkheden.

Pdf bijlage versturen

Als je het sjabloondocument hebt gemaakt en via de voorbeeldknop en automatisch op fouten controleren hebt gecheckt, ga je naar Merge Tools. Gebruik de functie ‘Merge with Attachments’ om op basis van het document e-mailberichten te maken met pdf-­bijlagen. Als Merge Destination stel je in ‘Merge to E-mail as PDF Attachment’. Daarna verschijnen er meer opties in een dialoogvenster. Je kunt bijvoorbeeld de bestands­naam en het onderwerp laten opbouwen uit de gegevens van de ontvanger en verder persoonlijke en algemene bijlagen laten toevoegen. De locatie voor het eerste type bijlage moet dan als pad in de gegevens­bron beschikbaar zijn. Een algemene bijlage kun je kiezen via de knop Browse for Attachments.

De opties voor de aanhef (salutation) zijn helaas beperkt tot ‘Hallo’ en ‘Lieve’ in meerdere talen en niet erg geschikt voor zakelijke mailings. Je moet het dus houden bij een onpersoonlijke aanhef als ‘Geachte lezer’ of ‘Geachte heer/mevrouw’. Of je wijkt uit naar een betaald alternatief. Bij Merge Tools wordt een donatie ook op prijs gesteld en verberg je daarmee het document dat telkens wordt getoond als je de tool start.

Ook de gratis e-mailclient Thunderbird is te gebruiken voor mailings. Daarvoor heb je de add-on Mail Merge nodig. Die oplossing heeft een voordeel ten opzichte van een gewone groepsmailing: je kunt het bericht beter personaliseren en als sjabloon bewaren. Via de optie om later te verzenden van de add-on kun je eerst afzonderlijke berichten controleren, voordat je alles verstuurt naar de klanten. Als basis dient weer het werkblad zoals je dat hiervoor ook hebt gebruikt bij de functies voor standaardbrieven in Writer en Word. In dit geval laat je de afzonderlijke documenten eerst als pdf bewaren in een map en verstuur je ze niet meteen. Met de add-on voor Thunderbird kun je ze dan als bijlage naar de bijbehorende adressen e-mailen.

De add-on Mail Merge voor Thunderbird kan als bijlage een door LibreOffice of Word gemaakte pdf meesturen.

Om te zorgen dat de juiste bijlage bij het juiste bericht komt, moeten de padnamen deel uitmaken van de records. Die zijn gemakkelijk automatisch te genereren met de functie TEKST.SAMENV van Microsoft Excel of LibreOffice Calc. Hiervoor voeg je aan het werkblad twee kolommen toe met de namen ‘Bestandsnaam’ en ‘Bijlage’. De eerste genereert een persoonlijke documentnaam op basis van de velden Voornaam, Naam, KlNr en OffNr (klantnummer en offertenummer). De tweede kolom genereert op basis van de bestandsnaam een padnaam voor de bijlage die de add-on kan gebruiken om de pdf-bijlage te vinden. De betreffende formule kun je invoeren voor het eerste record en vervolgens kun je het plusteken onder aan de cel naar beneden trekken om de formule door te voeren naar de andere records.

Voor gepersonaliseerde e-mailberichten via Thunderbird heb je extra kolommen nodig met bestandsnaam en pad, zodat de bijlagen gevonden worden.

Sla nu eerst de standaardbrieven op als pdf-­bestanden. In Word kan dat via de functie Merge to individual docs van Merge Tools, in LibreOffice Writer met de opdracht ‘Bestand / Afdrukken’ en dan voor standaardbrief kiezen en de optie Als individuele docu­menten opslaan gebruiken. Daarbij kun je de optie Bestandsnaam uit database genereren gebruiken met het veld Bestandsnaam. De functie ‘Samengevoegde documenten opslaan’ op de werkbalk is hiervoor niet geschikt, omdat die niet de bestandsnamen kan genereren uit de gegevens van het werkblad.

Je kunt met samenvoegvelden een (enigszins) gepersonaliseerd e-mailbericht opstellen voor de add-on Mail Merge van Thunderbird.

Bij opstellen van het sjabloonbericht in Thunderbird kun je in de onderwerpregel verwijzen naar alle samenvoegvelden in het werkblad en die gebruiken in de berichttekst. Die moet je aangeven met dubbele accolades. De onderwerpregel wordt dan in ons voorbeeld {{E-mail}} en de onderwerpregel wordt Offerte: {{Voornaam}} {{Naam}}.

Het bericht kun je nu netjes opstellen zoals je wilt, zoals in de afbeelding. Nadat je het concept als sjabloon hebt opgeslagen, start je via ‘Verzenden / Mail Merge‘ de add-on. Geef als bron de spreadsheet op en als bijlage de veldnaam {{Bijlage}}. Als verzend­modus is het handig om Later verzenden te kiezen. Op die manier kun je voor het verzenden nog even controleren of alle berichten goed zijn gegenereerd en voorzien zijn van bijlagen.

(Andrea Trinkwalder en Marco den Teuling, c’t magazine)