De opkomst van e-mail voor het grote publiek halverwege de jaren negentig heeft de manier waarop wij met elkaar communiceren compleet veranderd. Waar in de loop der jaren allerlei communicatieplatforms zijn verschenen en ook weer verdwenen of vervangen, heeft e-mail alle veranderingen getrotseerd en vormt het nog steeds een van de belangrijkste communicatiemethoden voor zowel thuisgebruikers als de zakelijke markt.
Dat betekent ook dat er met de jaren in veel zakelijke omgevingen een wildgroei is ontstaan in de manier waarop gebruikers hun e-mails ondertekenen. Want je kunt het natuurlijk aan verschillende afdelingen overlaten hun handtekening onder elke e-mail zelf in te vullen. Met een beetje geluk wordt er een sjabloon gebruikt dat iedereen zelf invult, maar dit is niet ideaal. Want mensen geven er mogelijk (on)bedoeld toch hun eigen invulling aan, of houden mogelijke adres- of telefoon-wijzigingen niet goed up-to-date.
Toch is zo’n handtekening een essentieel onderdeel voor het contact met de buitenwereld. In een e-mail is het de visuele representatie van je bedrijf en geeft het een herkenbare huisstijl aan dit belangrijke marketingmoment. Daar wordt alleen vaak te weinig of niet consistent aandacht aan besteed. Het resultaat is dat externe partijen soms een wirwar aan verschillend vormgegeven e-mails ontvangen, wat niet het beste visitekaartje is dat je kunt uitstralen.
Deels is dit te wijten aan het feit dat de e-mailhandtekening voor IT-beheerders vaak een hoofdpijndossier is. Het uniform maken en houden van de handtekening kost buitensporig veel tijd. En als de IT-afdeling al de moeite en tijd heeft gestoken in het uniform maken van een handtekening, dan kan bij een eenvoudige wijziging in de tekst (denk aan een ander telefoonnummer, gewijzigde openingstijden, etc.) het feest opnieuw beginnen.
Een oplossing voor dit probleem wordt verzorgd door Exclaimer. Het bedrijf is opgericht in 2001 en ontwerpt gespecialiseerde softwareoplossingen voor het beheer van e-mailhandtekeningen. Met deze software hoeven geen handmatige, individuele updates meer uitgevoerd te worden maar wordt alles centraal beheerd en het kan volledig in het e-mail systeem worden geïntegreerd. De software is speciaal ontworpen en te gebruiken voor Microsoft 365, Google Workspace en Microsoft Exchange. De ontvanger ziet bovendien dezelfde handtekening onder elke e-mail, ongeacht op welk apparaat deze wordt geopend.
Met Exclaimer voeg je eenvoudig en centraal beheerd email-handtekeningen toe aan al je e-mailverkeer. Wijzigingen aanbrengen en up-to-date houden wordt centraal geregeld en bespaart veel werk.
Medewerkers kunnen kiezen uit enkele goedgekeurde sjablonen die van tevoren centraal zijn ingesteld. Ook kunnen er op maat gemaakte handtekeningen voor specifieke groepen worden ingesteld. Als een handtekening tijdelijk en op korte termijn moet worden gewijzigd, gaat dat volledig geautomatiseerd. Zo krijgt iedereen de nieuwste e-mailhandtekening zonder dat deze telkens handmatig hoeft te worden bijgewerkt.
Het is ook mogelijk het beheer van de e-mailhandtekeningen aan de marketingafdeling over te laten, zonder consequenties voor de IT-infrastructuur. Dat heeft het voordeel dat er gelijk banners of andere visuele uitingen door de marketingafdeling kan worden toegepast, zonder dat daar een IT-medewerker voor moet worden ingeschakeld. Marketing krijgt geen toegang tot de IT-systemen, maar kan wel handtekeningen bijwerken zonder de IT-afdeling lastig te hoeven vallen. Op deze manier krijgt de marketingafdeling de controle over die aspecten van de e-mailhandtekeningen die ook onder hun verantwoordelijkheid vallen: het ontwerp, de boodschap en de context.
