Een Chromebook delen met het hele gezin of met andere gebruikers

Chromebooks worden steeds vaker gebruikt, bij scholen, bedrijven, zorginstellingen en elders. Een van de voordelen van zo’n Chromebook wordt soms over het hoofd gezien: als je een Chromebook hebt, kun je die makkelijk delen met het hele gezin, met collega’s, bezoekers of andere gebruikers.

Een Chromebook met meerdere personen gebruiken kan prima. Dat gaat zelfs een stuk makkelijker dan bij Windows-laptops, terwijl Apple- of Android-tablets normaliter maar één gebruiker ondersteunen. Iedere extra gebruiker op een Chromebook heeft alleen zijn of haar eigen Google-account nodig, verder eigenlijk niets.

Maar het is wel handig als je weet hoe je wisselt van gebruiker, zorgt dat je privé-wifi en downloads echt privé blijven enzovoort. Hier volgen handige tips en opmerkingen voor als je een Chromebook delen wilt met anderen. En als je juist niet wilt dat iemand anders jouw Chromebook kan gebruiken, lees je op het einde ook hoe je dat instelt.

Overigens zijn bij een Chromebook die je van school of van je werk hebt, sommige opties misschien deels of niet beschikbaar. In dat geval moet je contact opnemen met de beheerder als je dit wilt aanpassen.

Op een nieuwe Chromebook krijg je de eerste keer wat welkomstschermen en log je in met je Google-account (je Gmail-adres en het bijbehorende wachtwoord). Belangrijk om te weten is dat degene die zich als eerste aanmeldt vanaf dan als ‘Eigenaar’ geldt. Alleen de Eigenaar kan onder ‘Instellingen / Mensen’ bepaalde instellingen aanpassen, zoals het toestaan van gastgebruik. Als je Chromebook wordt beheerd door je school of bedrijf zal de beheerder vaak de ‘eigenaar’ zijn in Chrome OS.

Onderin het aanmeldscherm vind je standaard ook de optie ‘Gebruiken als gast’. Dat is handig om een Chromebook even te (laten) gebruiken zonder inloggen: een Google-account opgeven hoeft niet als je hierop klikt. Als gast krijg je meteen een browservenster en kun je alles doen wat via een website mogelijk is. Je hebt geen toegang tot bestanden van andere gebruikers, Android-apps of de Linux-omgeving. Andersom kan de eigenaar of andere gebruikers ook niet zien wat jij hebt gedaan en worden eventuele gedownloade bestanden (en cookies) meteen verwijderd bij uitloggen. Vergeet dus niet om die eerst te bewaren (usb-stick, cloud) als je ze nog nodig hebt!

Ontvang gratis informatie en tips over Chromebooks, schrijf je in voor de nieuwsbrief:

Iedereen kan met zijn of haar Google-account inloggen op een Chromebook, als die optie niet speciaal is uitgeschakeld (zie verderop). De accounts zijn gescheiden van elkaar en zelfs de eigenaar kan normaliter niet bij bestanden of gegevens van andere accounts. Je kunt deze optie bijvoorbeeld gebruiken voor een Chromebook delen met meerdere gezinsleden of collega’s.

Klik onderin het aanmeldscherm op Persoon toevoegen en vul het e-mailadres van je Google-account in (via ‘Account maken’ kun je eventueel een nieuw Google-account maken). Een Gmail-adres en -wachtwoord zijn ook een Google-account en kun je gebruiken om in te loggen.  Bij de eerste keer inloggen krijg je wat vensters met gebruiksvoorwaarden en opties waar je doorheen kunt klikken. Bij een Chromebook met vingerafdruksensor, zoals de Asus Chromebook Flip C436, kun je meteen een vingerafdruk toevoegen voor het inloggen. Tik tot slot op ‘Aan de slag’ en je kunt de Chromebook normaal gebruiken. Je bent standaard ook met je Google-account ingelogd in de Chrome-browser en in Gmail, Google Drive en andere diensten zoals de Play Store voor Android-apps.

Je account wordt toegevoegd aan het aanmeldscherm en je kunt er een volgende keer op klikken om je aan te melden. Je hoeft dan enkel het wachtwoord in te voeren en kunt aan de slag. Bestanden die je opslaat in bijvoorbeeld je Download-map blijven bewaard voor volgende sessies, net als cookies en andere gegevens.

Na uitschakelen en weer aanzetten kun je via het aanmeldscherm een account kiezen (of gastgebruik). Wil iemand anders de Chromebook tussendoor gebruiken, dan klik je op de tijd om het statusgedeelte te openen. Klik boven op Uitloggen om naar het aanmeldscherm te gaan, zodat de andere gebruiker zich kan aanmelden. Bij het uitloggen worden apps en andere geopende vensters gesloten, dus sla je werk eerst op. Alleen geopende browservensters worden onthouden voor een volgende sessie.

Heb je meerdere eigen Google-accounts aan je Chromebook toegevoegd (zoals privé en werk) waar je tussen wilt wisselen, dan kan dat sneller. Klik linksboven in het statusgedeelte op je pictogram en kies ‘Als andere gebruiker inloggen’. Je kunt je dan bij een andere gebruikersaccount op Chrome OS aanmelden via het aanmeldscherm. Daarna is wisselen tussen deze gebruikers voortaan mogelijk zonder een wachtwoord in te voeren! Je hoeft enkel weer op het pictogram te klikken en de andere account te kiezen. Doe dit dus alleen voor eigen accounts.

Om bij normaal gescheiden accounts sneller in te loggen kun je eventueel een 6-cijferige pincode instellen in plaats van het lange Google-wachtwoord. Zoek gewoon op ‘pincode’ in het instellingenscherm, dan kom je bij de juiste instelling terecht.

