Office-probleem met Dropbox en Onedrive

Wij werken met ons team samen aan Officebestanden in een Dropbox. Sommige teamleden kunnen de bestanden zonder problemen bewerken, maar anderen niet. Dat ligt niet aan de toegangsrechten – hetzelfde probleem treedt op in OneDrive.

Mogelijk kan het bestandsformaat van de Office-bestanden de oorzaak zijn, wellicht gecombineerd met gebruikers die de bestanden via Android, iOS of via de browser benaderen. Als je Dropbox en OneDrive via de browser benadert, open je de Office-bestanden in Microsofts online-versie van Office. Op smartphones en tablets met iOS en Android draaien de mobiele versies van Office.

De mobiele en de online versie van Office zijn beide krachtige apps, maar vergeleken met de desktopversie hebben ze hun beperkingen. Met name de schrijftoegang werkt alleen met actuele bestandsformaten van Office. Oudere bestandsversies van Office 2003 en eerder (met de extensies .ppt, .xls en .doc, dus zonder x aan het eind) kunnen door die applicaties alleen gelezen worden. Onder sommige omstandigheden wordt er een conversie aangeboden, maar dan heb je twee bestandsversies in de cloud staan.

De makkelijkste oplossing is daarom die oude Office-formaten niet meer gebruiken en alle bestanden naar de moderne formaten (met de extensies .pptx, .xlsx en .docx) converteren. Die kun je ook met alle recente officepakketten bewerken – het lukte ons in ieder geval een .xlsx-bestand zonder problemen te bewerken met een OpenOffice-versie uit 2009.