Als in het bedrijf een netwerkprinter gebruikt wordt, dan loopt het afdrukken vaak via een printserver. Die slaat de naar de printer gestuurde documenten in een buffer op (printerrij/spooling). Daar kan de systeembeheerder van de server een kijkje in nemen. Meestal kun je aan de namen van de documenten al zien of ze vertrouwelijke informatie bevatten (Ontslag_Mulder. doc).- Als de printerdriver printopdrachten onversleuteld verstuurt, kan in theorie iedereen die toegang heeft tot de netwerkverbinding de documenten ‘onderscheppen’. Dat is vooral bij onversleutelde wifi-verbindingen een groot gevaar. Voor veel zakelijke printers zijn er drivers die printdata versleutelen. De functie Secure Encrypted Printing moet je bij de driver wel eerst nog activeren.
- Sommige netwerkprinters bieden de mogelijkheid een printopdracht pas uit te voeren als je op de printer zelf een – van tevoren opgegeven – pincode intoetst (zie afbeelding). Je weet dan zeker dat niemand anders de print eruit kan halen – per ongeluk of expres. Sommige afdelingsprinters printen ook pas na het insteken van een codekaart.
- Betere printers en kopieermachines hebben een harde schijf of flashgeheugen waar de printopdrachten en meestal ook scans op gebufferd worden. Die opslagmedia moet je bij het weggooien van de printer op een betrouwbare manier vernietigen. Via die schijven kan een onderhoudsmonteur ook toegang krijgen tot alle documenten die ooit op het apparaat geprint of gescand zijn.
- Sowieso zijn alle wifi-, e-mail- en cloudprint-functies uit den boze, en ook print-apps voor smartphones en tablets met Android en iOS. Veel daarvan sturen documenten eerst naar een externe cloudserver en pas van daaruit naar de gewenste printer. Zelfs als de overdracht versleuteld verloopt, kun je er niet zeker van zijn of de cryptografie 100 procent betrouwbaar geïmplementeerd is en wie toegang tot de gebruikte sleutel heeft.
- Als je zeker wilt weten dat prints vertrouwelijk blijven, moet je ook alle cloudfuncties en automatische firmware-updates van je printer uitschakelen.
Lees verder na de advertentie
Het is trouwens ook mogelijk dat een document iets prijsgeeft over de gebruikte printer. Net zoals bij oude detectivefilms fouten in bepaalde letters kunnen leiden tot de door de dader gebruikte typemachine, kun je aan de hand van geprinte documenten conclusies trekken over de gebruikte printer.
Tip!
Tip!
0
Uit eigen ervaring ondersteun ik bovenstaande adviezen volledig. Als je buren dezelfde printer hebben, en die van jou staat uit, dan komt de print daar terecht. Dus neem het risico niet meer en heb alle draadloze printfuncties van mijn smartphone verwijderd.