De beste add-ons voor Google Documenten en Spreadsheets

Googles online office is inmiddels een serieus alternatief voor de logge desktop-suites. Als je functies mist in de tekstverwerker en het spreadsheetprogramma, kun je die alsnog eenvoudig toevoegen dankzij add-ons. We zetten de beste uitbreidingen voor je op een rij.

Toen Google in 2006 zijn gratis online office introduceerde, waren de tekstverwerker en het spreadsheetprogramma in eerste instantie vrij beperkt. Daar stond ook toen al tegenover dat ze uitblonken op het vlak van teamwork. Scholieren, studenten, vrienden en collega’s konden samen aan tekstdocumenten en spreadsheets werken – ook tegelijkertijd.

Sindsdien heeft Google de online programma’s gestaag uitgebreid en een presentatieprogramma toegevoegd. Inmiddels zijn de tekstverwerker en spreadsheets uitgegroeid tot serieuze concurrenten van desktopprogramma’s. Met Documenten kun je bijna net zo goed complexe tekstbestanden maken met inhoudsopgave en wiskundige formules. In Google Spreadsheets kun je data zelfs analyseren met behulp van draaitabellen.

Bovendien kun je met add-ons functies toevoegen aan Documenten en Spreadsheets. Voor Presentaties bestaat die mogelijkheid vooralsnog niet. Allerlei verschillende ontwikkelaars bieden zulke uitbreidingen aan, meestal gratis. Je vindt ze in het menu via ‘Add-ons / Add-ons toevoegen’. Daarmee open je een bibliotheek met previews van alle uitbreidingen. Zodra je met de muis boven een preview hangt, verschijnt er een korte beschrijving en een knop waarmee je de add-on kunt installeren. Klik je daarop, dan verschijnt er een dialoogvenster met de rechten die de add-on vraagt. Vaak willen ze bijvoorbeeld toegang tot je Google Contactpersonen of de mogelijkheid om mail te versturen vanaf jouw Gmail-adres. Het is raadzaam om deze lijst goed te bekijken en alleen toe te stemmen als je er geen bedenkingen bij hebt.

Vrijwel alle beschikbare add-ons zijn Engelstalig, maar ze werken ook als je interface is ingesteld op Nederlands. Volgens de beschrijving zijn vrijwel alle uitbreidingen gratis, maar na het installeren blijkt het dan vaak te gaan om een testversie voor een betaalde. Bovendien blijken ze regelmatig verouderd en voegen ze functies toe die inmiddels allang standaard in Google Documenten en Spreadsheets zitten. Een hele rij add-ons werkte in onze test niet onder de nieuwste versie van de online programma’s. Die deden dan gewoon helemaal niets als we erop klikten. Klik je in zo’n geval op de link naar de website van de ontwikkelaar, dan kom je meestal nergens uit.

Google lijkt de verantwoordelijkheid voor de content van de add-ons in de bibliotheek volledig in handen te geven van de ontwikkelaars. Het bedrijf bemoeit zich kennelijk niet met de kwaliteit en de actualiteit van de software. Om te voorkomen dat je je gaat ergeren aan add-ons die na installatie onbruikbaar blijken, hebben we de beste gratis tools voor Google Documenten en Spreadsheets op een rij gezet.

Geïnstalleerde add-ons kun je gebruiken via het Add-ons-menu. Sommige doen dan meteen hun werk, bij andere krijg je een speciale zijbalk aan de rechterkant waarmee je functies kunt activeren. Add-ons worden gekoppeld aan je Google-account. Dat heeft als voordeel dat ze op elke pc beschikbaar zijn zodra je je bij Google aangemeld hebt.

Via ‘Extra / Documentoverzicht’ krijg je in Google Documenten een lijstje met alle koppen in je tekstbestand. Klik je op een van de items, dan ga je meteen naar de betreffende plek in het document. Document Navigator gaat een stapje verder en zet ook links, bladwijzers en voetnoten in het overzicht. Bovendien kun je bij de instellingen aangeven welke soorten koppen de add-on mee moet nemen. Dat kan in het standaard documentoverzicht niet.

Met Document Navigator krijg je meer overzicht in grote documenten.

Als je met een team aan een document werkt, kan het zijn dat je sommige stukken tekst nog even verborgen wilt houden voor je teamgenoten. DocSecrets verbergt zulke passages en voegt in plaats daarvan een gekleurde balk in om aan te geven hoe lang de onzichtbare tekst is. Andere gebruikers kunnen dan wel zien dat er tekst achter zit, maar alleen met een vooraf ingesteld wachtwoord wordt die ook zichtbaar. Als je dat wachtwoord op de zijbalk invoert, laat de add-on de originele tekst van alle verborgen passages daar zien. Maar als het document een poosje niet bewerkt wordt, verdwijnt deze content weer. Het wachtwoord geldt altijd voor alle verborgen teksten in het hele document.

