Office.EU preview: hét Europees alternatief voor Microsoft 365?

Office.EU gebruikt Nextcloud als basis. Daar is voor gekozen omdat Nextcloud zich inmiddels als volwassen platform bewezen heeft, uitermate solide en betrouwbaar werkt en zich bovendien blijft doorontwikkelen.

Essentieel voor Office.EU was bovendien dat het opensource is, om te voorkomen dat je aan een gesloten protocol vastzit en onder omstandigheden alsnog in een lock-in-situatie terecht zou kunnen komen. En uiteraard omdat Nextcloud van Europese makelij is.
Gebruikers kunnen met Nextcloud eenvoudig bestanden aanmaken, delen en er aan samenwerken, en omdat je in de cloud werkt, alles synchroniseren op verschillende apparaten. Het kan door de modulaire opbouw bovendien flexibel worden aangepast en uitgebreid met specifieke functionaliteit.

Zoals gezegd is Office.EU nog volop in ontwikkeling, er wordt nu nog Collabora gebruikt als intermediair richting Next­cloud, maar dat zal vervangen worden door Euro-Office – voor het gebruik in de praktijk zal dat waarschijnlijk weinig verschil opleveren, volgens Ofice.EU zou het sneller moeten werken.

Het ontwerp van Office.EU gaat uit van een Dashboard als centraal element, waarop je in eerste instantie terechtkomt als je je aanmeldt met een gebruikersaccount.

Het dashboard dient als springplank van waaruit je naar alle verschillende applicaties toe gaat.

Het dashboard is strak vormgegeven met direct herkenbare bedieningselementen. In de standaardinstelling zijn er drie kaders in het midden van het scherm, met in het rechterkader de mogelijkheid om notities te maken. In het midden staat een lijst van favoriete en recente bestanden, en in het linkerkader de Office.EU-apps.

Die lijst bestaat uit de belangrijkste toepassingen die je van een officesuite verwacht: EU Drive, waarin al je opgeslagen en gedeelde bestanden staan, EU Talk, wat een chat en videovergaderapplicatie is, en dan staan er nog EU Docs, EU Spreadsheet en EU Presentation, de Office.EU-equivalenten van respectievelijk Word, Excel en Powerpoint.

Office.EU biedt nog meer applicaties, die je kunt zien wanneer je linksboven op het scherm op het raster van negen blokjes klikt. Daaronder bevinden zich een mailprogramma, een agenda en de contactpersonen.

Als je het dashboard wilt aanpassen, kun je dat doen via het uitgebreide instellingenmenu. Daar kom je bij door rechtsboven op het scherm op de ronde knop te klikken met de initialen van je gebruikersnaam. Er verschijnt dan een snelmenu, waar je onder andere je status (online, afwezig, bezet, et cetera) kunt aangeven.

Via de meeste andere opties in het snelmenu kom je op een uitgebreide instellingenpagina terecht, waar je alle overige opties van Office.EU instelt.

Zo kun je daar de weergave van je dashboard (licht/donker-thema, achtergrond­afbeelding) of persoonlijke instellingen aanpassen (naam, locatie, contact­gegevens, et cetera).

Ook staan daar de beheerderinstel­lingen, die afhankelijk van je rechten, meer of minder uitgebreid zijn.

Iedere Office.EU-instantie heeft minimaal één beheerder. Die beheerder zal in eerste instantie groepen en gebruikers aanmaken en daar rechten aan toekennen, maar kan ook een (gedeelde) mappenstructuur aanmaken waarmee een team aan de slag kan. Ook kan hij de gegevens voor de e-mailserver instellen, zodat er via Office.EU ook gemaild kan worden.

Voor de veiligheid is het aan te raden de Tweestapsverificatie aan te zetten. Dat kun je voor de verschillende groepen afzonderlijk aan of uit zetten.

In een aantal gevallen kan de optie Dwing Windows-compatibiliteit af belangrijk zijn, waarmee de bestandsnamen die gebruikt mogen worden ook toegestaan moeten zijn op een Windows-systeem. Daarmee worden eventuele incompatibiliteiten bij het uitwisselen van bestanden voorkomen.

De beheerder kan ook bepaalde IP-adressen instellen vanaf waar ge­­bruikers mogen inloggen. Dat voorkomt brute-force aanvallen, maar beperkt ook het online samenwerken vanuit verschillende locaties.