Als probeert in te loggen op een wifi-netwerk (niet alleen als eigenaar) zie je onderin het venster een optie om andere gebruikers van de Chromebook ook toegang tot dat wifi-netwerk te geven. Zet je die aan, dan kunnen ze verbinding met dat netwerk maken zonder het wachtwoord op te geven.

Die optie is bijvoorbeeld handig voor het wifi-netwerk thuis, zodat iedereen in huis op de Chromebook kan internetten. Je kunt de optie niet achteraf uitzetten of inschakelen. Wil je hem wijzigen, dan moet je het netwerk vergeten en opnieuw toevoegen met de gewenste instelling. Open daarvoor de instellingen via het statusgedeelte en klik bij ‘Netwerk’ via het pijltje naast de netwerknaam naar het gewenste netwerk. Onder de knop ‘Vergeten’ zie je of het netwerk door anderen gebruikt kan worden.

Gebruikersaccounts zijn van elkaar gescheiden en de inhoud versleuteld, zodat je elkaars bestanden niet kunt zien of benaderen. Als je toch bestanden wilt uitwisselen, kan dat bijvoorbeeld via de cloud, een usb-stick of een gedeelde map op een netwerk(schijf). Op Chromebooks met een kaartlezer, zoals de Flip C214 kun je ook een geheugenkaart gebruiken. Het is sowieso verstandig niet teveel op de interne opslagruimte (de map Download) te bewaren, omdat Chrome OS automatisch bestanden verwijdert bij ruimtegebrek. Er is bovendien geen prullenbak als je een bestand per ongeluk verwijdert of (zie verderop) het account verwijderd wordt.

Instellingen zijn net als bestanden specifiek per gebruiker, behalve eventueel de wifi-netwerken (zie item hierboven). Dat geldt niet alleen voor de instellingen onder Personalisatie maar voor alles. Je kunt dus gerust andere apps op de plank onderaan zetten of bijvoorbeeld opties voor touchpad of toetsenbord wijzigen. Ook inschakelen of juist weer verwijderen van de Linux-omgeving of de Play Store (voor Android-apps) gebeurt per gebruiker.

Chrome OS maakt automatisch ruimte vrij als dat nodig is, maar als je het zelf in de hand wilt houden kun je gebruikers verwijderen. Dat is ook handig als er teveel accounts op het aanmeldscherm staan en je dit een beetje wilt opruimen.

Verwijderen kan vanaf het aanmeldscherm. Klik op het account en daarna op het pijltje naast de accountnaam. Klik op de knop ‘Rekening verwijderen’ (waarschijnlijk een vertaling van ‘Delete account’) . Je ziet dan een extra toelichting en met nogmaals klikken worden alle bestanden en gegevens die van die gebruiker op de Chromebook staan verwijderd. Gebruikers kunnen dit bij elkaar doen, maar alleen de eigenaar kan de eigen account verwijderen. Een verwijderde gebruiker kan op de gebruikelijke manier via ‘Persoon toevoegen’ weer zichzelf toevoegen, behalve als je alleen specifieke gebruikers toestaat (zie hierna).

Als je niet wilt dat iedereen je Chromebook kan gebruiken, kun je de toegang beperken tot specifieke gebruikers. Alleen als eigenaar (of beheerder) kun je dit instellen. Log in en ga in de instellingen naar ‘Mensen/Andere mensen beheren’. Activeer de optie ‘Inloggen beperken tot de volgende gebruikers’.

Als alle gewenste accounts al in de lijst eronder verschijnen (omdat ze al een keer zijn ingelogd) ben je klaar. Anders verwijder je ongewenste accounts met het kruisje of voeg je via ‘Gebruiker toevoegen’ extra Google-accounts toe. Je hoeft alleen het e-mailadres voor een toegevoegde Google-account in te voeren, de betreffende gebruiker moet zelf bij aanmelden het bijbehorende wachtwoord typen. Andere gebruikers kunnen trouwens zelf een Google-account aanmaken met andere e-mailadressen dan een Gmail-adres.

Een Chromebook delen met meerdere personen kan makkelijk, als iedereen maar een Google-account heeft. Dat kan een Gmail-account zijn, maar ook een Google-account met een eigen e-mailadres. Daarbij blijven de instellingen en bestanden van de verschillende gebruikers mooi van elkaar gescheiden, zodat je met een gerust hart je Chromebook (even) uit handen kunt geven.

Houd er wel rekening mee dat sommige instellingen alleen door de eigenaar (eerste ingestelde Google-account) kunnen worden aangepast. Bij een Chromebook van school of werk kan dat vaak alleen door de IT-beheerder. Bovendien neemt elke toegevoegde gebruiker opslagruimte in beslag, zeker als die gebruiker ook met Linux of met apps uit de Google Play Store aan de slag gaat. Het kan de moeite waard zijn om te kiezen voor een model met wat meer opslagruimte dan de geijkte 32 GB, zoals de de Chromebook C423NA, uitvoering EB0108 met 64 GB opslagruimte.

Voor meerdere gezinsleden, huisgenoten of collega’s kan een gedeelde Chromebook in elk geval een mooie kostenbesparing zijn en een manier om het aantal apparaten (en laders) dat rondslingert te beperken. Met Android-apps kan een Chromebook als alternatief dienen voor een (eigen) tablet, zeker een model met omklapbaar touchscreen zoals de Flip C214. En iemand anders op je Chromebook laten inloggen is een mooie manier om het ze even te laten uitproberen.