DocSecrets versleutelt delen van de tekst, zodat gebruikers die zonder wachtwoord niet kunnen lezen en bewerken. De versleutelde passages worden vervangen door gekleurde balken.

Als je tekst van bijvoorbeeld mails, websites of pdf’s naar een document kopieert, wordt vaak elke regel afgesloten met een alineamarkering. Als dat er maar een paar zijn, kun je de regeleindes nog wel handmatig verwijderen. Bij langere stukken tekst wordt dat echter vervelender. Dan kun je veel tijd besparen met Remove Line Breaks. Je hoeft de betreffende tekst alleen maar te selecteren en de add-on maakt er dan één alinea van. Staat er geen spatie aan het eind van een regel, dan voegt de add-on er een in, zodat het laatste woord en het eerste van de volgende regel niet aan elkaar geplakt worden.

Google Documenten heeft standaard een functie om tekst te vertalen, maar past dat altijd toe op de complete inhoud en niet op afzonderlijke onderdelen. Translate breidt die standaardfunctie uit met de optie om kleinere passages naar een andere taal over te zetten en die dan eventueel in het document te plakken. In de zijbalk kies je de bron- en doeltaal. De brontekst kun je direct invoeren in het tekstveld of daarheen kopiëren. Helaas neemt de add-on geselecteerde tekst niet direct over uit het document. Bovendien werkt kopiëren en plakken alleen met de toetscombinaties Ctrl+C en Ctrl+V en niet via het contextmenu. Met een klik op ‘Translate’ wordt de tekst vervolgens vertaald met Google Translate. Met de knop ‘Insert’ kun je de vertaling dan in het document invoegen op de plek van de cursor. Net als bij alle Google-vertalingen mag je geen perfecte resultaten verwachten.

Bij het bewerken van tekst in andere talen heb je nog wel eens taalspecifieke tekens nodig die niet opgenomen zijn in de internationale toetsenbordlay-out die we in Nederland gebruiken. Vaak is het omslachtig om de toetsenbordinstelling aan te passen of speciale tekens als code in te typen. Dan kan Easy Accents van pas komen. Die add-on is vooral geschikt voor teksten met korte stukjes of losse woorden in een vreemde taal, zoals Duitse, Poolse of Spaanse namen. In de zijbalk krijg je na het selecteren van de betreffende taal de bijbehorende speciale tekens op een rij. Als je erop klikt, worden ze ingevoegd op de plek van de cursor.

Het standaard venster om een lettertype te kiezen geeft alleen de meest gebruikte fonts weer. Wil je tekst in een bijzonder lettertype opmaken, dan moet je een volgend venster openen. Met Extensis Fonts werkt dat een stuk prettiger. Standaard zet de add-on alle beschikbare fonts onder elkaar in de zijbalk, maar je kunt de weergave ook beperken tot categorieën, zoals handgeschreven of schreefloos. Dat maakt het overzichtelijker.

Net als bij het standaard venster verschijnen de fonts als preview. Daarbij kun je de weergavegrootte met een schuifregelaar zodanig aan de grootte van je scherm aanpassen dat er zo veel mogelijk fonts onder elkaar passen en het toch nog leesbaar blijft. Met een klik op het gewenste font wordt de geselecteerde tekst overeenkomstig opgemaakt. De zijbalk kan continu open blijven staan. Dat is handig als je grote documenten makkelijk wilt opmaken – zolang je geen andere add-on gebruikt die ook met de zijbalk werkt en Extensis Fonts dus wegdrukt.

Als je inhoudsopgaves wilt maken, kom je er niet omheen je documenten op te maken met een stijlsjabloon waarin de verschillende soorten koppen gedefinieerd zijn. Ook los daarvan bieden stijlsjablonen voordelen ten opzichte van directe opmaak, omdat wijzigingen aan het sjabloon direct doorgevoerd worden in alle daaraan gekoppelde teksten. De standaard stijlsjablonen van Google Documenten werken echter nogal omslachtig.

Paragraph Styles+ maakt dat makkelijker. In de zijbalk krijg je behalve zes soorten koppen ook een stijl voor normale tekst. Fonts, tekengrootte, regelafstand, uitlijning en marges zijn aan te passen. Met een muisklik voorzie je geselecteerde tekst van de nieuwe opmaak. Bovendien kun je geheel naar behoefte je eigen stijlen definiëren en opslaan, bijvoorbeeld voor voetnoten of citaten. Je kunt koppen ook automatisch laten nummeren. Daarbij heb je alleen de keus tussen wel of geen punt achter de cijfers. Voor meer keus bij de nummering kun je uitwijken naar Heading Numbers. Daarbij heb je de keuze uit talloze formaten, ook bijvoorbeeld met letters en romeinse cijfers. Zo heb je een goede aanvulling op Paragraph Styles+. Je kunt de beschikbare nummeringsstijlen ook aanpassen en zelf je eigen varianten definiëren.

