E-mailhandtekeningen zijn meer dan alleen elektronische visitekaartjes, zij vertegenwoordigen de merkidentiteit van een bedrijf en bieden een mooi marketingplatform voor promotionele doeleinden. De keerzijde is dat het beheer van e-mailhandtekeningen een lastig verhaal is waar vaak te weinig aandacht aan wordt besteed.
E-mailhandtekeningen hebben een lange weg afgelegd sinds de dagen van de juridische disclaimers in platte tekst. Handtekeningen worden niet alleen aan zakelijke e-mails toegevoegd om contactgegevens te verstrekken, maar ook gebruikt voor merkuitstraling, communicatie en promotionele doeleinden.
Het beheer van e-mailhandtekeningen is makkelijker gezegd dan gedaan. Zo kunnen er allerlei problemen ontstaan wanneer wordt geprobeerd eenvoudig en snel een ontwerp te wijzigen, een uniforme huisstijl aan te houden of de juiste weergave van contactgegevens te garanderen. En de IT-beheerders willen niet te veel hun kostbare tijd besteden aan het uitvoeren van deze vervelende taak, die eigenlijk relatief eenvoudig zou moeten zijn.
 Absolute controle over e-mailhandtekeningen met ExclaimerHet gebruik van Exclaimers speciale softwareoplossing voor e-mailhandtekeningen biedt absolute zekerheid en volledige controle. Ga voor meer informatie over Exclaimer naar onze website en probeer het vandaag nog gratis en geheel vrijblijvend uit! Exclaimer heeft een downloadbare whitepaper samengesteld met de top 10 pijnpunten die zich voordoen bij het handmatig beheer van zakelijke e-mailhandtekeningen.
|
Controle kwijt
Een belangrijke kwestie rondom e-mailhandtekeningen is controle. Houden alle medewerkers hun eigen handtekeningen voortdurend up-to-date? Laten alle collega’s dezelfde informatie zien? Wordt het op dezelfde manier, met consistente lay-out gepresenteerd? Het laat zich raden wat potentiële klanten denken als ze onprofessionele e-mails ontvangen. Ze zullen niet onder de indruk zijn van een bedrijf dat de eigen huisstijl onvoldoende lijkt te bewaken, waardoor zakelijke kansen worden misgelopen.
Voor IT-beheerders is het updaten van e-mailhandtekeningen typisch een lastige, steeds terugkerende taak die lang niet altijd het gewenste resultaat, maar wel veel stress oplevert. En zelfs als alle updates succesvol zijn uitgevoerd, kunnen gebruikers alsnog zelf met hun handtekeningen knoeien. Dit laatste kan ervoor zorgen dat belangrijke informatie ontbreekt. Dat kan de merkreputatie schaden of in het ergste geval zelfs resulteren in juridische stappen.
Pijnpunten
Als je ervoor kiest om medewerkers zelf hun handtekeningen te laten maken, kies je eigenlijk voor chaos. Want elke medewerker kan het merk van de organisatie op een andere manier interpreteren. Een veelgebruikte alternatieve en beproefde methode is om IT-medewerkers langs elk werkstation op kantoor te sturen om alle handtekening afzonderlijk in te stellen. Dit is weliswaar de meest betrouwbare methode, maar ook meteen de meest vervelende, en geen zinvolle manier om IT-medewerkers in te zetten.
Dan maar een sjabloon maken, die naar iedereen toesturen en hopen op het beste. Het scheelt, in theorie, een hoop IT-uren en het stopt de chaos van het doe-het-zelfontwerpen. Alleen is bijvoorbeeld een klikbare link in de handtekening die naar het e-mailadres leidt, een link als alle andere: als er iets mis mee is, is er niemand die dit ziet behalve de ontvanger die na een klik niet het gewenste resultaat krijgt.
Een handtekening ontwerpen in HTML is een oplossing, maar met beperkingen. De disclaimerfunctie in Office 365 of Microsoft Exchange is nooit ontworpen met het gebruik van HTML in het achterhoofd. Het resultaat kan zijn dat dezelfde handtekening in verschillende e-mailprogramma’s er compleet anders uitziet.
En dan zijn er nog tal van andere problemen zoals opstapelende handtekeningen bij langere emailgesprekken of afbeeldingen en logo’s die niet gedownload worden.
De controle terugnemen
De enige manier om alle elementen van het beheer van e-mailhandtekeningen volledig onder controle te krijgen is door middel van een speciale softwareoplossing voor e-mailhandtekeningen.
Exclaimer is wereldwijd de erkende marktleider in lokale en cloudgebaseerde softwareoplossingen voor het centraal beheren van e-mailhandtekeningen voor Microsoft 365, Google Workspace en Microsoft Exchange. De producten van Exclaimer worden door ruim 75 miljoen gebruikers in meer dan 150 landen gebruikt.
Dankzij de oplossingen van Exclaimer hoeven gebruikers niet meer zelf alle nodige updates uit te voeren en hoeft niet iedereen zelf een nieuw sjabloon te kopiëren, en er zijn geen tijdrovende workarounds nodig. Geen gesleutel meer aan essentiële IT-infrastructuur of het hele kantoor aflopen om bij elke individuele werknemer de handtekening in te plakken. Alles wordt nu gecontroleerd vanuit één centrale locatie met gebruiksgemak en efficiency tot gevolg.
Het gebruik van Exclaimers speciale softwareoplossing voor e-mailhandtekeningen biedt absolute zekerheid en volledige controle, die ook veilig kan worden gedelegeerd aan Marketing. Zonder risico dat een sjabloon verkeerd wordt geüpload of dat iemand vergeet de juiste versie aan een e-mail toe te voegen. Wijzigingen kunnen direct worden gedaan zonder onvoorziene complicaties of langdurige vervolgtaken.
Al sinds 2001 vertrouwen veel IT-professionals voor het beheer van hun e-mailhandtekeningen op de oplossingen van Exclaimer. De producten van Exclaimer halen de pijnpunten uit het e-mailhandtekeningenbeheer en geven er efficiëntie en gebruiksgemak voor terug.
