Waarom afscheid nemen van Microsoft Office steeds logischer wordt

Redenen om Microsoft Office te verlaten zijn er volop. De drempel verschilt, maar de overstap is in de praktijk vrijwel altijd mogelijk.

Van een openlijke breuk met Microsoft is voorlopig geen sprake. Zolang rijksoverheid, gemeenten en toezichthouders de status quo accepteren en geen principiële bezwaren formuleren tegen de structurele afhankelijkheid van Amerikaanse softwareleveranciers, blijft het bij sporadische kritiek.

Dat patroon wordt versterkt door het onderwijs, waar digitalisering in de praktijk vaak neerkomt op het vroegtijdig internaliseren van merknamen – software voor tekstverwerking geldt daar simpelweg als Word.

Tegelijkertijd tekent zich onder de oppervlakte een tegenbeweging af. Niet alleen particuliere gebruikers, maar ook bedrijven, overheidsinstellingen en decentrale overheden heroverwegen hun positie en trekken grenzen. Daarbij gaat het minder om ideologie dan om noodzaak – een noodzaak die Microsoft, als dominante speler uit Redmond, met zijn eigen keuzes steeds nadrukkelijker bevestigt.

Microsoft beschikt over een centrale schakelaar waarmee gebruikers- en bedrijfsaccounts op elk moment kunnen worden uitgeschakeld, inclusief toegang tot cloudopslag en Office-diensten. Die macht is ingebed in een rechtsorde waar Europese gebruikers geen invloed op hebben: Amerikaanse wetgeving en een regering die het bedrijf in theorie kan verplichten die schakelaar daadwerkelijk om te zetten. Dat dit geen louter academisch risico is, bleek vermoedelijk uit de blokkade van het e-mailaccount van Karim Khan, hoofdaanklager van het Internationaal Strafhof. Een dergelijke afhankelijkheid is voor bedrijven, overheden en individuele gebruikers moeilijk te rechtvaardigen.

Hetzelfde gebrek aan controle manifesteert zich bij grootschalige storingen. De reeks – deels urenlange – uitval van Microsoft-diensten in de afgelopen maanden onderstreept hoe fragiel het model is. Voor grote ondernemingen vertaalt dat zich in directe economische schade; voor systeemkritische organisaties kan het uitmonden in acute crises. Of de oorzaak nu bij Microsoft zelf ligt of bij een onderliggende netwerk- of clouddienst, doet daarbij weinig ter zake: wie geen alternatief heeft, staat buitenspel.

Dat Microsoft privacy geen hoge prioriteit toekent, is al langer bekend. Het bedrijf verzamelt niet alleen geanonimiseerde telemetrie- en gebruiksgegevens, maar ook inhoudelijke data – tenminste zodra die zich op cloudservers bevinden of worden doorgegeven aan diensten als AI-functies, Teams-transcriptie of geïntegreerde grammatica- en spellingscontrole.

Wat voor particuliere gebruikers hooguit ongemakkelijk is, wordt bij bedrijfsinterne informatie en overheidsdata problematisch. De bijbehorende datastromen laten zich wel beperken, maar niet volledig noch verifieerbaar uitschakelen. Daarmee ontbreekt uiteindelijk de controle over wat wordt verwerkt, waar dat gebeurt en voor welk doel.

Office-bestanden laten zich formeel nog lokaal opslaan, maar in de praktijk stuurt Microsoft gebruikers steeds nadrukkelijker richting de cloud. Lokale opslag wordt niet onmogelijk gemaakt, wel steeds onhandiger. Tegelijkertijd verhuizen kernfuncties van de programma’s naar externe diensten – of veronderstellen die vanaf het begin een actieve cloudkoppeling.

Die afhankelijkheden zijn doorgaans uit te schakelen, maar alleen tegen een prijs. Wie de cloud links laat liggen, verliest basisfunctionaliteit zoals spellingscontrole, automatisch opslaan en versiebeheer. Met de verdere integratie van AI zal deze trend zich doorzetten. Copilot neemt taken over die voorheen lokaal werden afgehandeld, waardoor de grens tussen applicatie en dienst verder vervaagt – en lokale autonomie structureel terrein verliest.

Een monopolist bepaalt de prijzen. Microsoft hield zich in de beginjaren nog enigszins in, maar liet die terughoudendheid later varen. In 2022 volgde een verhoging tot 25 procent voor zakelijke abonnementen, in 2023 daarbovenop een zogenoemde wisselkoersaanpassing van meer dan 10 procent. Voor medio 2026 zijn opnieuw prijsstijgingen aangekondigd, variërend van 10 tot 25 procent.

Microsoft rechtvaardigt deze volgende prijsronde met de integratie van de AI-assistent Copilot – dezelfde reden die eerder al werd aangevoerd voor de meer dan 40 procent hogere tarieven voor particuliere abonnees. Voor de meeste organisaties resteert in zulke situaties weinig keuzevrijheid. Wie eenmaal diep in het ecosysteem is verankerd, kan prijsverhogingen hooguit slikken, niet ontwijken.

Het huidige AI-enthousiasme van Microsoft vertaalt zich in een verregaande integratie van een assistent waar niemand expliciet om heeft gevraagd. Voor een kleine groep gebruikers kan Copilot toegevoegde waarde hebben; voor velen is hij vooral opdringerig en storend.

