Toch maar wel een Microsoft-account, de voordelen bij aanmelden

Een Microsoft-account heeft voordelen bij het aanmelden en geeft toegang tot een aantal aanvullende diensten die min of meer nauw verweven zijn met het besturingssysteem. De voortdurend oppoppende meldingen en aanbevelingen willen je van het tegendeel overtuigen. Het vasthoudend aansporen maakt achterdochtig en Windows is ook bruikbaar zonder Microsoft-account.

Loont het de moeite om daar een Microsoft-account voor te nemen? Het antwoord op die vraag moet je zelf geven – hier staat alleen wat je moet weten. Er zijn goede redenen te noemen om er een te hebben.

Hoe kom je eraan? Stap 1 – Neem een e-mailadres

Voor een Microsoft-account is altijd een e-mailadres nodig. Dat hoeft geen door Microsoft gehoste mailbox bij Hotmail of Outlook.com te zijn,  je kunt ook een bestaand e-mailaccount bij Google koppelen aan een Microsoft-account.

Als je je Microsoft-account aanmaakt met een nieuw @outlook.com-adres, heb je nog een ander e-mailaccount nodig, bij voorkeur bij een andere provider, of een mobiel telefoonnummer. Microsoft gebruikt dat namelijk om je identiteit te verifiëren. Voor bijzonder privacy-kritische handelingen binnen je Microsoft-account wordt naar dat nummer een e-mail of sms’je gestuurd met een beveiligingscode die je vervolgens ter bevestiging moet invoeren.

Aanmelden en verificatie

Om onafhankelijk te zijn van een extern mailadres en mobiel telefoonnummer, kun je een bestaand Microsoft-account ook instellen op tweestapsverificatie en als tweede stap de Authenticator-app op je mobiele telefoon installeren. Let wel op: als je een op die manier beveiligd account gebruikt om je aan te melden bij Windows, moet je Windows bij de instellingen onder ‘Accounts / Aanmeldingsopties’ zo configureren dat je een van de Hello-opties gebruikt om je aan te melden: gezichtsherkenning, vinger­afdruk of pincode. In de andere gevallen, met een conventioneel wachtwoord, moet je telkens naar je smartphone grijpen als je je bij Windows aanmeldt.

Windows en de adder onder het gras

Of het voor jou zinvol is om je bij Windows aan te melden met een Microsoft-account, hangt er vooral van af of je ook andere apps en diensten van Microsoft wilt gebruiken. In dat geval zorgt Windows voor het aanmelden en hoef je minder vaak je gebruikersnaam en wachtwoord in te typen dan bij een lokaal Windows-gebruikersaccount.

De meeste apps die een Microsoft-account vereisen, slaan bij de eerste keer de aanmeldgegevens op en vragen daar later niet meer om. Daar zit nog wel een addertje onder het gras: bij het inloggen op de eerste Microsoft-app krijg je de vraag of je ‘Dit account overal in uw apparaat gebruiken’ wilt. Een ondoordachte klik op Volgende verandert je Windows-login naar dat Microsoft-account. Als je een lokale aanmelding wilt, klik je op de enigszins verborgen link ‘Alleen Microsoft-apps’.

Blijf gratis op de hoogte van de nieuwste informatie en tips over Windows 11!
Schrijf je in voor de nieuwsbrief:

Koppeling Windowsaccount en Microsoftaccount

Maar Windows zal nog steeds onthouden dat dit Microsoft-account bij dat Windows-gebruikers­account hoort en het bijvoorbeeld voorstellen bij het inlogvenster van andere apps. Je kunt die koppeling verwijderen bij de instellingen op de pagina ‘Accounts / E-mail en accounts’ onder ‘Accounts die worden gebruikt door andere apps’.

Een van de belangrijkste argumenten waarmee Microsoft het aanmelden bij Windows via een Microsoft-account voor de gebruikers verteerbaar wil maken, is het synchroniseren van de instellingen. Dat moet ervoor zorgen dat je niet op elke computer die je gebruikt steeds opnieuw dezelfde configuratie­stappen moet doorlopen om de interface naar je wensen in te richten.