Met toetscombinaties kun je opmaakopties stukken sneller toepassen dan via het menu of een werkbalk. Zo maak je in Documenten met Ctrl+Shift+. het font van de geselecteerde tekst een punt groter. Maar als je slechts af en toe met een programma werkt, heb je niet altijd zin om je zulke sneltoetsen eigen te maken. Met Doc Tools kun je een aantal van zulke functies snel oproepen vanuit de zijbalk.

Zo vergroot je het font een punt met een klik op ‘Increase’ en met ‘Sort A to Z’ zet je een lijst op alfabetische volgorde. Met de Highlighttool kun je geselecteerde tekst net als met een markeerstift van verschillende kleuren voorzien. Met de Eraser haal je die later net zo makkelijk weer weg. Je kunt kleine letters omzetten in hoofdletters en andersom. De functies om getallen in tekst om te zetten en vice versa werken alleen voor Engelstalige teksten. Capitals heeft dan wel vergelijkbare functies om hoofd- en kleine letters in elkaar om te zetten, maar biedt met ‘Add small caps’ toch nog een goede aanvulling op Doc Tools. Die zet in de geselecteerde tekst kleine letters om naar hoofdlettertjes, oftewel klein kapitaal. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn voor koppen en koptekst.

De add-on Styles laat documenten er in veel gevallen beter uitzien. De add-on biedt twintig op elkaar afgestemde stijlsjablonen in verschillende categorieën voor normale tekst, titels, subtitels en andere koppen. De bijzonder goed samengestelde stijlen worden gepresenteerd met previews. Met een klik op ‘Apply style’ pas je het gekozen ontwerp toe op het document.

Bij Styles krijg je twintig designs met goed op elkaar afgestemde stijlsjablonen tot je beschikking om je documenten een uniforme opmaak te geven.

Met de in Google Documenten ingebouwde formule-editor (‘Invoegen / Vergelijking…’) kun je heel makkelijk wiskundige formules bij elkaar klikken en opslaan in je document. De editor is alleen lang niet zo krachtig als bijvoorbeeld LaTeX. De add-on g(Math) is gericht op studenten en wetenschappers en breidt Google Documenten uit met een op LaTeX gebaseerde formule-editor. Daarvoor gebruikt g(Math) dezelfde commando’s als LaTeX. In de zijbalk krijg je meteen een preview van het resultaat te zien. De kant-en-klare formules worden als afbeelding ingevoegd in het document, eventueel tot viermaal vergroot. Bovendien is er een plotfunctie om op basis van ingevoerde formules grafieken te maken. Daarbij kun je voor beide assen de minimale en maximale waarde en de stapgrootte opgeven. Met een preview in de zijbalk kun je het resultaat al controleren en eventueel de parameters nog optimaliseren voordat je het overneemt in het document.

g(Math) biedt hulpmiddelen om wiskundige formules in te voeren en daar zelfs grafieken bij te maken.

Met Power Tools breid je Google Spreadsheets uit met een rij belangrijke bewerkingsfuncties. Je vindt ze in de zijbalk. Met het bezempje verwijder je de inhoud van een cel of bijvoorbeeld alleen de opmaak, notities of hyperlinks, net wat je wilt. Voor adreslijsten heb je vooral voordeel van de functie om kolommen op te splitsen. Zo kun je een kolom met postcode en plaatsnaam in tweeën delen. Je kunt vrij kiezen op welk teken je wilt splitsen. Verder zijn er functies om duplicaten te vinden en te verwijderen en meerdere werkbladen te vergelijken of samen te voegen. Met de formuletools kun je relatieve celverwijzingen omzetten naar absolute, zodat ze bij het kopiëren naar een andere cel naar de oorspronkelijke cel blijven verwijzen. In een eigen werkbalk vind je nog meer functies. Daarmee kun je onder andere makkelijker rijen en kolommen invoegen of verwijderen.

Power Tools breidt Spreadsheets uit met een heleboel functies om efficiënter te werken.

