In de huidige tijd is een modern kantoor niet alleen op fysiek gebied zichtbaar. Ook op technologisch gebied zijn er steeds meer ontwikkelingen die het werken op kantoor een stuk moderner maken. Het verandert de manier waarop we werken, zowel op kantoor als daarbuiten. In dit artikel gaan we dieper in op de essentiële elementen die elk kantoor moet hebben om met de tijd van ‘smart offices’ mee te gaan.
Waarom smart offices?
Een smart office is dus helemaal hip. Maar waarom wordt hier nou zoveel naartoe gewerkt? Dat komt omdat het veel voordelen biedt. Wanneer er namelijk gebruikt wordt gemaakt van de juiste tools, kunnen processen gestroomlijnder verlopen of zelfs geautomatiseerd worden. Een ander kenmerk van smart offices is dat er veel efficiënter met ruimte, energie en tijd om wordt gegaan. Tot slot is het digitale werken helemaal in, waarbij er overal ter wereld gewerkt kan worden, mits er sprake is van een internetverbinding.
Wat moet een smart office hebben?
Windows VPN verbinding
Misschien wel het belangrijkste element van een smart office; een goede VPN. Aangezien veel bedrijven gebruik maken van Windows, is een Windows VPN aan te raden. Door het opzetten van een zogenaamde VPN-verbinding, hebben je medewerkers de mogelijkheid om overal ter wereld het werk uit te voeren, mits zij een internetverbinding hebben. Een VPN heeft namelijk een tweetal grote voordelen.
Allereerst is de locatie die zichtbaar is als IP-adres, niet de locatie waar daadwerkelijk gewerkt wordt. Er wordt namelijk verbinding gemaakt met een server ergens anders ter wereld. Dit kan dus ook in het land waar het bedrijf gevestigd is. Door in te loggen op de server van het werk, kan er zelfs gebruik gemaakt worden van alle systemen, databases en informatie.
Daarnaast is de data die ontvangen en verzonden wordt, versleuteld. Hierdoor kan men gemakkelijk bedrijfsgevoelige informatie raadplegen, zonder dat men daarbij bang hoeft te zijn dat deze data onderschept wordt. Het dataverkeer gaat namelijk eerst naar de externe server, waarna het pas op het web verschijnt. Ook wanneer er data ontvangen wordt, verloopt dit via deze server. Dit wordt ondertussen versleuteld voor anderen, waardoor informatie veilig blijft.
Flexibele werkplekken
Daarnaast zijn flexibele werkplekken kenmerkende elementen van een smart-office. Dit kan variëren van alleen zit-sta bureaus, tot bureaus waar zelfs een loopband aanwezig is. Dit alles om het personeel tevreden en de moraal op de werkplek hoog te houden. Uit verschillende onderzoeken komt naar voren dat wandelen zorgt voor verhoogde hersenactiviteit. Dit komt het werk dat verzet wordt alleen maar ten goede.
Intelligente verlichting en airconditioning
Een van de gemakkelijkste aanpassingen in een kantoorruimte is het licht. Door intelligente verlichting te gebruiken, kan een bedrijf link besparen op de energiekosten. Daarnaast zorgt het voor een betere werkomgeving. Te fel licht of weinig licht zorgt voor een slechtere concentratie, wat uiteindelijk ten koste gaat van het resultaat.
Dit werkt hetzelfde voor airconditioning. Werken in een te warme omgeving kan al snel een beknellend gevoel geven en kan de medewerkers suf maken. Ook een te koude werkomgeving is slecht voor de medewerkers. Werken in een koude omgeving vraagt om meer beweging, waardoor er minder gewerkt kan worden. Slimme airconditioning herkent tevens de werkpatronen van medewerkers. Is het in de ochtend al erg druk op kantoor, dan zorgt de thermostaat ervoor dat de temperatuur in orde is. Is het ’s avonds nog steeds druk, dan blijft de thermostaat haar werk doen. ’s Nachts en in de avonduren kan de temperatuur weer dalen. Hierdoor bespaart een bedrijf ook flink op de energiekosten.
Conferentieruimtes
Ook gebruiken steeds meer bedrijven conferentieruimtes om vergaderingen te houden. In plaats van een beamer, wordt er meer en meer gebruikt gemaakt van een Flat Screen tv met daarbij een Google Chrome of Apple TV aansluiting. Dit maakt het verbinden met zo’n scherm vele malen gemakkelijker, waardoor er geen tijd meer verloren gaat met het verbinden met de beamer, het zoeken naar de juiste aansluiting met je laptop of het verbinden van een microfoon.
Tevens kun je hierdoor erg gemakkelijk je scherm delen met collega’s die vanuit huis werken. Dit soort slimme conferentieruimtes zorgt er daarmee voor dat de efficiëntie op het werk alleen maar verder toeneemt.
Al dit soort slimme technologieën zijn leuk, maar ze moeten wel beveiligd worden. Dit is nóg een extra voordeel van het gebruik van een VPN-verbinding. Door een Windows VPN te installeren op de router, is het voor hackers niet mogelijk om te spelen met de slimme thermostaat, de Flat Screen tv in de conferentieruimte of de lichten in de kantoortuin. Dit alles maakt het gebruik van een VPN-verbinding hét onmisbare element als het gaat om ‘smart-offices’!
