Proton Workspace review: Zwitsers antwoord op Google Workspace en Office 365

Nu steeds meer gebruikers hun ogen richten op alternatieven voor (Amerikaanse) big tech, zijn ook steeds meer Europese bedrijven die op die trend inspringen. Het Zwitserse Proton is daar één van met Proton Workspace en meer daarover vertellen wij je in deze review.

De meeste mensen zullen Proton vooral kennen vanwege zijn VPN- en online opslagsoftware. Nu de Europese relaties met de VS op gespannen voet staan, zijn steeds meer gebruikers aan het kijken naar alternatieven voor producten van Amerikaanse big tech zoals Microsoft Office 365 en Google Workspace.

Met name het onderwerp privacy is voor veel gebruikers van belang, en in het kader daarvan het groeiende wantrouwen jegens de Amerikaanse overheid die zich het recht voorbehoudt om toegang te verschaffen tot gebruikersgegevens die bij bedrijven in de VS opgeslagen zijn. Proton is daarop ingesprongen en heeft zijn aanbod aan online diensten recent uitgebreid.

Proton werd tien jaar geleden opgericht door enkele wetenschappers die verbonden waren aan CERN in Zwitserland, die via een crowdfundingcampagne 500.000 dollar ophaalden om de ontwikkeling te starten.

In een brief ter gelegenheid van het tienjarig bestaan van de Proton Foundation in 2024 schreef medeoprichter Andy Yen: “We willen het internet opnieuw vormgeven op een manier die standaard privé is en de belangen van de hele samenleving dient, niet alleen de belangen van een paar techreuzen uit Silicon Valley.”

De Proton Foundation is een non-profit organisatie en primaire aandeelhouder van Proton, om ervoor te zorgen dat “Proton voor altijd een organisatie blijft die mensen boven winst plaatst”.

Initieel begon Proton in 2014 met het aanbieden van versleutelde e-maildiensten, daarop volgde de Proton VPN-dienst in 2017. Inmiddels is het portfolio aan diensten uitgebreid tot een tiental applicaties, die Proton zowel aan particulieren als bedrijven aanbiedt.

Een bedrijf als Google biedt zijn webdiensten gratis aan, maar je betaalt er flink voor met je gegevens – en daarmee je privacy. Proton biedt de mogelijkheid om zijn diensten gratis te gebruiken. Dat geeft je de gelegenheid om erin rond te struinen en te kijken wat Proton allemaal te bieden heeft.

De gratis mogelijkheden zijn wel redelijk ingeperkt, zoals het aantal mails dat je per dag kunt ontvangen, maximaal 5 GB opslag in Proton Drive en beperkte VPN-mogelijkheden.

Om Proton zinvol te gebruiken is een betaald account aan te raden. Het goedkoopste account heet Mail Plus en kost 3,99 euro per maand voor een jaarabonnement. Je krijgt dan 15 GB opslag en onbeperkte e-mailmogelijkheden met 10 e-mailadressen, maar de VPN- en Proton Pass-diensten zijn daarbij nog even beperkt als bij het gratis account.

Als je voor de Onbeperkt-variant gaat, kost je dat 9,99 euro per maand bij een jaarabonnement. Dan krijg je 500 GB opslag, 15 e-mailadressen, de mogelijkheid om agenda’s te delen – en met name de VPN-mogelijkheden zijn dan uitgebreid.

Je kunt Proton VPN dan op 10 apparaten installeren, meer dan 20.000 servers in meer dan 140 landen gebruiken en van de hoogste VPN-snelheid gebruikmaken. Ook Proton Pass en Proton Wallet bieden ruimere opties.

Daarnaast zijn er nog de Proton Duo- (voor 2 gebruikers) en Proton Familie-accounts (6 gebruikers), en de zakelijke Proton For Business-account. De mogelijkheden zijn dan ruimer en gericht op de zakelijke markt, maar de abonnementen kosten ook meer.

Als je een account aanmaakt krijg je een inlognaam die meteen ook als e-mailadres dient, in de vorm van [email protected]. Je moet een wachtwoord aanmaken, en bij een volgende stap krijg je de eenmalige gelegenheid om een unieke veiligheidsfrase te kopiëren of als pdf te downloaden. Die frase kun je gebruiken om toegang tot je account te krijgen voor het geval dat je je wachtwoord vergeet.

Na het maken van je account en inloggen, doorloop je nog enkele stappen, waarbij je bijvoorbeeld de gewenste vormgeving kunt kiezen (donker/licht thema). Vervolgens kom je op een dashboardachtige pagina terecht, met een overzicht van alle diensten.

Enkele daarvan zijn relatief nieuw, waaronder Docs, een tekstverwerker, Sheets, een spreadsheetapplicatie, en Meet, een videoconferencingapplicatie. Daarmee is Proton duidelijk bezig in te spelen op de actuele trend van gebruikers die op zoek zijn naar Europese alternatieven van Amerikaanse diensten.

De applicaties die Proton biedt kun je platformonafhankelijk in je browser gebruiken en in sommige gevallen ook als losse app voor Windows, Linux of macOS, of voor mobiele apparaten. Sommige, zoals Docs en Sheets, kun je uitsluitend in de browser gebruiken, wat logisch is, omdat die niet ter vervanging van een volwaardige tekstverwerker of spreadsheetapplicatie bedoeld zijn.

Met de Docs-app kun je documenten maken op een zeer vergelijkbare manier als met Google Documenten. Er zijn enkele elementaire lay-outfuncties die je kunt gebruiken, zoals koppen invoegen, het lettertype en -grootte aanpassen, tekst bold of cursief maken en een link, afbeelding of tabel invoegen.