De assistent beperkt zich niet tot een discreet pictogram in de menubalk, maar nestelt zich op meerdere plaatsen in de gebruikersinterface van Office. Daarmee verschuift Copilot van optionele functie naar permanente aanwezigheid. Sinds kort komt daar nog een extra dimensie bij – deze digitale bijrijder blijkt ook stevig geprijsd. Wat begon als een vermeende productiviteitsverbetering, eindigt zo als een verplicht onderdeel van het pakket.

Elk afzonderlijk punt zou op zichzelf al vluchtreflexen moeten oproepen; de combinatie des te meer. En toch blijven veel gebruikers – niet alleen particulieren en mkb’ers, maar ook grote ondernemingen en overheidsinstellingen – vasthouden aan Microsoft Office.

Allereerst moet worden vastgesteld wat onder “Microsoft Office” wordt verstaan – en dat blijkt allesbehalve eenduidig. Veel gebruikers bedoelen daarmee nog altijd het klassieke softwarepakket met de kernprogramma’s Word, Excel en PowerPoint.

Microsoft zelf heeft het product “Office” echter grotendeels losgelaten. Onder de noemer “Microsoft 365” positioneert het bedrijf een omvangrijk ecosysteem van tientallen programma’s en diensten, variërend van productiviteit en communicatie tot automatisering en beheer. Daartoe behoren onder meer Teams, SharePoint, Exchange/Outlook, Planner, Entra ID en Power BI. De toepassingen voor tekstverwerking, spreadsheets en presentaties fungeren daarin nog slechts als aanvullende bouwstenen – niet langer als het zwaartepunt van het aanbod.

Voor de klassieke Office-programma’s bestaan goede alternatieven. Tekstverwerking, spreadsheets en presentaties laten zich bijvoorbeeld afdekken met LibreOffice of OnlyOffice. De overstap van Microsoft-toepassingen naar een ander pakket vergt vooral bereidheid – om de bediening deels opnieuw te leren en om eventueel afstand te doen van een vertrouwde, maar niet-essentiële functie.

Dat is vanzelfsprekend eenvoudiger voor gebruikers die zelf voor de overstap kiezen dan voor medewerkers binnen bedrijven en overheden die plotseling met een nieuw, onbekend hulpmiddel worden geconfronteerd.

Aanzienlijk groter is de inspanning om het volledige Microsoft-365-pakket te vervangen door een alternatief systeem. Hoe omvangrijk die inspanning is, hangt af van de mate waarin afzonderlijke Microsoft-diensten zijn verweven met bestaande processen en IT-structuren – en van de specifieke diensten die daarbij betrokken zijn.

Mogelijke alternatieven bestaan uit combinaties van afzonderlijke toepassingen, soms ook gebundeld aangeboden – zoals bij OpenDesk. Zulke omgevingen combineren bijvoorbeeld LibreOffice of Collabora Online voor documentbewerking, Open-Xchange voor e-mail en agenda, Nextcloud als alternatief voor OneDrive en SharePoint, en Jitsi ter vervanging van Teams.

Als samenstel van grotendeels zelfstandige componenten missen deze oplossingen echter de verregaande onderlinge integratie die Microsoft zijn diensten meegeeft. Dat vertaalt zich doorgaans in meer configuratiewerk, aanpassing van workflows en procedures en een grotere behoefte aan training en begeleiding van medewerkers.

Daarbij moeten tal van vraagstukken worden opgelost – variërend van de migratie van bestaande bestanden en e-mailarchieven tot de koppeling met vaksystemen en de interoperabiliteit met externe partners. De overstap van Microsoft 365 naar alternatieve, doorgaans open-source-oplossingen is daarmee een meerjarig traject dat zorgvuldige planning, doorzettingsvermogen en bestuurlijke wil vereist.

Microsoft heeft zijn gebruikers altijd effectief aan zich weten te binden – aanvankelijk via eigenzinnige bestandsformaten, later door een vroege en consequente aanwezigheid in scholen en onderwijsinstellingen.

Vanaf 2014 nam die afhankelijkheid gevaarlijke proporties aan. Met Satya Nadella als CEO verschoof de strategie in hoog tempo richting “cloudificatie”. Daar kwamen de massale verspreiding van Teams tijdens de pandemie bij, de verplaatsing van steeds meer diensten en functies naar Amerikaanse servers en intensieve lobbyactiviteiten op nationaal en Europees niveau. Tegen de achtergrond van de huidige politieke verhoudingen in de VS en daarbuiten wordt het daarmee samenhangende risico steeds acuter.

Los van de niet altijd geliefde ribbon-bediening en de hardnekkige bugs in Outlook heeft Microsoft met de Office-programma’s zeer capabele en inmiddels volwassen productiviteitssoftware ontwikkeld. Met name Excel kent qua prestaties en functionaliteit nauwelijks gelijken.

Het bedrijf heeft het daar echter niet bij gelaten, maar zijn ambities verlegd – van het bouwen van software naar het nastreven van wereldwijde datasoevereiniteit.

De enige logische en zinvolle consequentie is dan ook het losmaken van Microsoft – zo niet van het volledige besturingssysteem, dan op zijn minst van Microsoft Office.

Voor grote concerns is dat geen triviale opgave. De overstap vergt tijd, middelen en organisatorische discipline, maar blijkt op termijn zowel uitvoerbaar als onvermijdelijk – zoals een groeiend aantal praktijkvoorbeelden laat zien. Voor kleinere bedrijven is de drempel aanzienlijk lager, en voor particuliere gebruikers nauwelijks noemenswaardig.

Wie nog op zoek is naar een goed voornemen voor 2026, kan het daarom praktisch houden: weg van Microsoft Office.