Het uiterlijk van het dashboard kan verder voor iedereen aangepast worden met bijvoorbeeld een eigen achtergrond­afbeelding en kleurstelling voor een corporate-uitstraling.

Bij het menu-item Systeem krijg je een overzicht van de serverresources van je Office.EU-instantie.
De beheerder is al met al het centrale aanspreekpunt voor de gebruikers. Het is daarom aan te raden meerdere beheerders aan te maken – dat kan ook op groepsniveau.

De gebruikers kunnen hun profiel bij­werken en aangeven hoe zij bereikbaar zijn via bijvoorbeeld X en Bluesky en wat hun rol en functie in het bedrijf is. De zichtbaarheid van dat profiel is tot in detail in te stellen.

Gebruikers kunnen hun status aangeven (zoals Online, Afwezig, Bezet, Niet storen), een statusbericht instellen en aangeven wat hun werkuren op welke dagen zijn – bij de tijden daarbuiten wordt de status automatisch aangepast naar out of office. Dat laatste kan bijvoorbeeld handig zijn als iemand een vergadering met meerdere personen wil inboeken.

Office.EU biedt de essentiële applicaties die je in een online-officesuite zoekt. Centraal daarin is het documentbeheer EU Drive, dat je via het dashboard bereikt.

De overzichtelijk EU Drive-interface laat duidelijk zien dat er een Nextcloud-­omgeving onder draait. Links op de pagina zie je het navigatiemenu waarmee je een overzicht op het hoofdscherm te zien krijgt van je persoonlijke mappen en bestanden en de bestanden en mappen die je met anderen deelt of die anderen met jou delen.

Op het hoofdscherm wordt alles op een inzichtelijke wijze getoond, je kunt de volgorde onder meer aanpassen op bestandsindeling, grootte en datum. Via het tandwielpictogram linksonder op het scherm kun je de nodige instellingen aanpassen.

Naast het tonen van alle en de persoonlijke bestanden kun je bestanden delen met andere gebruikers, maar via een link ook met externen.

Handig als je bijvoorbeeld een freelancer aan een project moet laten meewerken zonder dat hij toegang tot het hele systeem hoeft te hebben.

De EU Talk-applicatie is een overzichtelijke communicatietool die doet wat je er van verwacht. Je kunt hem als eenvoudige chattool inzetten, maar er ook video­gesprekken mee voeren met andere Office.EU-gebruikers of anderen via een link uitnodigen.

Dat functioneert vergelijkbaar met tools als Zoom en Teams, maar is bewust redelijk kaal gehouden zonder onnodige toevoegingen. Functies als het delen van je scherm, het vervangen van de achtergrond en een chat tijdens het gesprek zijn echter wel aanwezig.
De kwaliteit van videogesprekken was bij onze initiële tests qua geluid prima, maar de resolutie van het beeld van de gesprekspartner was niet erg hoog.

Bij een volgende test was dat verholpen – waaruit blijkt dat Office.EU nog work in progress is.

Office.EU is voorzien van het klassieke trio aan officetoepassingen: een tekst­verwerker, spreadsheettool en presentatie­applicatie. De basis voor deze apps was op moment van testen nog Collabora, maar daar komt verandering in en dit zal tegen de tijd dat Office.EU aan een breder publiek wordt uitgerold vervangen worden door Euro-Office.

EU Docs werkte zoals je van een tekst­verwerker mag verwachten – als test hebben we dit artikel met EU Docs geschreven. De interface is voorzien van een lint met de opties en structuur zoals je die kent van MS Word – al zijn de mogelijkheden minder uitgebreid dan in de tekstverwerker van Microsoft.

Dat is overigens niet per se een slechte zaak, want de meeste mensen zullen de mogelijkheden van de talloze opties in Word niet eens kennen, laat staan gebruiken.

We konden prima werken met uit Word geïmporteerde stijlsjablonen en hebben geen functionaliteit gemist. We hebben in het lintmenu ook niet lang hoeven zoeken naar een gewenste optie.

Wel werden er aan sommige stijlen andere lettertypen gekoppeld dan in het origineel, omdat EU Docs nog over minder fonts beschikt.