Synchronisatie-opties

De synchronisatie-opties kun je aanpassen bij de instellingen op de pagina ‘Uw instellingen synchroniseren’. Wanneer de hoofdknop ‘Instellingen synchroniseren’ op Aan staat, zijn er extra knoppen beschikbaar om de overdracht van instellingen uit vier categorieën in en uit te schakelen. Tot en met Windows-­versie 1909 was er een extra schakelaar voor toegankelijkheid, maar Microsoft lijkt die bij ­versie 20H1 te hebben verwijderd.

Voor een antwoord op de vraag wat er precies achter de schakelaars schuilgaat, moet je behoorlijk diep graven. Dat is gedocumenteerd op een webpagina van Microsoft, die eigenlijk handelt over de synchronisatie van gebruikersaccounts in een bedrijfsomgeving.

• Volgens die informatie omvat Thema de instellingen voor kleuren, bureaubladachtergrond en taakbalk.
• Met de knop Wachtwoorden bepaal je of Windows toegangsgegevens voor bekende wifinetwerken synchroniseert.
• De knop Taalvoorkeuren verwijst hoofdzakelijk naar instellingen voor invoermethoden voor bij ons nogal ongebruikelijke talen, naast de ingestelde datum- en tijdformaten.
• Ten slotte is er nog ‘Andere Windows-instellingen’, waarover de webpagina niet al te veel informatie geeft.

Synchronisatie getest

Al die synchronisatie-opties werkten bij onze test eerder slecht dan goed. Naar onze ervaring is het synchroniseren van de categorie Thema volstrekt overbodig.

• Die instellingen kwamen niet op een nieuw geïnstalleerde Windows terecht.
• Hetzelfde geldt voor de datum- en tijdformaten in de taalcategorie.
• Het inloggen op een voorheen ­onbekend wifinetwerk werkte na het synchroniseren wel.
• Via ‘Andere Windows-instellingen’ heeft alleen Verkenner zijn map- en zoekopties meegekregen.
• Het duurde soms wel een half uur voordat de instellingen bij een nieuw aangemaakt account aankwamen.

Klembord naar de Cloud

Sinds enkele versies heeft Windows een uitgebreid klembord, dat niet alleen het laatst gekopieerde tekstfragment of plaatje bewaart, maar ook een hele lijst van items die je gekopieerd hebt. Je kunt ze plakken met de toetsencombinatie Windows+V door het gewenste item uit de getoonde lijst te selecteren met de cursortoetsen of met een muisklik. Die functie is standaard uitgeschakeld en kun je bij de instellingen activeren onder ‘Systeem / Klembord’.

Als de Klembordgeschiedenis geactiveerd is en je je bij Windows hebt aangemeld met een Microsoft-account, kun je ook de optie ‘Synchroniseren tussen apparaten’ activeren. Dan stuurt Windows elk knipsel dat op het klembord belandt naar de Microsoft-cloud en kun je het ook op een andere computer plakken waarop je met hetzelfde account ingelogd bent. Dat werkte met tekst en afbeeldingen vrij goed, maar het duurde meestal een paar minuten voordat die op een tweede computer aankwamen. Bestanden die je met Verkenner kopieert kun je zo niet verzenden, ze verschijnen zelfs niet in de geschiedenis.

De klembordgeschiedenis is standaard uitgeschakeld. Zet je het ‘Synchroniseren tussen apparaten’ ook aan, dan komen de klembordgegevens (teksten en afbeeldingen) ook op de servers van Microsoft terecht.

Zinloze tijdlijn synchroniseren

Ook de grotendeels zinloze tijdlijn die Windows weergeeft met de toetsencombinatie Windows+Tab kun je via een Microsoft-account synchroniseren. De betreffende schakelaar zit bij de instellingen ­onder ‘Privacy / Activiteitsgeschiedenis’.

De dagen van die synchronisatie zijn echter geteld. Volgens een support­document van Microsoft moet die zijn uitgeschakeld tegen de tijd dat deze c’t in de winkel ligt.