De standaard zoek- en vervangfunctie is al heel krachtig en werkt niet alleen op celinhoud, maar ook op formules. Daarbij wordt echter steeds alleen de eerstvolgende vindplaats aangegeven. Bij grote spreadsheets werkt zo’n stap-voor-stapmethode niet bepaald fijn. Met de alternatieve zoekfunctie Advanced Search and Replace krijg je in plaats daarvan een overzichtelijke lijst met alle vindplaatsen in de zijbalk. In een speciaal veld in de resultatenlijst voer je de vervangende term in. Die kun je dan cel voor cel of in een keer overal toepassen. Behalve tekst verwerkt de tool ook notities en hyperlinks. Bovendien is er een optie om rijen of kolommen met de gevonden celinhoud te exporteren. Zo kun je bijvoorbeeld alle verkoopcijfers van een buitendienstmedewerker overnemen in een nieuwe spreadsheet.

Met Import Sheet kun je werkbladen uit andere in Google Drive opgeslagen bestanden koppelen. Nadat je een bestand geselecteerd hebt, verschijnen de namen van alle beschikbare werkbladen. Die kun je dan los overnemen in het nieuwe bestand – als je wilt ook met de oorspronkelijke opmaak. De data zelf worden niet echt geïmporteerd, maar gekoppeld aan de oorspronkelijke sheet. Door te klikken op ‘Update’ worden de data gesynchroniseerd, zodat veranderingen in een van de spreadsheets overgenomen worden in de andere. Met de gratis versie kun je maximaal 30 keer per maand synchroniseren, met het Advanced-abo van $8,25 worden de data automatisch gesynchroniseerd, waarbij je zelf het interval kunt bepalen.

Met Add reminders kun je heel snel een takenlijst maken om willekeurige gebruikers op tijd te herinneren aan bepaalde afspraken, zoals een deadline voor een bepaalde deeltaak. De takenlijst moet drie kolommen hebben voor taak, e-mailontvanger en datum met eventueel tijd. Die laatste kolom moet ook opgemaakt zijn als datum. Je stelt de herinneringen in via de zijbalk en koppelt die aan data van de spreadsheet. Daarbij herkent de add-on automatisch de cellen met mailadres en datum, maar je kunt ze ook corrigeren en handmatig toewijzen. Bovendien kun je aangeven hoeveel uren of dagen voor de afspraak de herinnering gestuurd moet worden. In de mail zet de add-on de tabelrij met de afspraak en een link naar het bestand waarmee je het gelijk in de browser kunt openen.

Nieuwe spreadsheets bestaan standaard uit duizend rijen en je kunt er zo vaak je maar wilt nog eens duizend aan toevoegen. Maar bij kleine, moeizaam ontworpen spreadsheets zijn overbodige rijen en kolommen irritant. Dankzij Crop Sheet verwijder je die met een druk op de knop. Daarbij kun je zelf aangeven welk bereik behouden moet blijven. Crop Sheet kan dat ook automatisch bepalen aan de hand van de laatste cellen met data. Vervolgens verwijdert de tool alle andere rijen en kolommen, zodat je een compact werkblad overhoudt. Als dat later nodig is, kun je altijd weer nieuwe rijen en kolommen toevoegen.

In combinatie met Gmail kun je Spreadsheets ook gebruiken om gepersonaliseerde bulkmail te versturen. Daarvoor maak je in Gmail een sjabloon voor de mail aan met variabelen voor de naam van de ontvanger en andere gegevens. Deze moeten overeenkomen met de betreffende kolomnaam in de spreadsheet. Yet Another Mail Merge maakt deze procedure makkelijker en importeert als basis voor de mailing de gegevens uit Google Contactpersonen. In de spreadsheet kun je de lijst met ontvangers makkelijk bewerken en bijvoorbeeld de contactpersonen die geen mail moeten krijgen verwijderen. Bij het importeren krijg je een overzicht met al je groepen contactpersonen en kun je kiezen om de mails alleen naar een bepaalde groep te sturen of alle opgeslagen contactpersonen te importeren.

Na het importeren selecteer je een mailsjabloon in het dialoogvenster of maak je een nieuwe aan via ‘Create a new draft’. Als je de lijst ontvangers vooraf wilt bewerken om bijvoorbeeld handmatig adressen toe te voegen, moet je het dialoogvenster eerst sluiten. De volgende keer dat je hem opstart herkent de add-on dat er al adressen beschikbaar zijn en kun je het importeren overslaan. In de gratis variant is de add-on beperkt tot mailings naar maximaal 50 ontvangers binnen 24 uur. Dat volstaat voor mededelingen aan werkgroepen of uitnodigingen voor een klein feestje. Met een privé-Gmail-account kun je voor 24 dollar per jaar dagelijks 400 mails versturen. Voor zakelijke klanten zijn er meer prijsmodellen met prijzen tot 200 dollar per jaar.

(Dieter Brors / Herman Heringa)

Add-ons voor Google Documenten en Spreadsheets