Bij complexe en grote bestanden kunnen dat soort incompatibiliteiten tot problemen leiden, waardoor een document bijvoorbeeld meer of minder pagina’s wordt, afbeeldingen op een andere positie terechtkomen of een onderste regel bovenaan een nieuwe pagina komt te staan.

In het testbestand zat ook een embedded Excel-tabel, die in EU Docs niet meer kon worden bewerkt. De tabel bleef wel behouden nadat we het gewijzigde bestand weer vanuit EU Drive hadden gedownload en in Word openden.
Ook daarvoor geldt dat dit niet een specifiek probleem voor Office.EU is, we zijn in een eerder artikel al eens dieper in gegaan op de compatibiliteitsproblemen van Microsoft bestandsformaten.

Iets wat geregeld misging was het kopiëren of knippen en plakken van tekst: in plaats van de gekopieerde tekst verscheen er niets of kwam er de tekst ‘wrong server’ te staan. Ook daarvoor geldt dat dit ver­holpen moet zijn op het moment dat Office.EU uitgerold wordt.

Ook bij EU Spreadsheet, het Office.EU-equivalent van Excel, zijn alle functies aanwezig die de meeste gebruikers nodig zullen hebben. Powerusers die bij spread­sheets het onderste uit de kan halen, zullen wellicht wat functies missen.

Het importeren van Excel-tabellen liep in het geheel genomen ook goed, wel moest soms de lettergrootte worden aangepast om ervoor te zorgen dat tekst in de cellen goed zichtbaar was.

Speciale Excel-functies, zoals het Aandelen-gegevensformaat van Excel, werkten niet. Anderzijds is dat een relatief exotische functie waar weinig mensen gebruik van zullen maken.

Bij EU Spreadsheet hadden we wederom problemen met het kopiëren en plakken van tekst. Bij het werken met tabellen is dat een onmisbare functionaliteit en belangrijk dat het goed gaat.

De EU Presentation-app biedt hetzelfde beeld als de andere twee apps: het voorziet in de functionaliteit die de meeste gebruikers nodig hebben. De werkwijze is vergelijkbaar met PowerPoint, na een korte inwerktijd kun je er prima mee uit de voeten.

Hier liepen we echter tegen meer compatibiliteitsproblemen aan, die voor­namelijk met afwijkende fonts te maken leken te hebben – maar PowerPoint is al decennia lang een crime wat uitwisselbaarheid betreft, dat is Office.EU niet aan te rekenen.

De genoemde EU-apps zijn nu nog alleen beschikbaar in de browser. Het samen aan een document werken verloopt vlekkeloos, wijzigingen die anderen maken zijn snel zichtbaar bij de rest.

Er zijn op dit moment nog geen desktop- en mobiele apps, daarvoor wordt teruggegrepen op de Nextcloud-apps. Op het moment dat EU Docs, Spreadsheet en Presentation worden uitgerold, moeten er ook eigen apps zijn.

Zoals meerdere malen genoemd, is Office.EU nog niet in zijn geheel af. De aanwezige applicaties zijn nog niet volledig functioneel inzetbaar, en er is nog geen overtuigende e-mailclient. Die laatste zit er wel al in, maar omdat die nog vervangen zal worden, was het niet zinvol om die in deze test al mee te nemen.

Desondanks is Office.EU al een heel eind op weg. EU Drive werkt stabiel en zal binnenkort door iedereen gebruikt kunnen gaan worden. De EU Talk-applicatie is goed gerealiseerd, werkt probleemloos en laat qua functionaliteit weinig te wensen over. Als EU Talk een indicatie is voor wat we van Office.EU mogen verwachten, dan gaat dat zeker de goede kant op.

Er is duidelijk aandacht besteed aan het willen bieden van een goede gebruiks­ervaring, en dus wordt Office.EU niet overladen met half doordachte functies.

Het is aan de gebruikers of zij de komende tijd overtuigd kunnen worden van het product. De wil om data veilig binnen Europa te houden is er bij veel mensen en bedrijven zeker, maar de drempel om van de vertrouwde Microsoft-producten over te stappen is hoog – en hoe dan ook zullen gebruikers een iets andere werkwijze moeten aanleren.

Een product van Europese makelij heeft op dit moment echter de wind mee en zal breed gedragen gaan worden – mits het goed, betrouwbaar en eenvoudig werkt. Daar lijkt Office.EU in te gaan slagen.