Apps worden wel goed gesynchroniseerd

Onze pogingen met de apps in het Windows-pakket die een login voor een Microsoft-account aanbieden verliepen een stuk beter dan bij de synchronisatiefuncties van Windows zelf. De Nieuws- en Weer-app slaan respectievelijk je favoriete thema’s en locaties op in je Microsoft-account, en herstellen die wanneer je ze op een andere computer start. Hetzelfde geldt voor de taken en notities die de apps To Do en Sticky Notes opslaan.

De browser Edge

Ook Microsofts browser Edge biedt aan om je aan te melden bij een Microsoft-account, of doet dat automatisch wanneer je je via zo’n account aanmeldt bij Windows. Wat hij vervolgens synchroniseert kun je instellen op de pagina ‘Profielen / Synchroniseren’ bij de instellingen van Edge. Op dezelfde pagina staat ook een knop ‘Synchronisatie opnieuw instellen’, waarmee je alle gegevens kunt verwijderen die door Edge in de cloud opgeslagen zijn.

Visual Studio & Visual Studio Code

Tot de Microsoft-toepassingen die zich via een Microsoft-account laten synchroniseren, behoren ook de ontwikkelomgeving Visual Studio en de code-­editor VisualStudio Code. Die laatste doet het ook met een GitHub-account in plaats van een Microsoft-account.

Xbox live heeft Microsoftaccount nodig

Alles wat met gamen te maken heeft, valt bij Microsoft onder Xbox. Veel games uit de Microsoft Store werken niet als je niet inlogt op een Xbox Live-account, of vereisen dat om bepaalde bonussen te kunnen krijgen. Zo’n account slaat ook savegames op, zodat je een onderbroken sessie op een ander toestel kunt hervatten. Voorwaarde voor het aanmaken van een Xbox Live-account is allereerst een Microsoft-account.

Microsoft store zonder account?

In tegenstelling tot vroeger kun je de Microsoft Store ook zonder account gebruiken, zolang je alleen gratis apps wilt downloaden. De Store nodigt je bij elke download wel uit om je bij Microsoft te registreren, zodat je je apps op al je apparaten kunt gebruiken, maar vindt een klik op ‘Nee, bedankt’ ook prima. Betaalde apps kun je daarentegen alleen aanschaffen met een Microsoft-account waarin ten minste één betaalmethode opgeslagen is. Je kunt kiezen tussen creditcards, Paypal of prepaid vouchers.

OneDrive gebruiken

OneDrive beperkte opslag en synchronisatie

De online opslag One­Drive kan alleen ingesteld met een account. Wanneer je een Windows-gebruikersaccount instelt met een Microsoft-account, raadt Windows je aan om je persoonlijke bestanden daar op te slaan. Als je die aanbeveling opvolgt, zullen de mappen voor documenten, afbeeldingen en het bureaublad niet langer in C:\Gebruikers\gebruikersnaam staan, maar in C:\Gebruikers\gebruikersnaam\OneDrive.

Alle bestanden die je daar opslaat, worden meteen gesynchroniseerd naar de cloud en zijn van daaruit via internet toegankelijk op Windows-computers met hetzelfde gebruikersaccount of via OneDrive-­apps voor Android en iOS.

Dat gaat echter alleen goed totdat de gratis 5 GB opgebruikt zijn, voor meer opslag moet je betalen. Wil je voor cloudopslag geen geld uitgeven, dan kun je het aanbod van Windows om van OneDrive de standaard opslaglocatie te maken beter afslaan om niet in de ‘geen ruimte meer vrij’-val te trappen. OneDrive zelf en de bijbehorende map kunnen niettemin actief blijven om af en toe individuele bestanden waartoe je elders toegang wilt hebben, naar de cloud te kopiëren.

Encryptie op de OneDrive toepassen

Die strategie biedt ook de mogelijkheid One­Drive te combineren met een encryptie-oplossing zoals VeraCrypt of BoxCryptor. Dat is een goed idee, zelfs als je Microsoft vertrouwt. Je bestanden komen uiteindelijk in de VS terecht en niemand weet of de Amerikaanse autoriteiten geen toegang tot je gegevens zullen afdwingen. Als je bedrijfsmatig omgaat met persoonsgegevens, is – naast het voldoen aan de AVG-voorwaarden voor (cloud)opslag – consistente encryptie de beste manier om een opslagdienst als OneDrive te gebruiken.

