Microsoft 365 bewaart documenten ongevraagd in de cloud

Microsoft 365 programma’s (voorheen Office 365) zullen in de toekomst nieuw aangemaakte bestanden automatisch opslaan in de cloud, zo heeft het bedrijf aangekondigd. De verandering wordt het eerst ingevoerd bij zakelijke accounts.

In een bericht op Microsofts Insider blog maakte productmanager Raul Munoz eerder al een nieuwe functie bekend voor Microsoft apps, die in eerste instantie van invloed zal zijn op het tekstverwerkingsprogramma Word en later ook op Excel en PowerPoint. Die zal in werking treden vanaf versie 2509 (build 19221.20000). Deze versie wordt uitgerold en komt via updates automatisch bij de gebruikers terecht.

De wijziging heeft de volgende veranderingen tot gevolg bij het opslaan van office-documenten:

De belangrijkste verandering is dat gebruikers de opslaglocatie en naam niet meer moeten opgeven in het lokaal geïnstalleerde Office-programma wanneer ze een nieuw gemaakt document voor de eerste keer opslaan of het programmavenster sluiten.

In de toekomst krijgt het lege document al een standaard bestandsnaam in de cloud en wordt automatisch daar opgeslagen. Vertrouwelijke documenten die worden aangemaakt, kunnen zo onbedoeld in de cloud van Microsoft terechtkomen.

Dit nieuwe gedrag bij het opslaan van aangemaakte documenten kan worden voorkomen in de instellingen van Word door een vakje uit te vinken. Dat is een zakelijke omgeving niet echt praktisch, maar Munoz belooft ook dat beheerders automatisch opslaan in de cloud kunnen voorkomen via groepsbeleid.

Voor zover bekend is de wijziging nog niet doorgevoerd voor persoonlijke MS365-abonnementen (Family en Personal), noch in het Insider-, noch in het Beta-kanaal.

Volgens Munoz wordt de wijziging eerst geïntroduceerd voor bedrijfsaccounts en zullen persoonlijke abonnementen later volgen.

Microsoft dringt er al langer bij Windows- en Office-gebruikers op aan om al hun gegevens te verplaatsen naar de cloudopslag van het bedrijf. De aanvankelijke vriendelijke promotie van de voordelen van de cloud is ondertussen veranderd in (on)zachte druk.

Wij zouden het wenselijk vinden als Microsoft de standaardinstelling zou veranderen in een opt-in, wat betekent dat gebruikers de automatische cloudopslag actief en bewust moeten inschakelen. Door het standaard te activeren, moeten beheerders en gebruikers in actie komen om een door Microsoft veroorzaakt probleem op te lossen. Doen ze dat niet, dan kunnen vertrouwelijke documenten ongevraagd in de cloud belanden en komt compliance in gevaar.

Het is echter onwaarschijnlijk dat Microsoft het standaard gedrag zal veranderen. Het laat weer eens zien waarom het verstandig is als onderneming (en voor persoonlijk gebruik) niet te afhankelijk te zijn van Amerikaanse clouddiensten.