Het voordeel is dat je de tekst kunt delen en samen met anderen bewerken, en dat alles end-to-end versleuteld is. Dat samenwerken gaat bijzonder eenvoudig.

Als je online wilt samenwerken aan een tekst, kun je die eenvoudig delen met anderen door ze via hun Proton-naam uit te nodigen of door een publieke link te maken waarmee je anderen toegang verleent. Via een uitklapmenu stel je in of iemand kan bekijken of kan bewerken. Je ziet via kleuren en pictogrammen wie er in een document aan het werk zijn en bewerkingen verschijnen direct in beeld.

Sheets is een spreadsheetprogramma, dat ook weer zeer vergelijkbaar werkt en dezelfde opties biedt als de Google-variant. Ook daarbij kun je eenvoudig met anderen aan een rekenblad samenwerken.

Het biedt fundamentele rekenbladmogelijkheden, maar een functionaliteit die zo uitgebreid is als Excel mag je niet verwachten. Dit is expliciet bedoeld voor basisspreadsheettaken – wat voor de meeste gebruikers overigens vaak al genoeg is.

Naast de mogelijkheid om applicaties direct vanuit de browser te gebruiken, zijn enkele ook als losse applicatie te downloaden en installeren. We hebben bijvoorbeeld de Windows-versie van Proton Meet geïnstalleerd. Meet is een van de nieuwe apps die Proton aanbiedt, en ook daar zijn de verbindingen versleuteld.

Het installeren van de app is snel gedaan, en je kunt er direct mee aan de slag. De desktopvariant is praktisch identiek aan de webversie. Als je die zonder problemen kunt gebruiken, is er eigenlijk geen reden om de applicatie te installeren.

Je kunt voor een videocall de hardwarebronnen voor beeld en geluid selecteren, en of je de achtergrond wilt vervagen. Het beeld en geluid was daarbij prima. Ondanks de versleuteling merkten we geen opvallende latency op tijdens een gesprek. Wel is de achtergrondvervaging niet geweldig en flikkerde het beeld sterk bij de delen waar de software het lastig vindt randen te bepalen, zoals haar of de strook tussen het hoofd en de beugel van een headset.

Naast de bekende e-maildienst waar Proton mee is begonnen, is de Proton VPN-dienst uiteraard bekend. Daarmee kun je anoniem op het internet surfen. Dergelijke diensten zijn belangrijk voor gebruikers die in landen wonen met een autoritaire overheid die het niet zo nauw neemt met de privacy van haar bewoners. Ook geeft dat extra veiligheid als je op vakantie via een VPN-verbinding op openbare hotspots zit die het internet opgaan.

Maar ook als je op reis in het buitenland je streamingdiensten thuis wilt blijven gebruiken. Dan zullen de gratis- en Mail Plus-abonnementen te grote beperkingen hebben, die bieden servers in slechts 10 landen en een ‘medium’ snelheid. Hoe snel dat in de praktijk precies is, is niet duidelijk.

Met de hoogste snelheid konden we prima streamen via Proton-servers in de VS. Als je onderweg bent, zal de internetverbinding ter plekke uiteraard ook van invloed zijn.

Een andere nieuwe app is Lumo, Protons AI-chatbot. Die kan vergelijkbaar met ChatGPT teksten schrijven, antwoorden geven op vragen en samenvattingen maken. Net als bij de andere producten maakt Proton bij Lumo de belofte om de gegevens van de gebruikers volgende de Europese privacyregels te behandelen. Zo worden data niet gebruikt voor het trainen van AI, worden chats niet gelogd en worden data niet gedeeld.

Als je de het Onbeperkt-abonnement neemt, krijg je ook 500 GB online opslag ter beschikking. Daarmee kun je goed uit de voeten als je de cloudopslag van Proton bijvoorbeeld ook als cloudback-up voor je smartphone wilt gebruiken.

Bovendien is er ook een OneDrive-achtige functie om je Windows- of Mac-bestanden te synchroniseren. Bij het Onbeperkt-abonnement heb je naast meer opslag bovendien een inbegrepen versiegeschiedenis die tot 200 versies en maximaal 10 jaar bijhoudt.

Hoewel Proton al sinds 2014 bestaat en in de jaren erna meerdere nieuwe producten naast zijn e-mailaanbod heeft geïntroduceerd, hebben recente ontwikkelingen ervoor gezorgd dat er in Europa een groeiend interesse is in de diensten en applicaties die het bedrijf levert. Essentieel daarbij is Protons privacybelofte en het feit dat het bedrijf in Europa opereert en de Europese privacyregels in acht neemt.

Met de relatief nieuwe Docs, Sheets en Meet biedt Proton apps die de concurrentie aangaan met enkele diensten van Google. Waar je die bij Google gratis zinvol kunt gebruiken, loop je bij het gratis abonnement van Proton al snel tegen de grenzen van het systeem aan en moet je op een betaald abonnement overstappen wil je er op de langere termijn echt mee kunnen werken.

Bij Google mogen allerlei diensten dan wel gratis zijn, maar je betaalt met je persoonlijke gegevens. Bij Proton betaal je voor je privacy. Daar krijg je ook veel voor terug, zoals een volwaardige cloudopslag, uitgebreide e-mailmogelijkheden, een wachtwoordmanager, wallet, agenda en VPN-dienst – om maar enkele te noemen. Daardoor is een overstap naar het Proton-systeem zeker (ook zakelijke) interessant.

Ben je na het lezen van deze review benieuwd geworden naar Proton Workspace? Met een Proton Unlimited-abonnement krijg je toegang tot de volledige Workspace-omgeving, inclusief Docs, Sheets, Meet, Drive, Mail, VPN en andere Proton-diensten. Via deze link of de button hieronder ontvang je tijdelijk een exclusieve korting van 30 procent op Proton Unlimited.