OneDrive uitschakelen als opslaglocatie

Als je bij het instellen van je account OneDrive tot de opslaglocatie hebt gemaakt en je wilt van die instelling af, klik dan met de rechtermuisknop op het OneDrive-­pictogram in het systeemvak om de instellingen van OneDrive te openen en ga naar het tabblad ‘Back-up maken’.

De knop ‘Back-up beheren’ opent een venster waarin de drie mappen als pictogrammen worden weergegeven. Na een veiligheidscontrole maakt een klik op ‘Back-up stoppen’ van de niet gesynchroniseerde map weer de standaardmap, bijv. C:\Gebruikers\gebruikersnaam\Documenten voor je eigen documenten. Bestanden en submappen worden niet verplaatst of verwijderd. De map …\OneDrive\Documenten bestaat dan nog steeds en wordt ook nog steeds gesynchroniseerd – het is alleen niet langer de standaardmap voor documenten.

Office Online versie vereist login

De gratis onlineversies van Microsofts Office-toepassingen Word, Excel, PowerPoint en Outlook zijn nauw verweven met OneDrive. Ze kunnen in elke browser worden uitgevoerd en vereisen het inloggen met een Microsoft-account. De eerste drie kunnen alleen bestanden gebruiken die zijn opgeslagen in de bijbe­horende OneDrive.

Ook Outlook Online slaat zijn contacten, e-mails, afspraken en dergelijke op in de Microsoft-cloud (onder voorwaarden staat de AVG dat toe – maar wees voorzichtig met commercieel gebruik!). Een PST-­bestand, zoals een lokaal geïnstalleerd Outlook die opslaat op de harde schijf, is bij OneDrive niet zichtbaar en de opslagruimte die de Outlook-gegevens in beslag nemen, telt niet mee voor je OneDrive-opslag­limiet.

Tot de Office-programma’s, waarvan Microsoft een gratis online versie aanbiedt, behoort ook het digitale notitieblok OneNote. Daarvoor bestaat er met One­Note for Windows 10 echter ook een echt lokaal geïnstalleerde gratis app, die een paar extra opties heeft ten opzichte van de onlineversie.

Het Office-universum omvat ook de messenger Skype en het conferentieprogramma Teams. Ook daarbij moet je je identificeren met een Microsoft-­account.

Conclusie Microsoftaccount

Als je veel in de Windows-wereld verkeert, zul je vroeg of laat nauwelijks om een Microsoft-account heen kunnen. Er zijn gewoon te veel extra’s van Micro­soft die met zo’n account heel handig te gebruiken zijn. Maar dat je Windows alleen in zijn geheel kunt gebruiken als je je bij het opstarten al aanmeldt met een Microsoft-account, is niet waar. Je kunt je op een later tijdstip aanmelden bij vrijwel alle apps en diensten, en behalve de eerste keer hoef je zelden extra stappen te ondernemen. De enkele door Windows zelf aangeboden synchronisatiediensten werken sowieso maar middelmatig.

Bij de installatie van Windows 11 Home heeft Microsoft het nog lastiger gemaakt om dit zonder Microsoft-account te doen. De meeste gebruikers zullen daardoor kiezen voor een account.

Maar het is ook zo dat er voor vrijwel alle Microsoft-apps en -diensten bruikbare alternatieven zijn van andere aanbieders. Of de voordelen daarvan opwegen tegen het gemak van Microsofts oplossingen moet ieder voor zichzelf afwegen. Net zo persoonlijk is de beslissing of je die andere aanbieders betrouwbaarder acht dan Microsoft.

Geschreven door Hajo Schulz en Noud van Kruysbergen. c’t 8-9/2021, p44
Dit artikel is onderdeel van een uitgebreide beschouwing over de voor- en nadelen van een Microsoftaccount