Digitale formulieren maken

Redactie
1

Steeds meer bedrijven werken met digitale formulieren. En steeds meer studenten werken met online vragenlijsten voor hun afstudeeronderzoek. Vaak lopen ontwikkelaars van formulieren vast bij het vormgeven ervan. De belangen van de ontwikkelaar en de invuller kunnen botsen. De ontwikkelaar zou het liefst alles vragen, terwijl de invuller geen tijd en zin heeft om alles in te vullen. Hoe voorkom je deze situatie? Hoe geef je een formulier vorm en waar moet je om denken? Een korte workshop ‘digitale formulieren maken.’

digitale formulieren maken

Nadenken over de vragen

Voordat je begint met het in elkaar zetten van een formulier, is het belangrijk na te denken over de vragen. Hoe ga je ze formuleren en vooral: wat vraag je? Welke vragen kun je eigenlijk wel weglaten? Wat moet je echt weten om tot een goed resultaat te komen? Je moet een balans vinden tussen efficiëntie en informatiewaarde.

Daarmee bedoelen we dat je aan de ene kant de bezoeker niet met vragen wilt overstelpen, terwijl je aan de andere kant wel de informatie moet verzamelen voor een goede verwerking.

Daar komt nog bij dat een digitaal formulier ervoor is bedoeld om vragen in te vullen, niet om de gebruiker met nog meer vragen achter te laten. Daarom is het handig dat je bij sommige vragen een korte, duidelijke toelichting of een voorbeeldantwoord geeft.

Een formulier vormgeven

Als je weet wat je wilt vragen, kun je aan de slag gaan met het programma waarmee je het formulier technisch in elkaar zet. Je voegt dan de velden en elementen toe aan je formulier, die je wilt gebruiken om data te verzamelen. Vaak kun je verschillende soorten inputs (zoals een adres, bedrag, checkbox of tekstveld) gebruiken. Door ze duidelijk te labelen en duidelijke namen te geven, kunnen deze velden vaak automatisch ingevuld worden door browsers.

Je kunt bij de meeste software  ook afbeeldingen, labels, titels en seperators toevoegen. Content kan dynamisch zijn en tabellen kunnen vaak worden toegevoegd. Om de gebruiker van het formulier te bewegen iets te doen, kun je actions toevoegen. Zo kun je bijvoorbeeld een user case toevoegen, een concept voorleggen, een notificatie sturen of een taak aanmaken. Al deze opties zijn in ieder geval beschikbaar in de Form Builder van Incontrol. Dat is een platform waar je snel en eenvoudig formulieren kunt aanmaken.

Het fijne van dit platform is dat de gebruiker de formulieren ook meteen mobiel kan gebruiken. Invullen op een smartphone of een tablet is dus geen probleem. Met bijvoorbeeld Excel (waarbij je de formulieren heen en weer moet sturen) levert dit vaak meer problemen op. Daarom is het belangrijk je formulier zo te ontwerpen, dat het ook mobiel goed werkt. Immers: steeds meer mensen vullen ‘even snel’ een formulier in via het apparaat dat ze op dat moment gebruiken. Dat is steeds vaker een smartphone of een tablet.

Denk om formuleringen

Vergeet een bezoeker een vraag in te vullen? Dan zie je meestal een rood vakje met een onvriendelijke melding, in de zin van: ‘U moet dit veld invullen!’ De bezoeker moet eigenlijk helemaal niets, dus probeer vriendelijk te formuleren. Vraag je naar de geboortedatum van een bezoeker en vergeet de invuller deze vraag in te vullen, zou je ook feedback kunnen geven in de zin van: ‘Wanneer bent u geboren? Deze informatie hebben wij nodig om (doel)’. Het is dan duidelijk dat de vraag nog open staat en dat het invullen echt cruciaal is.

Wees altijd vriendelijk en informatief bij vragenlijsten en formulieren. Na het versturen van het ingevulde formulier zou je de bezoeker een bevestigingsmail kunnen sturen, met een bedankje voor het invullen van het formulier, waar men terecht kan bij vragen en wat er met de antwoorden gebeurt. Let goed op de tekst van de bevestiging.

Uitgebreid testen

Voordat je het formulier online zet en verspreidt, is het belangrijk dat het formulier uitgebreid is getest. Zijn de vragen begrijpelijk? Zijn de velden duidelijk gelabeld? Begrijpt de gebruiker wat hij of zij moet doen? En werkt het technisch ook, oftewel: zijn alle knoppen aan acties gekoppeld en is er genoeg ruimte in de velden om de vraag te kunnen beantwoorden?

Test het formulier niet alleen onder collega’s, maar ook onder buitenstaanders, zoals vrienden, familie of — nog liever — een focusgroep. Dit is een testgroep die lijkt op je publiek, die het formulier invult, alleen om te testen en je van feedback te voorzien.

Een analoog formulier elektronisch maken is geen digitaal formulier

Tot slot nog dit: misschien heb je een analoog formulier dat je digitaal wilt maken. Hetzelfde formulier nog eens overtypen en met tekstvakken vormgeven in Word, maakt het nog geen digitaal formulier. Zeker niet als je het opslaat als PDF en gebruikers het handmatig terug moeten sturen. Een goed digitaal formulier kun je op ieder apparaat gebruiken, invullen en versturen. Dan hebben we het pas echt over digitale formulieren.

(dit is een samenwerking)

Deel dit artikel

Lees ook

Een Chromebook delen met het hele gezin of met andere gebruikers

Een Chromebook kun je makkelijk delen met het hele gezin, met collega's, bezoekers of andere gebruikers. Ontdek hoe je gebruikers toevoegt, blokkeert ...

Bestanden uitwisselen tussen werkplekken: opties bekeken

Bestanden uitwisselen tussen werkplekken: hoe doe je dat als (alle) collega’s thuis aan het werk zijn? We bekijken verschillende opties met hun eigen ...

Interessant voor jou

1 Praat mee
avatar
  Abonneer  
nieuwsteoudste
Laat het mij weten wanneer er
C. Beerse
Lezer
C. Beerse

Bij een goed digitaal formulier ben je blij met alle gegevens die je krijgt. Forceer dan niet de hele geboorte datum: Als je de verjaardag wilt weten, dan zou het jaartal gemist kunnen worden. Als je de leeftijd wilt weten, dan zou de verjaardag gemist kunnen worden. In het kader van de privacy zijn mensen eerder geneigd een leeftijdscategorie aan te vinken (in blokken van 5 of 10 jaar bijvoorbeeld). Het mooiste dat ik hier in gezien heb is met overlappende categorieën: 0-20, 15-25, 20-30, 25-35, 30-40, 35-45, 40-50, 45-55, 50-60, 55-65, 60-70, 65+ en vraag naar de categorie waar… Lees verder »