Is het beter om ICT-apparatuur te kopen of te huren? Als je onderneming behoefte heeft aan nieuwe apparaten, is dat de eerste vraag die je jezelf moet stellen. Een duidelijk overzicht van de voor- en nadelen van ICT-leasing en kopen is dan ook essentieel om waar voor je geld te krijgen.
De voordelen van huren & leasing
Gehuurde ICT apparatuur is up-to-date
Computers en andere ICT-apparaten worden uiteindelijk ouderwets, maar als je apparatuur huurt is dat niet langer een probleem. Een verhuurbedrijf zorgt er immers voor dat je altijd het nieuwste van het nieuwste kunt gebruiken. Als je bijvoorbeeld een huurtermijn van twee jaar hebt voor een laptop, kun je na afloop van die termijn een nieuwe laptop leasen. Je kunt dan een nieuwer, sneller en goedkoper model kiezen. Volgens een onderzoek van de Amerikaanse Equipment Leasing Association vindt 65% van de bedrijven dat bij het leasen van computerapparatuur het belangrijkste aspect is dat zij de nieuwste apparaten beschikbaar hebben.
Maandelijks kosten beter voorspellen
Bij ICT-leasing weet je op voorhand hoeveel een apparaat je maandelijks gaat kosten, waardoor je het budget beter kunt beheren. Uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 35% dat het tweede belangrijkste voordeel van leasing vindt.
Niet in het vore uitgeven
Veel kleine bedrijven hebben moeite met hun cashflow en willen zoveel mogelijk besparen. Computerlease vereist bijna nooit een directe betaling, waardoor je je reserves niet al te veel hoeft aan te spreken om er gebruik van te kunnen maken.
Concurrenten beter bijhouden
ICT-leasing biedt het voordeel dat kleine bedrijven gesofisticeerde technologie kunnen gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan telefoonsystemen met Voice-over-Internet (VoIP). Die zijn in het algemeen duur, maar dankzij leasing kun je er toch gebruik van maken. Op die manier is het eenvoudiger om de concurrentie bij te houden – zonder daar al te veel voor te moeten betalen.
De nadelen van ICT-lease
Meer betalen op lange termijn
Uiteindelijk is leasing duurder dan gewoon kopen. Een complete computerlease van een systeem van 4000 euro kan soms tot wel 5000 euro kosten over een termijn van 3 jaar, terwijl je slechts 4000 euro zou betalen als je hem nu zou kopen.
Ook ongebruikte toestellen blijf je betalen
Afhankelijk van de leasingvoorwaarden kan het zijn dat je moet blijven betalen tot het einde van de op voorhand vastgelegde termijn, zelfs als je het toestel niet meer nodig hebt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als het bedrijf een verandering ondergaat.
De voordelen van kopen
Gemakkelijker dan leasen
ICT-apparatuur kopen is eenvoudig – je kiest wat je nodig hebt en koopt het dan. Bij leasing komt heel wat papierwerk kijken. Leasingbedrijven hebben vaak nauwkeurige informatie nodig over je huidige financiën en vragen vaak ook waarvoor je de ICT-apparatuur gaat gebruiken. De leasingvoorwaarden zijn daarbij soms complex en er valt moeilijk over te discussiëren. Als je daarbij niet juist onderhandelt, kun je uiteindelijk teveel betalen!
Je hebt meer mogelijkheden op het gebied van onderhoud
Als je ICT-apparatuur least, ben je meestal onderworpen aan een aantal regels in verband met het onderhoud. Dat kan soms duur uitkomen. Als je de apparatuur koopt, beslis je zelf wanneer er onderhoud gepleegd wordt.
De apparatuur is aftrekbaar
Aankopen kunnen volledig afgetrokken worden in het eerste jaar, en dat is ook het geval bij computerapparatuur. Bij het leasen van apparatuur kan je alleen de maandelijkse kosten aftrekken – de zogenaamde operating leases. Dat is een populaire aanpak bij kleine bedrijven. Naast het leasen van servers wordt daarom bijvoorbeeld ook het leasen van laptops steeds populairder bij het MKB-segment.
De nadelen van kopen
De uitgave ineens kan hoog zijn
Je bedrijf loopt het risico enorme bedragen te moeten betalen voor de apparatuur. De gebruikte fondsen zouden ergens anders voor gebruikt kunnen worden, zoals marketing, reclame en andere aspecten die belangrijk zijn voor de groei van het bedrijf.
De apparatuur is snel verouderd
Na verloop van tijd zul je uiteindelijk opgescheept zitten met oude apparaten, zeker gezien het feit dat de computertechnologie snel evolueert. Voor kleine, groeiende bedrijven betekent dit dat apparaten gemiddeld elke 18 maanden vervangen gaan worden, waardoor de oudere toestellen zich zullen opstapelen. Die kun je dan alleen nog recycleren, doneren of verkopen.
Er zijn gelukkig een aantal regels die je kunnen helpen bij het kiezen tussen het kopen of leasen van ICT-apparatuur. Als je weinig apparatuur nodig hebt en je over genoeg geld beschikt, dan kun je de apparatuur beter kopen. Op die manier bespaar je op de lange termijn geld. Is er echter behoefte aan kostbare apparaten zoals nieuwe computers en ontbreken daar de financiële middelen voor, dan kun je beter voor leasing gaan, dan kun je je geld beter gebruiken voor andere zakelijke doeleinden.
